Güvenli belgeleri takip edin ve yeniden gönderin

Güvenli belgeler sayfasını açın

Güvenli belgeler, kenar çubuğunda Kampanyalar altında, SMS’in hemen ardından gelir; genel arama da onu bulur. Sayfa hesabınızın gönderdiği bütün kişisel belge bağlantılarını, kimin açtığını ve telefonda okuyabileceğiniz erişim kodlarını bir arada tutar. Sayfaya süzülmüş olarak da gelebilirsiniz: gönderilmiş bir kampanyanın belge kartındaki Bu kampanya için gönderilen bağlantılar ya da bir otomasyon adımındaki Bu otomasyonun gönderdiği bağlantıları gör ile. İkincisi bir Otomasyon etiketi ekler; Tümünü göster onu kaldırır.

• Üstteki açılır panel, Güvenli belgeler nasıl çalışır, özelliği üç kısa blokta anlatır ve Varsayılanları değiştir bağlantısını taşır
• İsim veya e-posta adresi arama kutusu yazım hatalarını hoş görür; dosya adlarında, kampanya adlarında ve konu satırlarında da arar
• Tüm kampanyalar listesi, sayfayı tek bir kampanyaya daraltır
• Sekmeler listeyi duruma göre ayırır ve her biri kendi sayısını taşır: Tümü, Etkin, Görüntülendi, Kilitli, Süresi doldu, Kapatıldı

Her satırda Alıcı, Belge (dosya adı ve onu gönderen kampanya ya da otomasyon, bağlantılı olarak), Durum, Tarihler (gönderim ve bitiş), Alıcının doğruladığı, ardından Ayrıntılar ve İşlemler bulunur. Sayfa bir seferde 50 satır gösterir ve bütün saatler sizin saat diliminizdedir; tablonun altındaki satır hangi dilim olduğunu yazar.

Kampanyalarınızı Mailsoftly’de açın

Durumları okuyun

Her satır bir durum etiketi taşır; altındaki kısa satır da nedenini söyler:

• Etkin: gönderildi ve hâlâ çalışıyor, henüz açılmadı
• Görüntülendi: kişi bilgilerini doğruladı ve belgeyi açtı
• Duraklatıldı: duraklatma kullanan hesaplarda, çok fazla hatalı yanıttan sonra 24 saatliğine kapandı, ardından bir tur hakkı daha var
• Kilitli: çok fazla hatalı yanıt yüzünden kapandı. Kişinin kim olduğunu doğrulayın, sonra yeni bir bağlantı gönderin
• Süresi doldu: son geçerlilik tarihi geçti
• Kapatıldı: ekibiniz kapattı ya da yeniden gönderdiğinizde daha yeni bir bağlantıyla değiştirildi

Bir bağlantı, süresi dolduğunda, kilitlendiğinde ya da kapatıldığında veya yenisiyle değiştirildiğinde çalışmayı bırakır. O andan itibaren alıcı "Bu bağlantı artık kullanılamıyor" yazan sade sayfayı görür.

Ayrıntıları açın, Etkinliği okuyun

Ayrıntılar, satırın altında o bağlantıyla ilgili kaydedilen her şeyi gösteren bir panel açar:

• Durum: "3 kez açıldı" gibi bir görüntüleme sayısı ve son açılma zamanı, ayrıca tam gönderim ve bitiş saatleri
• Mektup: belgenin oluşturulduğu şablon, mektubu bu kişinin alacağı hâliyle önizleme bağlantısı ve şablon bu gönderimden sonra düzenlendiyse bir uyarı
• Parmak izi: bu kişi için oluşturulan PDF’in SHA-256 değerinin ilk karakterleri ve tam değer için Kopyala
• Alıcının doğruladığı: kişinin girmesi gereken alanlar ya da kod; indirmeler erişim koduyla kilitliyse yanında bir kilit simgesi
• Etkinlik: son 20 olay; her birinde zaman, cihaz (örneğin bir telefondaki tarayıcı), yaklaşık konum ve maskelenmiş IP adresi

