Kampanyaya dosya ekleyin

Ekler kartını bulun

Taslak hâlindeki bir kampanyayı açın ve Kampanya Detayları sekmesinin sol sütununu ayar satırlarının ve mail alt bilgisinin altına doğru kaydırın. Ekler kartı oradadır.

Kartın başında sürekli güncellenen bir özet vardır. Kampanyada hiçbir şey yokken "Henüz ek yok" yazar. Bir şeyler ekledikçe sayar: "1 kişiye özel PDF", "1 ortak dosya" ya da ikisi birlikte, "1 kişiye özel PDF · 2 ortak dosya". Bir dosya yüklediğiniz, kaldırdığınız ya da değiştirdiğiniz anda yeniden hesaplanır, yani hiç eskimez.

Bu özetin tek bir sebebi var. İki bölümün ayrı ayrı boş durumları vardır ve boş bir Ortak dosyalar bölümü, her alıcı kişiye özel bir belge alıyorken bile kampanya boşmuş gibi okunuyordu. Kartın başı ise kartın tamamı hakkında doğruyu söyler.

Taslak kampanyalarınızı Mailsoftly’de açın

Ortak dosya ekleyin

Ortak dosyalar ilk bölümdür; altında "Aynı dosyalar tüm alıcılara gider." yazar. Dosya ekle butonuna basın, bilgisayarınızdan bir ya da birkaç dosya seçin; her biri adı ve boyutuyla bir satır olarak görünür, yanında ne yüklediğinizi kontrol edebileceğiniz bir indirme butonu ve kaldırmak için bir çarpı bulunur.

Bilmeniz gereken tek sınır var: kampanyaya eklenen her şeyin toplam boyutu. Sınırı aştığınızda Mailsoftly yüklemeyi reddeder ve sınırı adıyla söyler; 10 MB’lık bir hesapta "Toplam ek boyutu 10 MB’i aşamaz." Bu sayı hesabınıza aittir, o yüzden varsaymak yerine kendi hesabınızın ne dediğine bakın.

Toplam boyutu ikinci bir sebeple de kollayın. Büyük ekler teslimatı zorlar; ağır bir mailin filtrelenme ihtimali, içinde bağlantı olan hafif bir mailden yüksektir. Dosya büyükse eklemek yerine mailinizde dosya bağlantısı paylaşın.

Kişiye özel ek ekleyin

İkinci bölüm Kişiye özel ek; açıklaması "Her alıcı için kendi bilgileriyle doldurulan bir PDF." Burada dosya seçmezsiniz, kayıtlı bir mail şablonu seçersiniz; Mailsoftly de o şablonu her mesaj için bir kez, o kişinin birleştirme alanlarıyla doldurup PDF’e dönüştürür.

Şablon seçin butonuna basıp tasarladığınız mektubu, sertifikayı ya da bildirimi seçtiğinizde bölüm biçim değiştirir:

• Şablon, canlı bir küçük görselle birlikte bir kart olarak görünür. Karta tıklamak PDF önizlemesini açar; adın altındaki satır da göz simgesi ve PDF önizle yazısıyla bunu söyler.
• Kartın sağındaki sessiz Değiştir butonu, şablonu değiştiren tek kontroldür. Bölüm başındaki Kaldır ise eki kampanyadan çıkarır.
• Kartın altında Dosya adı alanı ve sonunda sabit bir .pdf etiketi vardır. Birleştirme alanları burada da çalışır, asıl mesele de budur: "Teşekkürler {(first_name)}" her gelen kutusuna o kişinin kendi dosya adıyla ulaşır. Alanın altındaki ipucu da aynı şeyi söyler. Bir dosya adı kalıbı 120 karaktere kadar uzayabilir.
• Dosya adının hemen altındaki Teslimat, PDF’in nasıl gideceğini belirler. PDF’i ekle belgeyi e-postaya koyar. Güvenli bağlantı ise her alıcıya bunun yerine kişisel bir bağlantı gönderir; alıcı PDF açılmadan önce kayıtlı bilgilerini doğrular. Bir yönetici hesap varsayılanını PDF’i ekle yapmadıysa, yeni seçilen her belgede Güvenli bağlantı seçili gelir.
• Bölümü yeşil bir not kapatır ve metni teslimat biçimine göre değişir. PDF’i ekle seçiliyken şöyle yazar: "Her alıcı, kampanya gönderilirken bu şablondan kendi bilgileriyle oluşturulan PDF’i alır. Hiçbir şey saklanmaz." Güvenli bağlantı seçiliyken ise belgenin, kişinin bağlantısı çalıştığı sürece gizli olarak saklandığını ve bağlantı çalışmayı bıraktıktan belirli bir gün sonra kaldırıldığını söyler.

