Her alıcının PDF’ini erişim koduyla koruyun

Belgeyi Güvenli bağlantıya alın

Koruma teslimat biçimiyle başlar. Kampanyanın Ekler kartında, kişiye özel ekinizin altındaki Teslimat seçimini Güvenli bağlantı yapın. E-posta artık PDF’i değil kişisel bir bağlantıyı taşır ve gelen kutusunda hassas hiçbir şey kalmaz. Yöneticiniz hesap varsayılanını değiştirmediyse yeni belgeler zaten Güvenli bağlantı ile başlar.

Bağlantıyı yerleştirmeyi, ne kadar geçerli olacağını ve alıcının ne gördüğünü Belgeleri güvenli bağlantıyla gönderin rehberi anlatıyor. Bu rehberin geri kalanı kapıdaki kilitle ilgili.

Erişim kodu isteyin

Alıcı neyi doğrulayacak panelinde Bir alan seçin listesini açıp Bizim ürettiğimiz erişim kodu seçeneğini seçin. Kampanya gönderildiğinde Mailsoftly her alıcı için ayrı bir kod oluşturur:

• Sekiz karakterdir ve XXXX-XXXX biçiminde görünür; birbirine karışabilecek harf ve rakamlar kullanılmaz, yani O ile 0 ya da I ile 1 yan yana gelmez
• Alıcı kodu yazarken büyük harf ve tire fark etmez; telefonda okumak da bu yüzden kolaydır
• Şifrelenerek saklanır, böylece ekibiniz sonradan görebilir; bağlantıyı her yeniden gönderdiğinizde yerine yeni bir kod oluşturulur

Kartın kendi tavsiyesi uyulması gereken kuraldır: kodu kişiye başka bir yoldan, telefonla, mektupla ya da ayrı bir mesajla iletin ve bağlantıyla aynı e-postaya asla koymayın. Nasıl yapılacağı 5. adımda.

Kayıtlı bir bilgi ekleyin ya da onu kullanın

En fazla iki şey sorabilirsiniz ve seçtiğiniz her birinin eşleşmesi gerekir. Erişim kodunun yanında ya da onun yerine, liste kişi kaydından şu bilgileri sunar:

• Doğum tarihi, Posta kodu, Cep telefonu ve İş telefonu
• Hesabınızdaki herhangi bir özel alan; örneğin sizin verdiğiniz MB-40517 gibi bir Üye numarası

Ad ve e-posta hiçbir zaman sunulmaz, çünkü ikisi de e-postanın zarfında zaten yazılıdır. Alıcının yazması gereken değer, kampanya gönderildiği anda kaydında bulunan değerdir; sonradan kişiyi değiştirmek bağlantının kabul ettiği yanıtı değiştirmez. Seçtiğiniz bir alanı boş olan alıcı, yanıtlayamayacağı bir soruyla karşılaşmasın diye atlanır; kart bunun kaç kişi olduğunu göndermeden önce söyler.

Bir tür alan bilerek reddedilir. Kayıt formlarınızdan biri bir alana yazıyorsa, kart formun adını verir ve örneğin şunu söyler: "Üyelik türü kullanılamaz: "Üyelik başvurusu" formunuz bu alana yazıyor, dolayısıyla yanıtı herkes kendisi belirleyebilir." O formu dolduran biri istediği değeri yazıp sonra sorunuzu o değerle yanıtlayabilir; yani bu alan hiçbir şey kanıtlamaz. Aynı kontrol otomasyon adımlarında, hesap varsayılanlarında ve gönderim anında da çalışır.

İyi bir soru, kişinin bildiği ama e-postasını ele geçiren bir yabancının bilmediği bir şeydir: sizin verdiğiniz bir numara, bir doğum tarihi. En güçlü kurulum, erişim kodunu kayıtlı bir bilgiyle birlikte istemektir; iletilen bir e-posta tek başına kimseyi içeri almaz.

