Etkinleşmeyen otomasyonu düzeltin

Önce durumu, sonra çıkan uyarıyı okuyun

Otomasyonu açın ve üstteki durum kontrolüne bakın. Dört durumdan birini gösterir ve her biri farklı bir şey anlatır.

• Taslak, Henüz yayında değil. Hiç etkinleştirilmemiş. Düğmeyi açmak onu yayına alır.
• Aktif, Çalışıyor. Yayında ve tetikleyicisini bekliyor.
• Duraklatıldı, Devam ettirilebilir. Daha önce yayındaydı ve biri kapattı. Düğmeyi açmak kaldığı yerden devam ettirir.
• Tamamlandı, Bu otomasyon tamamlandı. Tek seferlik bir otomasyon ve zaten çalışmış. Düğmesi yoktur; yeni bir tarih vermeden bir daha çalışmaz.

Şimdi düğmeyi açın ve gelen yanıtı okuyun. Otomasyonda bir sorun yoksa ne yapacağının özeti ve bir Yayına Al düğmesi çıkar. Bir sorun varsa düğme geri kapanır ve bir uyarı penceresi sorunu adıyla söyler. Sunucu tarafında hiçbir şey değişmemiştir.

Dört farklı ret hali vardır ve pencere hangisiyle karşılaştığınızı söyler: adım sayısıyla birlikte Henüz etkinleştirilemiyor, tetikleyiciyi işaret eden Henüz etkinleştirilemiyor, Uygunsuz adımlar kaldırılmalı, ya da hesabınızı doğrulamanızı isteyen bir mesaj. 2., 3. ve 4. adımlar bunları sırasıyla ele alıyor.

Otomasyonlarınızı Mailsoftly’de açın

Rozet taşıyan her adımı tamamlayın

En sık karşılaşılan ret, zorunlu alanları eksik adım sayısıyla birlikte gelen Henüz etkinleştirilemiyor uyarısıdır. Pencereyi kapattığınızda sayfa doğrudan ilk eksik adıma kayar ve o kartı yanıp söndürür; aramanıza gerek kalmaz.

Adım kartındaki turuncu rozete bakın. İki şeyden birini yazar.

• Eksik alanlar. Adımın ihtiyacı olan bir şey verilmemiş.
• Uygunsuz aksiyon. Adım, bu otomasyonun tetikleyicisiyle hiç çalışamaz.

Yalnızca gerçekten zorunlu alanlar denetlenir; yarım bıraktığınızı sandığınız bir adımın sorunsuz yayına girmesinin sebebi budur. Her adım türünün ısrar ettiği şeyler şunlar:

• E-posta Gönder ve E-posta Taslağı Oluştur hem bir şablon hem de bir konu başlığı ister.
• Webhook Gönder bir webhook adresi ister.
• Etiket Ekle ve Etiket Kaldır en az bir etiket, Seçili Listelere Ekle ve Seçili Listelerden Kaldır en az bir liste ister.
• Bekle sıfırdan büyük bir süre ister. Şu Olana Kadar Bekle hem süre hem de en az bir koşul satırı ister.
• Koşul en az bir tanımlı koşul satırı ister.
• Değer ayrımı bir alan ve kulvarlarını ister; kulvarların birbirinden farklı olması gerekir. Yalnızca büyük küçük harfle ayrılan iki kulvar aynı sayılır ve hiçbir kulvara Diğer durumlar adı verilemez, çünkü o ad yedek kulvara ayrılmıştır.
• Dur ve Tüm Listelerden Kaldır hiçbir şey istemez.

Bir adım sorunsuz yayına girdiği halde beklediğiniz işi yapmıyorsa sorun eksik alan değil, adım seçimidir. On üç adımın hepsini ve hangisinin ne işe yaradığını Doğru otomasyon adımını seçin rehberinde bulabilirsiniz.

