E-posta ve belgeler için mail merge yapın

Sütunlarınızı kişilere taşıyın

Birleştirmek istediğiniz her bilgi, kişi kaydında bir alan olarak bulunmalıdır. Kitle’yi açın, İçe Aktar’ı seçin ve tabloyu yükleyin ya da satırları yapıştırın. Eşleştirme adımında her sütunu bir alanla eşleyin: ad, e-posta ve telefon yerleşik alanlara gider; Sipariş numarası ya da Yenileme tarihi gibi diğer sütunlar, açılır listede oracıkta oluşturduğunuz özel alanlar olur.

• Sütun başlıklarını kısa ve sabit tutun; başlık alan adı olur, alan adı da birleştirme etiketi olur, yani Sipariş numarası size {(Sipariş numarası)} verir
• Her bilgi için bir sütun. İçinde üç öğe olan tek bir "Siparişler" hücresi sonradan bir birleştirme etiketiyle bölünemez
• "yok" yazmak yerine hücreyi boş bırakın; yedek metin ve koşullu etiketler ancak böyle tepki verebilir

E-postayı birleştirme etiketleriyle yazın

Bir kampanya oluşturun ve tek bir kişiye yazıyormuş gibi yazın. Kişisel bir bilginin geçtiği her yere, onu yazmak yerine bir birleştirme etiketi ekleyin: konu satırının yanındaki Kişiselleştir butonu ve editördeki herhangi bir metin bloğunun birleştirme etiketi menüsü tüm alanları listeler. Etiket, yerleşik bir alan için {(first_name)}, sizin alanlarınızdan biri için {(Sipariş numarası)} gibi görünür.

• Her etikete {(first_name OR "sevgili kullanıcı")} gibi bir yedek metin verin; o değeri olmayan kişi yine de tam bir cümle okusun
• Yalnızca ikinci değer varken görünmesi gereken ayırıcı için {(Sipariş2 PREFIX ", ")}, bir cümleyi ya da tablo satırını yalnızca değeri olanlara göstermek için {(IF alan)} ... {(END)} kullanın. Birleştirme etiketleri rehberi her biçimi anlatır
• Konu satırı aynı etiketleri alır; "Siparişleriniz kargoya verildi: {(Sipariş1)}{(Sipariş2 PREFIX ", ")}" tek siparişte de iki siparişte de doğru okunur

Kişiye özel ek ekleyin

Ekleri hesap bazında destek ekibimiz açar; kampanya sayfasında Ekler kartını göremiyorsanız destekten açmasını isteyin. Kampanya sayfasındaki Ekler kartı iki bölümden oluşur. Ortak dosyalar herkese giden aynı dosya kümesidir. Kişiye özel ek ise kayıtlı bir şablonu alıcı başına bir PDF’e dönüştürür. Kartın başında sürekli güncellenen bir özet vardır, örneğin "1 kişiye özel PDF · 2 ortak dosya"; böylece boş bir Ortak dosyalar bölümü hiçbir zaman "hiç ek yok" gibi okunmaz.

Hangi editörde hazırlandığı fark etmeksizin, aynı birleştirme etiketleriyle yazılmış kayıtlı bir şablonu, yani yazının ya da sertifikanın kendisini seçin. Dosya adı kalıbını belirleyin, örneğin Hoş Geldiniz Mektubu - {(first_name)} {(last_name)}; kalıp 120 karaktere kadar uzayabilir.

Seçtiğiniz şablon kartına tıklamak PDF önizlemesini açar. Önizleme gerçek bir alıcıyla açılır, listenizde ada ya da e-postaya göre arama yapar ve önceki ile sonraki butonları ve bir sayaçla listede gezinir; yani alanı boş olan kişiyi de her alanı dolu olan kişi kadar kolay kontrol edersiniz. Yeni sekmede aç ham PDF’i verir. Kartın yanındaki Değiştir butonu şablonu değiştirir, Kaldır ise bölüm başındadır. Ortak dosyalar dahil kartın tamamının kendi rehberi var: kampanyaya dosya ekleyin. Belgenin kendisini ise Kişiye özel PDF oluşturun ve önizleyin rehberi ayrıntısıyla anlatıyor.

Dosya adının hemen altındaki Teslimat, belgenin nasıl gideceğini belirler. PDF’i ekle belgeyi e-postaya koyar. Yöneticiniz varsayılanı değiştirmediyse yeni belgelerde seçili gelen Güvenli bağlantı ise her alıcıya bunun yerine kişisel bir bağlantı gönderir: alıcı, PDF açılmadan önce üye numarası ya da erişim kodu gibi kayıtlı bir ya da iki bilgiyi doğrular. Güvenli bağlantıda {(secure_document_link)} etiketini e-postanızda bağlantının duracağı yere koyun; e-postada etiket yoksa, yöneticiniz bunu kapatmadıysa Mailsoftly sona bir Belgenizi görüntüleyin butonu ekler. Teslimatın tamamını Belgeleri güvenli bağlantıyla gönderin rehberi anlatıyor.

• PDF gönderim anında, mesaj başına bir tane üretilir. PDF’i ekle seçiliyse sonrasında hiçbir şey saklanmaz. Güvenli bağlantı seçiliyse PDF, bağlantı çalıştığı sürece gizli bir depolamada şifreli olarak tutulur ve bağlantı çalışmayı bıraktıktan sonra planlandığı gibi kaldırılır; böylece kimin açtığını görebilir ve belgeyi yeniden gönderebilirsiniz
• Kişiye özel ekler en fazla 5.000 alıcılı listelerde kullanılabilir ve her PDF tek başına hesabınızın ek boyutu sınırının altında kalmalıdır
• Ekleri hesap bazında ekip tarafımız açar. Kampanya sayfanızda Ekler kartı hiç yoksa destekten açılmasını isteyin

Her alıcıyı önizleyin ve gönderin

Göndermeden önce kampanya sayfasındaki alıcı listesini açın ve birkaç kişi seçin: bütün alanları dolu biri, bir değeri eksik biri, en çok değeri olan biri. Her önizleme o kişinin tam e-postasını gösterir. Kopyalar doğru okunuyorsa kampanyayı her zamanki gibi gönderin ya da planlayın. Her alıcı kendi konu satırını, gövdesini ve eklediyseniz ek olarak ya da kendi güvenli bağlantısının arkasında kendi PDF’ini alır.