Form yanıtlarını okuyun ve dışa aktarın
Formunuza gelen her yanıtı okuyun, arayıp tarihe göre süzün, kişi listesine aktarın, dosya olarak indirin ve onay kanıtı olarak kullanın.
Formunuz haftalardır yayında ve insanlar doldurdu. Yazdıkları tek bir yerde duruyor ve siz gidip bakmadıkça çoğu orada kalıyor.
Bu rehber o ekranın tamamıdır: yanıtların nereye düştüğü, aradığınızı nasıl bulacağınız, hepsini dosya olarak nasıl alacağınız ve her yanıtın arkasındaki kişi kaydına ne olduğu. Sonuncusu, kulağa geldiğinden daha önemlidir. Bir form yanıtı, çoğu hesabın elindeki en güçlü onay kanıtıdır ve Mailsoftly bunu davranışları birbirinden çok farklı iki ayrı yerde tutar.
Yanıtlar sekmesini açın
Sol menüden Formlar bölümünü açın ve bakmak istediğiniz formu açın. Her form üstte bir sekme dizisiyle açılır: İnşa Et, Stil, Ayarlar, Paylaş ve Yanıtlar. Yanıtlar sekmesi, gelen her şeyin durduğu yerdir.
Ekran ikiye ayrılır. Solda Form Yanıtları başlığı, hemen yanında toplam sayıyı gösteren bir sayaç ve en yeniden eskiye doğru sıralanmış yanıtlar durur. Her satırda formun ilk alanındaki değer (çoğunlukla bir isim) ile yanıtın geldiği tarih görünür. O ilk alan boş geldiyse satır isim yerine Submission yazar. Sağda ise bir yanıt seçmenizi bekleyen panel vardır.
Sekmelerin hemen üstünde şimşek simgeli bir şerit görebilirsiniz: "Bu forma gönderilen her yanıt şu otomasyonları tetikleyecektir" cümlesi ve her otomasyon için bir rozet. Bu, birisi formu doldurduğunda başka nelerin çalıştığını ürünün size söylemesidir; rozete tıklayınca o otomasyon yeni sekmede açılır.
Formlar için bir istatistik ekranı yoktur. Mailsoftly formu kaç kişinin gördüğünü ya da doldurmaya başlayıp bıraktığını tutmaz, dolayısıyla hiçbir yerde okuyabileceğiniz bir dönüşüm oranı bulunmaz. Bir formun ürettiği tek sayı, yanıt sayısıdır.
Formlarınızı Mailsoftly’de açın
Tek bir yanıtı okuyun
Herhangi bir satıra tıklayın; yanıtın tamamı sağdaki panele gelir. En üstte isim ve tarih durur, altında ise her alan kendi etiketi ve verilen cevapla birlikte listelenir.
Okuduğunuz şeyle ilgili iki nokta önemlidir.
Görünen etiketler, o kişinin gerçekten gördüğü etiketlerdir. Mailsoftly her alanın metnini, yanıtın geldiği andaki hâliyle cevabın yanına kaydeder. Yani geçen ay bir soruyu yeniden yazdıysanız, eski yanıtlar hâlâ eski metinle birlikte durur. Bir form yanıtını sıradan bir veriden çıkarıp kanıt hâline getiren şey tam olarak budur.
Formu dolduran kişi bir kampanyadan, bir reklamdan ya da arama sonucundan geldiyse, panelde kimsenin yazmadığı satırlar da görürsünüz: Kaynak Page, Yönlendiren ve bağlantıda varsa UTM Kaynak, UTM Orta, UTM Campaign, UTM Term, UTM İçerik. Google Ads trafiğinde Google Click ID de eklenir. Bunları, formu sitenize eklerken kullandığınız betik kendiliğinden yakalar. Yalnızca ziyaretçi bu bilgilerle geldiyse oluşurlar, dolayısıyla yanıtların çoğunda hiçbiri bulunmaz.
Satırın sonundaki çöp kutusu simgesi o yanıtı kalıcı olarak siler. Geri alma, çöp kutusu ya da geri yükleme yoktur; onay penceresi de bunu açıkça yazar. Temizliğe girişmeden önce dışa aktarın.
Listeyi daraltın
Listenin üstünde üç kontrol vardır ve üçü birlikte çalışır.
Ara kutusu yanıtın içindeki her şeyle eşleşir: bir adres, bir isim, serbest metin alanına yazılmış bir kurum adı, hatta alan etiketlerinin kendileri. Düz bir içerik araması olduğu için bir e-posta adresinin alan adından küçük bir parça yazmanız, o kurumdan gelen herkesi tek seferde önünüze getirir.
