Belgeleri e-postayla güvenli bağlantı olarak paylaşın

Belgeyi ve teslimat biçimini seçin

Taslak bir kampanyayı açın ve Kampanya Detayları sekmesindeki Ekler kartına gidin. Kişiye özel ek bölümünde Şablon seçin butonuna basıp hazırladığınız mektubu ya da ekstreyi seçin. Dosya adının altında Teslimat başlıklı yeni bir blok açılır ve iki kart sunar:

• PDF’i ekle: "PDF e-postayla birlikte gider." Her alıcı kendi PDF’ini sıradan bir ek olarak alır.
• Güvenli bağlantı: "Her alıcı kişisel bir bağlantı alır ve PDF açılmadan önce kayıtlı bilgilerini doğrular. Gelen kutusunda hassas hiçbir şey kalmaz."

Yöneticiniz hesabın varsayılanını PDF’i ekle olarak değiştirmediyse, yeni seçilen her belgede Güvenli bağlantı zaten seçili gelir. Bu seçim gelmeden önce kaydedilmiş bir kampanya ise siz değiştirene kadar belgesini ek olarak göndermeye devam eder.

Hangisini seçeceğiniz, sayfada ne yazdığına bağlıdır. PDF’i ekle, e-posta kutusunda durmasında sakınca olmayan ve insanların çevrimdışı saklamak istediği belgelere uyar: etkinlik bileti, kurs sertifikası, program. Güvenli bağlantı ise kişisel ya da hesapla ilgili bilgi taşıyan her şeye uyar: ekstreler, yenileme mektupları, bakiyeler, sipariş geçmişleri. Eklenen PDF olduğu gibi gider ve şifre taşıyamaz; dosyayı korumanın yolunu arıyorsanız başlangıç noktası Güvenli bağlantıdır. Ayrıntısı Belgeleri erişim koduyla koruyun rehberinde.

Taslak kampanyalarınızı Mailsoftly’de açın

Alıcının neyi doğrulayacağını seçin

Güvenli bağlantı seçiliyken ilk panel Alıcı neyi doğrulayacak başlığını taşır. Bir şey seçene kadar başında "Henüz seçilmedi" yazar. Bir alan seçin listesini açın; ikinci bir soru istiyorsanız İkinci alan (isteğe bağlı) listesini de kullanın. Altındaki yardım satırı işin özetidir: "Kişi kaydından bir veya iki alan. Yalnızca o kişinin bilebileceği bilgileri seçin."

• Bizim ürettiğimiz erişim kodu: Mailsoftly gönderim anında her alıcı için ayrı bir kod oluşturur, siz de kodu başka bir yoldan iletirsiniz
• Kişi kaydındaki Doğum tarihi, Posta kodu, Cep telefonu ya da İş telefonu
• Hesabınızdaki herhangi bir özel alan, kendi adıyla; örneğin Üye numarası

Ad ve e-posta hiçbir zaman listede yer almaz, çünkü ikisi de zarfın üstünde zaten yazılıdır. İki alan seçtiğinizde ikisinin de eşleşmesi gerekir. Kayıt formlarınızdan birinin yazdığı bir alan reddedilir, çünkü o formu dolduran herkes yanıtı kendisi belirleyebilir. Erişim kodunu, form kuralını ve indirilen dosyanın kilidini Belgeleri erişim koduyla koruyun rehberi ayrıntısıyla anlatıyor.

Bağlantıyı e-postanıza yerleştirin

Sonraki panel, Bağlantı nerede görünecek, her kişinin bağlantısına dönüşen etiketi taşır: {(secure_document_link)}. Etiketi kopyala butonuna basın (küçük bir "Kopyalandı" bildirimi çıkar), e-postanızı editörde açın ve etiketi bağlantının duracağı yere koyun.