İndirilen dosyayı kodla kilitleyin

Bizim ürettiğimiz erişim kodu alanlardan biri olduğunda altında bir onay kutusu belirir: İndirilen dosyayı da bu kodla kilitle. Yardım satırı bedelini de açıkça söyler: "PDF açılırken kodu sorar; böylece kişinin cihazında ve iletildiğinde de korunur. Sayfada gösterilemez, yalnızca kaydedilir."

• PDF’in şifresi, o alıcının kendi erişim kodudur, başka bir şey değil; kişi aynı kodu iki kez girer: bir kez sayfada, bir kez dosyayı açarken
• Dosya AES-256 ile şifrelenir. Yazdırmaya izin verilir; düzenlemeye ve metni kopyalayıp almaya izin verilmez
• Belge sayfasında önizleme olmaz; yalnızca PDF indir butonu ve "Dosya erişim kodunuzla kilitlidir. İndirip aynı kodu girerek açabilirsiniz." satırı görünür
• Kilit indirme anında uygulanır. Uygulanamazsa indirme reddedilir; kilitli bir bağlantı hiçbir zaman korumasız bir kopya vermez

Seçim, kampanya gönderildiğinde her bağlantıya işlenir; yani onay kutusunu sonradan değiştirmek, gönderilmiş bağlantıları değiştirmez. Bir yönetici, İndirilen dosyaları varsayılan olarak erişim koduyla kilitle ayarıyla bunu her yeni gönderimin varsayılanı yapabilir. Erişim kodunu seçtikten sonra onay kutusunu görmüyorsanız destek ekibine yazın.

Kodu başka bir yoldan iletin

Kod bağlantıyla aynı yoldan giderse hiçbir şeyi korumaz; bu yüzden ikinci bir yola ihtiyacı vardır. Telefonda okuyun, bir mektuba yazın ya da birleştirme etiketi menülerinde Güvenli belge erişim kodu adıyla duran {(secure_document_code)} etiketiyle otomatik gönderin.

• Etiketi bir SMS’e ya da ayrı bir e-postaya koyun: başka bir kampanyaya ya da bir otomasyonun e-postasına
• Etiket, kişinin hâlâ çalışan ve kod kullanan en son bağlantısının koduyla dolar; bu yüzden önce belgeyi, ardından kod mesajını gönderin
• Kendisi güvenli bağlantı taşıyan bir e-postada etiket dışarıda bırakılır. Oraya koyarsanız kart şu uyarıyı verir: "Bu e-posta erişim kodu etiketini içeriyor. Kendi bağlantısıyla birlikte gönderilen kod hiçbir şeyi korumaz, bu yüzden dışarıda bırakılacak. Kodu ayrı bir mesajla gönderin."

Geçerli bir kodu olmayan kişiler atlanır; böylece kimse kodun yerinde boşluk olan bir mesaj almaz ve gönderim onayı bunun kaç kişi olduğunu söyler. Onlara da göndermek istiyorsanız etikete bir yedek metin verin, {(secure_document_code OR "lütfen ofisimizi arayın")}, ya da cümleyi yalnızca kod varken görünecek şekilde sarın:

{(IF secure_document_code)}Size e-postayla gönderdiğimiz yenileme mektubunun erişim kodu: {(secure_document_code)}{(END)}

Arayan birine kodu okuyun

İnsanlar mesaj kaybeder ve en hızlı çözüm çoğu zaman bir telefon görüşmesidir. Kenar çubuğunda Kampanyalar altındaki Güvenli belgeler sayfası ve her kişinin Güvenli belgeler sekmesi, bağlantı çalıştığı sürece kodu Alıcının doğruladığı sütununda gösterir. Bağlantı çalışmayı bıraktıktan sonra sütunda kod yerine "Artık geçerli değil" yazar.

Kod yalnızca o bağlantı üzerinde işlem yapabilen ekip arkadaşlarına görünür: yöneticiler, kullanıcıları yönetme yetkisi olanlar, gönderimi oluşturan kişi ve bağlantıyı gönderen kişi. Diğerleri satırı kodsuz görür. Kodlar kişi dışa aktarımlarına hiçbir zaman girmez.