Uygunsuz aksiyon rozeti daha dar bir durumdur. Kişi Bul veya Oluştur ile Kişiyi Güncelle adımlarının ikisi de gelen webhook verisini okur; yani yalnızca webhook ile tetiklenen bir otomasyonda anlamlıdırlar. Tetikleyiciyi başka bir şeye çevirdiğinizde bu adımların veri kaynağı ortadan kalkar. Mailsoftly bu adımların üstünden atlayıp otomasyonu yayına almaz: uyarı Uygunsuz adımlar kaldırılmalı der ve oluşturucu sayfasında size Uygunsuz adımları kaldır yazan kırmızı bir düğme sunar. Adımlar kanvastan çıkar, ardından kaydetmeyi unutmayın.

Tetikleyicinin kendi ayarlarını tamamlayın

Uyarı tetikleyicinin tam ayarlanmadığını söylüyorsa Tetikleyici Ayarları’nı sizin için açar. Tetikleyicilerin çoğu, bir şeyi izlemeye başlamadan önce tek bir seçim bekler.

• Bir kişi bir kişi listesine eklendiğinde otomasyonu başlat: listeyi seçin.
• Bir kampanya gönderildiğinde otomasyonu başlat: kampanyayı seçin.
• Bir kişiye etiket eklendiğinde otomasyonu başlat: etiketi seçin.
• Bir form yanıtı alındığında otomasyonu başlat: formu seçin.
• Bir "Webhook Endpoint" üzerinden veri alındığında otomasyonu başlat: uç noktayı seçin. Henüz bir uç noktanız yoksa Webhook uç noktasıyla veri alın rehberine bakın.
• Her kişinin kendi tarihine göre başlat: tarih alanını seçin.
• Bir kişinin doğum günü olduğunda otomasyonu başlat: sıfırdan büyük bir gün sayısı girin.
• Belirli bir tarih ve saatte başlat: üç şey ister; bir tarih, bir kişi listesi ve tarihin hâlâ ileride olması. Liste bilerek zorunludur, böylece tek seferlik bir gönderim sessizce hesabınızdaki herkese gitmez.

Dört tetikleyici hiçbir şey istemez: kişi oluşturulduğunda, kişi güncellendiğinde, kişi abonelikten çıktığında ve kişi yeniden aktif hale geldiğinde.

Burada iki kural daha var. Tetikleyiciniz webhook ise ilk adım mutlaka Kişi Bul veya Oluştur olmalıdır, çünkü sonraki her adımın üzerinde işlem yapacağı bir kişiye ihtiyacı vardır; uyarı bunu aynı kelimelerle söyler. Ayrıca "Şu olduğunda da başlat…" altına paralel başlangıç olayları eklediyseniz her birinin kendi hedefinin seçilmiş olması gerekir, yoksa o satırı kaldırmanız gerekir.

Engel akışınızda değil, hesabınızdaysa

Otomasyonu nasıl kurduğunuzla hiç ilgisi olmayan tek bir ret hali var. Hesabınız henüz doğrulanmamışsa, otomasyonu açmaya çalıştığınızda başlığı Verify to activate olan bir uyarı çıkar ve sizi otomasyon listesine geri gönderir.

Bu, herkese açık formları ve açılış sayfalarını da yöneten kapıdır ve yalnızca düğmeyi kapsamaz. Bu kapı kapalıyken seçtiğiniz kişiler için otomasyonu elle çalıştıramaz ve kendi adresinize test gönderimi yapamazsınız. Kurmak, düzenlemek, tetikleyici seçmek ve simülasyon çalıştırmak açık kalır.

Bu kapıyı açmanın güvenilir yolu bir kurumsal posta kutusu bağlamaktır. Google Workspace ya da Microsoft 365 bağladığınızda gerçek bir şirket alan adını yönettiğiniz kanıtlanmış olur ve hesap birkaç dakika içinde kendiliğinden yükseltilir. Kişisel bir Gmail ya da Outlook.com adresi bu koşulu sağlamaz; denetim özellikle kurumsal bir alan adını arar. Bağlantının tamamı Google Workspace veya Microsoft 365 ile gönderin rehberinde.