Sayacın sağındaki tarih kutusu bir aralık seçici açar: Tüm Zamanlar, Bugün, Dün, Son 7 Gün, Son 30 Gün, Bu Ay, Geçen Ay ve takvimden kendiniz sürükleyeceğiniz Özel aralık. Tek bir gün seçtiğinizde o günün tamamı hesaba katılır, tıkladığınız an değil. Temizle düğmesi sizi Tüm Zamanlar durumuna geri döndürür.
Ara kutusunun yanındaki iki küçük düğme yanıtları tarihe göre sıralar: Yanıt tarihine göre sırala (ARTAN) eskiden yeniye, (AZALAN) yeniden eskiye. Listenin altında, yirmiden fazla yanıtınız olduğunda, Sayfa Başına Yanıt seçimi 20, 50 ve 100 sunar.
Bunları yaparken başlığın yanındaki sayacı izleyin. Sayaç önce toplam yanıt sayısını gösterir, siz arama yapar ya da tarih aralığı seçer seçmez eşleşen yanıt sayısına döner. Yani aynı zamanda bir sonuç sayacıdır.
Hiçbir şey eşleşmediğinde liste boş görünmez, durumu kendi cümlesiyle söyler. "Eşleşen yanıt yok" süzgecinizin fazla dar olduğu anlamına gelir. "Bir form yanıtı yok" ise formun gerçekten hiç doldurulmadığını söyler ve size bir Formu Paylaş düğmesi sunar.
Yanıtları bir kişi listesine aktarın
Herhangi bir satırdaki kutucuğu işaretleyin; listenin üstünde seçtiğiniz sayıyı canlı gösteren bir şerit açılır. Tümünü Seç ile o sayfadaki her şeyi bir anda alabilirsiniz.
Kişi Listesine Ekle düğmesine basınca bir seçici açılır. Var olan bir listeyi seçin ya da ekrandan çıkmadan boş bir liste oluşturun, sonra Kaydet deyin. Mailsoftly seçiminizi arka planda işler: hâlihazırda kişi olanlar o listeye eklenir, olmayanlar önce kişi olarak oluşturulur. Eşleştirme e-posta adresi üzerinden yapıldığı için kimse iki kez kaydedilmez.
Bu şerit bir telafi aracıdır. Yanıtların çoğu zaten kendiliğinden bir listeye düşer, çünkü Ayarlar sekmesindeki kişi listesine ekle anahtarı bunu yanıt geldiği anda yapar. Buradaki düğme, o ayarı açmadan önce gelmiş yanıtlar için ya da yanıtların bir bölümünü yeni bir yere taşımak içindir.
Bir yanıt, ancak doğrulamayı geçen bir e-posta adresi taşıyorsa kişiye dönüşür. Form, Mailsoftly’nin kabul etmediği bir adres topladıysa yanıt yine kaydedilir ve bu ekranda görünür, ama arkasında bir kişi kaydı oluşmaz. Yanıt sayısı ile kitlenizdeki kişi sayısı aynı sayı değildir ve aynı olması da beklenmez.
Yanıtları dosya olarak dışa aktarın
Burada iki ayrı dışa aktarma vardır ve ikisi aynı şey değildir.
Seçilenleri İndir, toplu işlem şeridinde Kişi Listesine Ekle düğmesinin yanında durur. İstediğiniz satırları işaretleyip basarsınız, dosya hemen iner. Ayrıca hesabınızın dışa aktarma geçmişine de kaydedilir. Ayarlar menünüzde İçe Aktarma Geçmişi yerine İçe / Dışa Aktarım Geçmişi yazıyorsa oraya girip Dışa Aktarma Geçmişi sekmesine geçin: dosya orada FormSubmission türüyle listelenir ve adı aynı dosyaya bağlanır, yani aylar sonra yeniden indirebilirsiniz.
Form Yanıtlarını Dışa Aktar ise ekranın sağ üstündeki düğmedir. Formun tamamını, elindeki bütün yanıtları dışa aktarır ve aramanızı da tarih aralığınızı da dikkate almaz. Bastığınızda Mailsoftly önce onay ister, sonra işi arka planda yapar ve dosyayı Submissions.xlsx adıyla, oturum açtığınız adrese e-posta ekinde gönderir. Tarayıcıya hiçbir şey inmez, bu yüzden indirilenler klasörünüzü değil gelen kutunuzu izleyin.
Her iki dosya da tek sayfalı bir Excel çalışma kitabıdır. İlk sütun yanıt tarihi, sonraki her sütun formunuzun bir alanıdır.