• Bir cümlenin içine düz metin olarak yapıştırın; e-posta gönderildiğinde kendiliğinden tıklanabilir bir bağlantıya dönüşür
• Ya da bir buton ekleyin ve etiketi web adresi yerine butonun bağlantı alanına yapıştırın
• Etiket, birleştirme etiketi menülerinde Güvenli belge bağlantısı adıyla da durur: kampanya güvenli bağlantı gönderirken Mailsoftly editöründe ve klasik sürükle bırak editöründe, kampanyanın kişiselleştirme listesinde ve düz şablon editöründe

Panelin başı durumu size söyler. Etiketinizle yerleştirildi, e-postada etiketin olduğunu gösterir. Sona buton eklenecek, etiketin olmadığını gösterir; bu durumda Mailsoftly e-postanın en altına marka renginizde "Belgenizi görüntüleyin" yazan bir buton ekler, altına da bağlantının kişiye özel olduğunu ve birkaç bilginin doğrulanacağını anlatan kısa bir satır koyar. Bu buton, e-postanız hangi dilde yazıldıysa o dilde görünür. Etiket gerekli ise bir yöneticinin otomatik butonu hesap genelinde kapattığı anlamına gelir: bu durumda e-postada etiketin bulunması şarttır ve e-postası etiketsiz çıkacak her alıcı atlanır.

Bu bağlantı hakkında iki şey daha: tıklama takibine hiç girmez ve UTM parametresi almaz. Her önizlemede ve editör görünümünde de etiket gerçek bir bağlantıyı değil, örnek sayfanın adresini gösterir.

Bağlantının ne kadar geçerli olacağını belirleyin

Bağlantı ne kadar geçerli panelinde tek bir sayı vardır: gün cinsinden Bağlantı geçerlilik süresi. 1 ile 90 gün arasında bir değer girebilirsiniz; bir yönetici değiştirmediyse hesap varsayılanı olan 30 günle başlar. Süre, kişinin bağlantıyı ilk açtığı andan değil, e-postanın gönderildiği andan itibaren işler.

Alanın altındaki satır, bağlantı çalışmayı durdurduktan sonra belgenin yeniden gönderebilmeniz için ne kadar daha saklanacağını söyler; varsayılan 7 gündür. Hesap varsayılanlarını değiştir bağlantısı, bir yöneticiyi her yeni gönderim için bu iki sayının belirlendiği ayarlara götürür.

Bağlantı geçerli olduğu sürece alıcı istediği kadar geri gelebilir ve PDF’i istediği kadar indirebilir. Her ziyarette on dakika sonra bilgiler yeniden sorulur; böylece belgenin açık kaldığı bir dizüstü bilgisayar sonsuza kadar açık kalmaz.

Alıcıların göreceği sayfaya bakın

Göndermeden önce Alıcıların göreceği sayfayı gör bağlantısına basın. Alıcılarınızın ineceği sayfanın aynısı açılır: üstünde Örnek sayfa rozeti, bu kampanyada seçtiğiniz alanların kutuları vardır ve hiçbir şey gönderilemesin diye kutular kapalıdır.

Sayfada logonuz ve marka renginiz görünür. Başlık, giriş metni ve iletişim kutusu tüm hesap için yeniden yazılabilir: Metnini düzenle bağlantısı bir yöneticiyi bu ayarlara götürür. Ayarların tamamını Güvenli belgeleri takip edin ve yeniden gönderin rehberi anlatıyor.

Önce test edin, sonra gönderin

Güvenli bağlantı, arkasında belgesi olmayan bir bağlantıyı asla göndermez; kimseye yanıtlayamayacağı bir soru da sormaz. Bu yüzden bazı alıcılar atlanabilir ve Mailsoftly bunu hiçbir şey çıkmadan önce söyler. Kart uyarır, gönderim onayı da aynı uyarıyı tekrarlar: "12 alıcının kayıtlarda Üye numarası bilgisi yok; bu alıcılar atlanacak."

• Eksik değer: seçtiğiniz bir alanı boş olan alıcıya e-posta gitmez
• Belge oluşturulamadı: bir kişinin PDF’i oluşturulamazsa, örneğin hesabınızın ek boyutu sınırını aştığı için, o kişi boş bir bağlantı yerine hiç e-posta almaz
• Etiket yok: otomatik buton kapalıyken etiketsiz bir e-posta atlanır

Atlanan alıcıya hiçbir e-posta gitmez. Eksik değeri doldurun ya da şablonu düzeltin, sonra belgeyi o kişilere yeniden gönderin; örneğin yalnızca onlara giden bir kampanyayla. Kampanyada ortak dosyalar varsa e-postayı alan herkese yine gider.

Önce kendinize bir test gönderin. Test, kendi kişi kaydınız için gerçek bir bağlantı oluşturur; böylece bütün yolculuğu kendiniz tıklayarak görürsünüz. Kendi kaydınızda seçilen alanlardan biri boşsa test e-postası gerçek bağlantı yerine örnek sayfanın adresini taşır.