Otomasyon sayfasındaki bilgi şeridi ayrıca alan adı doğrulamayı da önerir ve sizi DNS kayıtlarınıza götürür. Bunu kendi başına yapmaya değer ve Gönderim alan adınızı doğrulayın rehberi anlatıyor. DNS adımlarını bitirdiğiniz halde düğme hâlâ engelliyse, adımları tekrarlamak yerine destek ekibiyle iletişime geçin.

Yayındaysa, tetikleyicinin hiç çalışabilir durumda olup olmadığını sorun

Şimdi ikinci soruna geçelim. Otomasyon Aktif diyor ve hiçbir şey olmuyor. Başka hiçbir yere bakmadan önce, tetikleyicinin aklınızdaki kişiler için hiç çalışabilecek durumda olup olmadığını kontrol edin; çünkü neredeyse her seferinde değildir.

Tetikleyici Ayarları’nı açın ve tetikleyicinizin altındaki turuncu Dikkat satırını okuyun. O satır tam da bu kuralların insanları şaşırtması yüzünden oraya kondu.

Sessizliğin büyük kısmını açıklayan dört madde:

• Yayına almak geriye dönük çalışmaz. Bir tetikleyici dışında hepsi bundan sonraki olayı bekler. Bugün bir otomasyonu açmanız, hesabınızda zaten bulunan kişiler için hiçbir şey yapmaz. Tek istisna Belirli bir tarih ve saatte başlat tetikleyicisidir; o da tarih geldiğinde seçtiğiniz listenin tamamını akışa alır ve ardından kendini Tamamlandı olarak işaretler.
• "Bir kişi oluşturulduğunda" tetikleyicisi içe aktarımlarda ve form yanıtlarında çalışmaz. Kişilerinizi CSV ile eklediyseniz hiçbiri için kişi oluşturma otomasyonu çalışmamıştır. Aynısı bir kayıt formu yanıtı için de geçerlidir. Form kayıtlarına karşılama akışı gerekiyorsa otomasyonu formun kendisiyle tetikleyin. İçe aktarımın neyi tetikleyip neyi tetiklemediği için Kişileri içe aktarın ve listeleri yönetin rehberine bakın.
• "Bir kişi bir kişi listesine eklendiğinde" tetikleyicisi, içe aktarım sırasında yalnızca zaten var olan ve o listeye eklenen kişiler için çalışır. İçe aktarımın yeni oluşturduğu kişiler sayılmaz.
• "Bir kişi güncellendiğinde" tetikleyicisi bilerek pek çok şeyi yok sayar. CSV içe aktarımının yaptığı değişiklikler sayılmaz. Kişi oluşturulduktan sonraki ilk beş dakikadaki değişiklikler de sayılmaz, çünkü onlar genelde oluşturmanın bir parçasıdır. Sistemin kendi tuttuğu teknik alanlar da sayılmaz. Üstelik "Her kişi için yalnızca bir kez çalıştır" açık değilse aynı kişi en fazla on dakikada bir yeniden girebilir; bu da bir güncelleme fırtınasının döngüye girmesini engeller.

Otomasyonunuz hesabınızda zaten bulunan kişileri yakalamak için kurulduysa, hiçbir tetikleyici bunu kendiliğinden yapmaz. Onları Kişiler sekmesinden elle akışa alın; 7. adım bunu anlatıyor, ama önce oradaki uyarıyı okuyun.

Giriş filtresini kontrol edin; o dahil etmez, hariç tutar

Oluşturucu sayfasında, tetikleyicinin altında "Otomasyona giren kişileri filtrele" yazan ve sağında bir anahtarı olan bir kart durur. O anahtar açıksa kime izin verileceğine bir filtre karar veriyordur ve alıştığınız filtrelerin tam tersi yönde çalışır.

Paneldeki mavi not bunu açıkça söyler: kişi seçilen filtreyle eşleşirse otomasyonu tetikleme. Eşleşen kişiler otomasyona girmez. Yani "Ülke Almanya" diye kurulmuş bir filtre, Almanya’daki her kişiyi içeri değil dışarı alır. Filtreyi tersi olacağını düşünerek kurduysanız, anahtarı açtığınız günden beri istediğiniz herkes elenmiştir ve hiçbiri otomasyonun herhangi bir yerinde görünmez.