Neyin gönderildiğini parmak iziyle kanıtlarsınız. Mektubun herhangi bir kopyasının SHA-256 değerini hesaplayın; eşleşiyorsa, giden dosyanın ta kendisidir. Parmak izi saklandığı için bu, saklanan dosya silindikten sonra da geçerlidir. Bir ayrıntı: erişim kodu kilidiyle indirilen dosya parola korumalı bir kopyadır ve kendi değeri vardır; karşılaştırmayı kilitsiz bir kopyayla yapın.

Etkinlik şu olayları listeler: Alıcı tarafından açıldı (doğru yanıt), Hatalı yanıt, Hatalı yanıtlar nedeniyle kilitlendi, İndirildi (sayfada görüntülemek değil, PDF indir butonu) ve bir ekip arkadaşının görüntülemesi. Konumlar kişinin kullandığı ağdan tahmin edilir; IP adresleri son kısmı gizlenerek saklanır.

Belgeyi görüntüleyin ya da yeniden gönderin

İşlemler menüsünde üç öğe vardır ve yalnızca o bağlantı üzerinde işlem yapabilen ekip arkadaşlarına görünür: yöneticiler, kullanıcıları yönetme yetkisi olanlar, gönderimi oluşturan kişi ve bağlantıyı gönderen kişi. Diğerleri satırı işlemler ve kodlar olmadan görür.

Belgeyi görüntüle, saklanan PDF’i alıcının aldığı hâliyle yeni bir sekmede açar ve Etkinliğe bir görüntüleme kaydı düşer. Saklanan dosya silindikten sonra bu öğe soluklaşır ve silinme tarihini gösterir.

Gözden geçir ve yeniden gönder, bağlantısını kaybeden, kilitlenen ya da bağlantısının süresi dolan biri içindir: "Neyin gideceğini görün. Siz onaylamadan hiçbir şey gönderilmez." Pencere e-postayı konusu ve E-postayı önizle ile, mektubu Mektubu önizle ile gösterir ve ne olacağını notlarla anlatır:

• Ya orijinal dosya hâlâ saklanıyordur ve değiştirilmeden gönderilecektir, ya da silinmiştir ve mektup şablonun bugünkü hâlinden, kişinin güncel bilgileriyle yeniden oluşturulacaktır
• Şablon orijinal gönderildikten sonra düzenlendiyse, yeniden oluşturulan mektup farklı olabileceği için bir uyarı
• Eski bağlantısı çalışmayı bırakır; bağlantı kod kullanıyorsa yeni bir erişim kodu da oluşturulur

E-postanın başına bir not ekleyin (isteğe bağlı) alanı en fazla 500 karakter alır ve mesajınızın üstünde bir kutu içinde görünür; örneğin "Telefonda konuştuğumuz gibi, yeni bağlantınız aşağıda." Mektubu yeniden gönder butonuna basın; bir bildirim e-postanın hangi adrese gittiğini söyler. Yeni bağlantı eskisi kapatılmadan önce oluşturulur; bir şey ters giderse hiçbir şey gönderilmez ve eski bağlantı çalışmaya devam eder. Yeniden gönderim, orijinal kampanyanın kullandığı yoldan çıkar ve eski bağlantı Kapatıldı durumuna geçer.

Bağlantı erişim kodu kullanıyorsa Yeni erişim kodu penceresi yeni kodu hemen gösterir: "Bunu telefonla ya da mektupla iletin, e-postayla değil." Yeni bağlantının Ayrıntılarında da dosyanın "Orijinalle aynı dosya" mı yoksa "Yeniden oluşturuldu, orijinalden farklı" mı olduğu yazar.

Güvenle yapılamayacaksa yeniden gönderim nedeni belirtilerek reddedilir; örneğin kişinin kaydında bağlantının sorduğu alanlardan biri artık boşsa. Değeri kişi kaydına ekleyip yeniden deneyin.