Sütunlar formunuzun bugünkü hâlinden gelir, ama değerler her yanıta alan etiketi üzerinden eşleştirilir. Yanıtlar gelmeye başladıktan sonra bir alanı yeniden adlandırırsanız, o sütun eski satırların hepsinde boş çıkar, çünkü o satırlar hâlâ eski etiketi taşır. Hiçbir uyarı almazsınız. Bir soruyu yeniden yazmanız gerekiyorsa önce dışa aktarın ve eski dosyayı saklayın.
İki dışa aktarma düğmesini de göremiyorsanız, bu özellik hesabınızda açık değildir. Varsayılan olarak kapalıdır ve destek ekibi açar. Ekrandaki diğer her şey, Kişi Listesine Ekle dahil, iki durumda da çalışır.
Yanıtlar sekmesinin bazı parçaları Türkçe hesaplarda da İngilizce görünür. Yanıt tarihleri ay adlarını İngilizce yazar, bir yanıtı silerken çıkan onay metni İngilizcedir, Kaynak Page ve UTM ile başlayan kaynak satırlarının etiketleri İngilizcedir, dışa aktarma dosyasının ilk sütun başlığı ile e-postasının konusu ve gövdesi de İngilizcedir. Hepsinin anlamı bu rehberde anlatıldığı gibidir.
Bir yanıtı oluşturduğu kişiye kadar takip edin
Kişiler bölümünü açın, bir yanıttaki adresi aratın ve o kişinin profilini açın. Form, Etkinlik sekmesinde karşınıza yeniden çıkar.
Listenize bir form üzerinden katılan kişide bir Kişi oluşturuldu satırı bulunur; hemen altındaki satır da kaynağı düz bir dille yazar: Form gönderimi, ardından formun adı. Formunuzda e-posta abonelikleri alanı varsa, kişinin işaretlediği her kutu için ayrıca bir Abone oldu satırı oluşur. O satır da aynı formu ve ilgili aboneliği adıyla anar. Bir denetçinin sizden istediği cümle tam olarak budur ve onu üretmek için hiçbir şey yapmadınız.
Bu kayda güvenebilmenizi sağlayan iki özellik vardır. Satırlar siz dahil hiç kimse tarafından düzenlenemez ya da silinemez; ayrıca kişi kaydına ya da form yanıtına değil, doğrudan e-posta adresine bağlı tutulur. Formun adı olayın gerçekleştiği anda metin olarak saklandığı için, form ortadan kalktıktan uzun süre sonra bile satır doğru okunur.
İki kayıt birbirinden ayrıdır ve farklı şeylere dayanır. Bir yanıtı silerseniz ya da formun tamamını silerseniz cevaplar kalıcı olarak gider, işaretlenen kutular ve kaynak satırları dahil. Etkinlik kaydı buna dokunulmadan kalır ve formu adıyla anmaya devam eder. Kişiyi silerseniz kayıt yine ayakta kalır, ama artık arayüzde hiçbir yerde göremezsiniz. Birisi kaydının silinmesini istediğinde izlenecek sıra Veri sahibi talebini yanıtlayın rehberindedir.
Elinizdekini teslim edebileceğiniz kanıta dönüştürün
Tek bir kişi için Etkinlik sekmesi çoğunlukla yanıtın tamamıdır. Bir denetim soru formu, bir hibe başvurusu ya da bir tedarik incelemesi kitlenizin tamamını sorduğunda ise bunun için yapılmış dışa aktarmayı kullanın.
Ayarlar bölümünü açın, Uyumluluk sayfasına gidin ve onay kanıt raporunu indirin. Bir kapsam seçip İndir dediğinizde her kişi tek satır olarak gelir: onayın alındığı tarih, kaynağı ve o kaynağın tam olarak neyi olduğu. Bir form üzerinden gelen herkeste kaynak sütunu form yazar, ayrıntı sütunu ise formun adını taşır. Rapor bu sütunları form yanıtlarından değil Etkinlik kaydından okur; Yanıtlar sekmesini temizledikten sonra da çalışmasının nedeni budur.
Mailsoftly hiçbir yanıtı zamana bağlı olarak kendiliğinden silmez. Yanıtlar siz kaldırana kadar durur, formu sildiğinizde ise o formun bütün yanıtları onunla birlikte gider. Ham cevapları ne kadar saklamak istediğinize karar verin; arkalarındaki onay kaydının her hâlükârda kaldığını da hesaba katın. Her iki dışa aktarmayı ve uyumluluk sayfasının geri kalanını Uyumluluğunuzu kanıtlayın, altıncı adımda açtığınız profilin diğer sekmelerini ise Kişi profilini inceleyin anlatır.
Kendi hesabınızda denemeye hazır mısınız?
Google Workspace veya Microsoft 365 hesabınızla ücretsiz başlayın. Kredi kartı gerekmez.