İki çalışma modu vardır.

• Filtreyi başlangıçta bir kez çalıştır. Kişi otomasyona girerken bir kez kontrol edilir. Filtreye takılan kişi hiç akışa alınmaz.
• Her adımdan önce filtreyi çalıştır. Her adımdan önce yeniden kontrol edilir. Kişi akışa girebilir, ilk maili alabilir ve sonra filtreyle eşleşmeye başladığı anda akışın ortasında durdurulabilir.

Sorun filtre değilse, diğer sessiz eleme uygunluk denetimidir. Otomasyon mailleri kampanyalarla tamamen aynı kurallara tabidir: suppression listenizdeki herkes, abonelikten çıkan herkes ve o tür maile kapalı olan herkes atlanır. Adım durdurulur, sebebi de açıkça yazılır ve akışın geri kalanı devam eder. Adreslerin o listeye nasıl düştüğünü Suppression listenizi okuyun rehberi anlatıyor.

Kişiler sekmesini açıp tek bir kişinin akışını okuyun

Buraya kadarki her şey, gerçek bir akışa bakana kadar teoridir. Otomasyonun sekme çubuğunda Performans’ın yanındaki Kişiler sekmesi akışa giren herkesi listeler ve sayıyı sekmenin üzerinde bir rozetle gösterir.

Şu sırayla okuyun.

1. Sekme boş mu? O zaman hiç kimse akışa alınmamıştır ve cevabınız 5. ya da 6. adımdadır. Ya tetikleyici çalışmamıştır ya da giriş filtresi kişileri dışarıda tutmuştur. 2. Aradığınız kişi listede mi? İsimle ya da mail adresiyle arayın. Satırında bir ilerleme çubuğu ve bir durum görürsünüz: akış sürerken açık bir anahtar, ya da Tamamlandı, Yapılacak veya (henüz Türkçeleştirilmemiş biçimde) Deactive. 3. Satırı genişletin. O kişiye ait adım listesi açılır: en üstte kişinin girdiği andaki haliyle tetikleyici ve tam giriş zamanı, altında her adımın durumu, girişten kaç zaman sonra çalıştığı ve bir adım atlandıysa neden atlandığı. "E-posta gönderilmedi: alıcı abonelikten ayrılmış veya bastırma listesinde" yazan bir adım sorunuzu çoktan yanıtlamış demektir.

Hiçbir şeyin gönderilmediği sonucuna varmadan önce iki bekleme halini bilmekte fayda var. Otomasyon sayfasının üstünde, otomasyon maillerinin bir kısmının gönderim limitini beklediğini söyleyen bir şerit varsa o mailler duruyordur ve limitiniz açıldıkça kendiliğinden gider. Şerit maillerin inceleme beklediğini söylüyorsa ekibimizin kısa kontrolü için bekletiliyorlardır ve onaylandığında gönderilirler. Her iki durumda da hiçbir şey kaybolmaz ve düzeltilecek bir şey yoktur.

Düzeltmenize güvenmeden önce doğrulayın

Bir şeyi değiştirdikten sonra sonucu beklemek yerine kanıtlayın.

Önce akış simülatörünü çalıştırın. Bir kişiyi her daldan geçirir, hiçbir şey göndermez ve bir giriş filtresinin kaç kişiyi eleyeceğini raporlar; 6. adımı doğrulamanın en hızlı yolu budur. Simülatörü Otomasyonları simülatörle test edin rehberi baştan sona anlatıyor.

Sonra Performans sekmesindeki sayıları izleyin; iki okuma bu rehberin hangi yarısında olduğunuzu söyler. "Otomasyona giren kişi" sıfırda duruyorsa tetikleyici hâlâ çalışmıyordur, 5. adıma dönün. "Otomasyona giren kişi" sıfırın üstünde ama "Gönderilen e-posta" sıfırsa kişiler akışa giriyor, gönderim adımı tamamlanmıyordur; 6. ya da 7. adıma dönün. Sekmenin tamamını Otomasyon performansını ölçün rehberi anlatıyor.