Bu notu harfi harfine alın. PDF’i ekle seçiliyken belge yalnızca mesajı gönderen sürecin içinde vardır ve depolamaya yazılmaz; tek kopyası alıcının gelen kutusundakidir. Güvenli bağlantı seçiliyken ise PDF, bağlantı çalıştığı sürece gizli bir depolamada şifreli olarak tutulur; yanında bağlantının kaydı ve dosyanın parmak izi de bulunur, böylece kimin açtığını görebilir ve belgeyi yeniden gönderebilirsiniz. Saklanan dosya, bağlantı çalışmayı bıraktıktan sonra planlandığı gibi kaldırılır. Bu teslimat biçimini Belgeleri güvenli bağlantıyla gönderin rehberi, yalnızca güvenli bağlantının sunduğu şifre korumasını da Belgeleri erişim koduyla koruyun rehberi anlatıyor.

Bir alıcının belgesini kontrol edin

Şablon kartına tıklayın, PDF önizlemesi açılsın. Önizleme "listenin ilk satırı" ile açılmaz: Mailsoftly adı gerçekten dolu olan bir alıcı seçer, böylece birleştirme alanları boş değil dolu görünür.

Oradan bütün listeyi gezebilirsiniz. Başlıkta alıcının adı ve adresi, "1 / 4089" gibi bir sayaç ve önceki ile sonraki butonları vardır. Arama kutusu herkesi ada ya da e-postaya göre bulur. Yeni sekmede aç ise ham PDF’i verir, kaydetmek ya da yazdırmak isterseniz.

Her adım bizim tarafımızda gerçek bir oluşturma işlemidir, o yüzden belge gelmeden önce pencere bir an "Amelia Carter için PDF hazırlanıyor…" der. Bir alıcının belgesi oluşturulamazsa pencere bunu o kişi için söyler ve Tekrar dene sunar; olmamış bir şeyi olmuş gibi göstermez.

Sınırları bilin

Bunun sizin kampanyanızda işe yarayıp yaramayacağını dört şey belirler.

• Ekleri hesap bazında destek ekibimiz açar; kampanya sayfasında Ekler kartını göremiyorsanız destekten açmasını isteyin. Bunun için kendi başınıza açabileceğiniz bir anahtar yoktur.
• Kişiye özel ekler en fazla 5.000 alıcılı listeler için kullanılabilir. Üzerinde bölüm reddeder ve bunu söyler. Liste gönderim anına kadar bu sayıyı aşarsa, ekli bir gönderim belgeler olmadan çıkar, güvenli bağlantılı bir gönderim ise herkesi atlar.
• Yükleme sınırı ortak dosyalarınızın toplamını sayar. Her kişiye özel PDF ise tek başına kontrol edilir: hesabınızın ek boyutu sınırının altında kalmalıdır ve ortak dosyaların toplamına eklenmez.
• Kişiye özel ek yalnızca kampanya taslakken düzenlenebilir. Planlanmış ya da gönderilmiş bir kampanyada bölüm, ayarların geri kalanı gibi salt okunurdur.

Buna güvenmeden önce bilinmesi gereken bir şey daha var. Gönderim anında bir alıcı için belge oluşturulamazsa ne olacağı teslimat biçimine bağlıdır. PDF’i ekle seçiliyse o mesaj yine gider; üzerinde ortak dosyalar olur, kişiye özel PDF olmaz, yani gönderim tek bir başarısız oluşturma yüzünden durmaz. Güvenli bağlantı seçiliyse o alıcıya hiç e-posta gitmez, çünkü bağlantı belgesi olmadan asla gönderilmez. İki durumda da önceden birkaç kişiye bakmak iki dakikaya değer; önizlemeyi Kişiye özel PDF oluşturun ve önizleyin rehberi ayrıntısıyla anlatıyor.