Kampanya çıktıktan sonra kartta Bu kampanya için gönderilen bağlantılar bağlantısı görünür ve Güvenli belgeler sayfasını bu kampanyaya göre süzülmüş hâlde açar.

Alıcının ne gördüğünü bilin

Bağlantının öbür ucunu bilmek işe yarar, çünkü destek soruları oradan gelir.

• E-posta: mesajınız ve etiketi koyduğunuz yerde kişinin kendi bağlantısı ya da en altta Belgenizi görüntüleyin butonu
• Kimliğinizi doğrulayın sayfası: üstte logonuz, "Gizliliğinizi korumak için belgeniz açılmadan önce aşağıdaki bilgileri doğrulayın." satırı ve her alan için, alanın adını taşıyan bir kutu
• Tarih yazılabilir ya da takvimden seçilebilir; gün önce de ay önce de yazılsa kabul edilir. Erişim kodu XXXX-XXXX biçiminde görünür ve büyük harf ya da tire fark etmez; diğer alanlarda da boşluk, tire ve büyük küçük harf fark etmez
• Butonda Belgemi aç yazar, altında da: "Yanıtlarınız gönderenin kayıtlarıyla karşılaştırılır ve hiçbir yerde saklanmaz."
• İletişim kutusu, ayarladıysanız telefonunuzu, adresinizi ve kısa bir notu gösterir; ayarlamadıysanız kişiye aldığı e-postayı yanıtlamasını söyler

Yanlış bir yanıt aynı sayfayı "Girdiğiniz bilgiler kayıtlarımızla eşleşmedi. Kontrol edip tekrar deneyin." satırıyla geri getirir. Sayfa kaç deneme hakkı kaldığını asla söylemez. Doğru yanıt belge sayfasını açar: başlıkta dosya adı, "Belgeniz hazır. Bu bağlantı … tarihine kadar geçerlidir." satırı, PDF indir butonu, sayfanın içinde PDF’in kendisi ve bağlantının başkasına iletilmemesini rica eden bir kapanış satırı.

Süresi dolan, kapatılan, yenisiyle değiştirilen ya da çok fazla hatalı yanıttan sonra kilitlenen bağlantıların hepsi aynı sade sayfayı gösterir: "Bu bağlantı artık kullanılamıyor". Sayfa, yeni bir bağlantı için gönderenle iletişime geçilmesini ister. Hatalı yanıtlar yüzünden duraklatılmış bir bağlantı ise ne zaman yeniden denenebileceğini söyler. Sayfa, mümkünse alıcının tarayıcı dilinde, değilse hesabınızın dilinde görünür.

Belgeleri otomasyondan gönderin

Aynı teslimat otomasyonlarda da çalışır. Bir E-posta Gönder adımını açın ve Kişiye özel belge (PDF) bloğunu bulun: "Şablonlarınızdan biriyle her kişi için oluşturulan, bilgileri doldurulmuş bir belge; örneğin bir mektup. E-postaya ekleyin ya da güvenli bağlantı olarak gönderin."

Bir şablon seçin (belge istemiyorsanız Belge yok), dosya adını belirleyin, sonra Teslimat seçimini kampanyadaki gibi yapın. Güvenli bağlantıda Alıcının doğrulayacağı bilgiler altından alanları seçer, Bağlantı geçerlilik süresini girer ve etiketi yerleştirirsiniz: "Bu etiketi, bu adımın gönderdiği e-posta şablonunda bağlantının görünmesini istediğiniz yere yapıştırın." Teslimat seçimi gelmeden önce belgesi olan bir adım, siz değiştirene kadar PDF’i ekle olarak görünür.

Otomasyon bağlantı göndermeye başladığında Bu otomasyonun gönderdiği bağlantıları gör bağlantısı, Güvenli belgeler sayfasını o otomasyona göre süzülmüş olarak açar.

Döngünün tamamı bu kadar: belgeyi seçin, kişinin neyi doğrulayacağını belirleyin, bağlantıyı yerleştirin, örnek sayfaya bakın ve gönderin. Kişiye özel bir erişim kodu eklemek ve indirilen dosyayı kilitlemek için Belgeleri erişim koduyla koruyun rehberini okuyun. Kimin neyi açtığını izlemek, bir mektubu yeniden göndermek ya da bir bağlantıyı kapatmak için Güvenli belgeleri takip edin ve yeniden gönderin rehberine geçin.