Bir bağlantıyı yeniden gönderdiğinizde yeni bir kod oluşturulur ve Yeni erişim kodu başlığıyla hemen gösterilir; yanında da şu hatırlatma bulunur: "Bunu telefonla ya da mektupla iletin, e-postayla değil." Sayfayı ve yeniden gönderimi Güvenli belgeleri takip edin ve yeniden gönderin rehberi eksiksiz anlatıyor.

Hatalı yanıtları ve kilitlenmeyi anlayın

Hatalı bir yanıt sayfayı "Girdiğiniz bilgiler kayıtlarımızla eşleşmedi. Kontrol edip tekrar deneyin." satırıyla geri getirir. Sayfa kaç deneme hakkı kaldığını hiçbir zaman söylemez. Sınıra ulaşıldığında, yani bir yönetici 3 ile 10 arasında başka bir sayı belirlemediyse 5 hatalı yanıttan sonra, hesaptaki Sınıra ulaşınca ayarına göre iki şeyden biri olur:

• Bağlantıyı kalıcı olarak kilitle, varsayılan budur. Alıcı bundan sonra "Bu bağlantı artık kullanılamıyor" yazan sade sayfayı görür
• 24 saat duraklat, sonra bir tur daha; ikinci kilitlenmede kalıcı kilitle. Duraklama süresince sayfa, kişiye ne zaman yeniden deneyebileceğini söyler

Kilitlenme, "Bir güvenli belge bağlantısı kilitlendi" konulu bir uyarı e-postası gönderir. E-posta kişiyi ve belgeyi adıyla anar, saklanan belgenin ne kadar süre daha hazır kalacağını söyler ve bir Kişiyi aç butonu taşır. Uyarı gönderimi oluşturan kişiye, o ayar kapatılmadıysa tüm yöneticilere ve bir yöneticinin eklediği en fazla 10 ek adrese gider. Uyarıları tamamen kapatmak mümkün değildir.

Kilitlenen bir bağlantının kilidi açılamaz. Kişinin kim olduğunu doğrulayın, sonra Gözden geçir ve yeniden gönder ile yeni bir kodla yeni bir bağlantı gönderin; eskisi kapanır.

Sınır, kilitlenme biçimi ve uyarı adresleri; Ayarlar, Güvenlik, Kuruluş güvenliği altındaki Güvenli belge bağlantıları satırında yer alan hesap ayarlarıdır.

Neyin mümkün olmadığını bilin

Sınırlar net olunca plan yapmak kolaylaşır. Aşağıdakilerin hiçbiri bugün yok ve her birinin bir karşılığı var:

• Eklenmiş bir PDF’e şifre koymak. Belgeyi Güvenli bağlantıyla gönderin ve erişim kodunu kullanın
• Doğum tarihi ya da üye numarası gibi bir kişi alanını PDF şifresi yapmak. O bilgiyi sayfada soru olarak isteyin, dosyayı da erişim koduyla kilitleyin
• Kendi yazdığınız bir şifre ya da bütün gönderim için ortak tek bir şifre. Her alıcı kendine üretilmiş bir kod alır ve bu daha güçlüdür
• Kodu, sizin hazırladığınız bir mesaj olmadan otomatik iletmek. {(secure_document_code)} etiketini bir SMS’e ya da ayrı bir e-postaya koyun
• Adı ya da e-postayı soru olarak sormak ya da ikiden fazla soru sormak. Yalnızca o kişinin bilebileceği bir ya da iki bilgi seçin
• Kilitlenen bir bağlantının kilidini açmak ya da kapatılan bir bağlantıyı yeniden açmak. Yeni bir bağlantı ve kod için Gözden geçir ve yeniden gönder’i kullanın

Sayfada erişim kodu, dosyada kilit olduğunda belge gelen kutusundan kişinin masasına kadar korunur. Teslimatın geri kalanını Belgeleri güvenli bağlantıyla gönderin, bir yöneticinin tüm hesap için belirlediği diğer kuralları da Kuruluş güvenlik kurallarınızı belirleyin rehberi anlatıyor.