Bir bağlantıyı kapatın

Kapat, hemen durması gereken bir bağlantı içindir; örneğin yanlış adrese gitmiş bir bağlantı: "Bu bağlantının açılmasını durdur. Geri alınamaz." Pencere, Bağlantıyı kapat butonu etkinleşmeden önce Bunun geri alınamayacağını anlıyorum kutusunu işaretlemenizi ister.

Kapatılan bir bağlantı yeniden açılamaz. Kişinin belgeye sonradan ihtiyacı olursa Gözden geçir ve yeniden gönder ile yeni bir bağlantı gönderin.

Kişinin Güvenli belgeler sekmesini kullanın

Bir kişiye en az bir güvenli belge gönderildiğinde kişi sayfasına Güvenli belgeler sekmesi eklenir. Sekme, Alıcı sütunu olmadan aynı tabloyu, o kişinin en yeni 100 bağlantısını ve aynı Ayrıntılar ile İşlemleri gösterir. Buradan bir bağlantıyı yeniden gönderdiğinizde ya da kapattığınızda sekme yerinde yenilenir; böylece bir telefon görüşmesini kayıttan çıkmadan halledersiniz.

Filtreleyin, segmentleyin, otomatikleştirin ve dışa aktarın

Her kişinin, en son bağlantısına göre belirlenen bir Güvenli belge durumu vardır. Koşul kurduğunuz her yerde Güvenli belgeler grubunda bulunur: kişiler filtre çubuğu, kayıtlı filtreler, liste filtreleri, segmentler ve otomasyon koşulları. Koşulun olumlu ya da olumsuz biçimini seçin, ardından bir durum seçin:

• Güvenli belge gönderildi ya da Hiç güvenli belge gönderilmedi
• Belgesini açtı
• Henüz açmadı (bağlantı çalışıyor)
• Hatalı yanıtlar nedeniyle kilitlendi; duraklatılan bağlantılar da buna dahildir
• Bağlantının süresi doldu ya da Bağlantı kapatıldı

Bu bir tetikleyici değil, bir koşuldur: biri belgesini açtığı anda başlayan bir otomasyon yoktur. Belgesini açmayanların peşine düşmek için Henüz açmadı (bağlantı çalışıyor) durumuna göre bir segment kurup ona kısa bir hatırlatma gönderin ya da bir otomasyonda, Bekle adımından sonra gelen bir Koşul adımında kullanın; belgesini açmayanlar hatırlatma dalına gider. İkisini de Kitlenizi segmentlere ayırın ve Otomasyonunuzu koşullarla dallandırın rehberleri anlatıyor.

Hesabınız bir güvenli belge gönderdikten sonra kişi dışa aktarımlarına üç sütun eklenir: Güvenli belge durumu (Henüz açılmadı, Açıldı, Kilitli, Süresi doldu ya da Kapatıldı), Güvenli belge gönderildi ve ilk açılışın tarihini taşıyan Güvenli belge açıldı. Erişim kodları hiçbir zaman dışa aktarılmaz.

Hesap varsayılanlarını belirleyin

Her yeni gönderim hesap varsayılanlarıyla başlar; gönderenler teslimatı, alanları ve süreyi yine gönderim başına değiştirebilir. Yöneticiler ve kullanıcıları yönetme yetkisi olan ekip arkadaşları bunları Ayarlar, Güvenlik altında, Kuruluş güvenliği kartındaki Güvenli belge bağlantıları satırında belirler. Satırın özeti, varsayılan teslimatı, bağlantıların kaç gün geçerli olduğunu ve kilitlenmeden önce kaç hatalı denemeye izin verildiğini tek satırda gösterir. Altında beş grup açılır:

• Gönderim ve doğrulama: Varsayılan teslimat (siz değiştirmedikçe Güvenli bağlantı), Alıcının doğrulayacağı varsayılan alanlar (en fazla iki, başta hiçbiri), 1 ile 90 arasında ve varsayılanı 30 olan Bağlantı geçerlilik süresi (gün), 3 ile 10 arasında ve varsayılanı 5 olan Kilitlenmeden önceki hatalı deneme sayısı ve varsayılan olarak bağlantıyı kalıcı kilitleyen ya da önce 24 saat duraklatan Sınıra ulaşınca
• Kilitlenme uyarıları: Kilitlenme uyarılarını tüm yöneticilere gönder (varsayılan olarak açık) ve virgülle ayrılmış en fazla 10 adres alan Ayrıca şu adresleri uyar. Gönderimi oluşturan kişi her zaman uyarılır
• E-postada: E-postada {(secure_document_link)} etiketi yoksa bağlantı butonu ekle (varsayılan olarak açık) ve İndirilen dosyaları varsayılan olarak erişim koduyla kilitle (varsayılan olarak kapalı)
• Alıcıların gördüğü sayfa: şirket bilgilerinizden gelen logo, Logoyu değiştir ya da Logonuzu ekleyin ile; her biri en fazla 300 karakter olan ve boş bırakıldığında bizim metnimizi kullanan Başlık ve Giriş metni; Sayfada gösterilecek iletişim bilgileri (Telefon, Adres, Kısa not). Alıcıların göreceği sayfayı gör, örnek sayfayı açar
• Saklama: 1 ile 90 arasında ve varsayılanı 7 olan Bağlantı çalışmayı durdurduktan bu kadar gün sonra saklanan belgeyi kaldır

Değişiklikleri kaydet kartın tamamını kaydeder ve "Güvenlik ayarları kaydedildi." bildirimi bunu doğrular. Aralığın dışındaki sayılar aralığın içine çekilir; formlarınızdan birinin yazdığı bir varsayılan alan ise formun adını veren bir mesajla çıkarılır. Her değişiklik hesabın etkinlik kaydına işlenir.

Kartın geri kalanını Kuruluş güvenlik kurallarınızı belirleyin rehberi anlatıyor.

Belgelerin ne kadar saklandığını bilin

Güvenli bir bağlantının arkasındaki PDF, bağlantı çalıştığı sürece depolamada şifreli ve gizli olarak tutulur ve yalnızca Mailsoftly üzerinden sunulur, hiçbir zaman herkese açık bir adresten değil. Bağlantı çalışmayı bıraktıktan sonra her gün çalışan bir temizlik, Saklama altında belirlenen gün sayısı dolunca saklanan dosyayı kaldırır; varsayılan 7 gündür. Yeniden gönderilmiş daha yeni bir bağlantının hâlâ kullandığı dosya ise tutulur.

Geriye kayıt kalır: satır, Etkinliği ve parmak izi. Dosya silindikten sonra Belgeyi görüntüle soluklaşır ve silinme tarihini gösterir; Gözden geçir ve yeniden gönder de mektubu şablonun bugünkü hâlinden, kişinin güncel bilgileriyle yeniden oluşturur. Ayrıntıların o durumda "Yeniden oluşturuldu, orijinalden farklı" diyebilmesinin nedeni budur. Bu süre dolmadan yapılan bir yeniden gönderim ise orijinal dosyayı değiştirmeden gönderir.

Alıcıların yazdığı yanıtlar hiçbir zaman saklanmaz. Mailsoftly, bağlantı oluşturulduğunda kayıtta olan değerin yalnızca korunmuş bir kontrol değerini tutar; doğru yanıtı yanlıştan ayırmaya yetecek kadarını, fazlasını değil.

Liste, parmak izi ve iki işlem sayesinde gönderdiğiniz her belgenin izi, elinizden çıktıktan sonra da kaybolmaz. Gönderimi Belgeleri güvenli bağlantıyla gönderin, kodu ve dosya kilidini Belgeleri erişim koduyla koruyun rehberi anlatıyor.