Kişileri içe aktarın ve listelerinizi yönetin

Aktarımı başlatın

Kişileri içe aktarın düğmesi hem Kişiler ekranınızda, hem kişi listeleri ekranında, hem de herhangi bir listenin Kişi Ekle menüsünde durur. Hepsi aynı tam ekran sihirbazı açar: Kişileri CSV’den İçe Aktar. Üst kısımda üç adım vardır: Kişileri Yükle, Sütun Eşleştirme, Gözden Geçir ve Tamamla.

• Birinci adımda iki sekme bulunur: CSV Dosyası Yükle ve Kopyala ve Yapıştır. Dosya bırakma alanında Buraya bir dosya bırakın veya seçmek için tıklayın yazar, hemen altında da sınır açıkça belirtilir: Yalnızca CSV dosyaları. En fazla 10.000 satır.
• Sihirbazın kabul ettiği tek dosya türü CSV’dir. Kişileriniz Excel ya da Sayıs’ta duruyorsa önce Farklı Kaydet veya Dışa Aktar ile bir CSV çıkarın. Adımın üstünde hazır bir şablonun bağlantısı durur; şablonda üç sütun bulunur: ad, soyad ve e-posta.
• 10.000 satırı aşan dosyalar hiç yüklenmeden geri çevrilir. Elinizdeki büyük dosyayı parçalara bölüp arka arkaya aktarın; hepsi aynı listeye eklenebilir.
• Dosyayı bıraktığınızda yeşil bir kart çıkar: dosyanın adı, kaç satır bulunduğu, yanlış dosyayı seçtiyseniz bir Dosyayı Değiştir düğmesi ve ilk satırınızın sütun başlığı olarak tanınıp tanınmadığını söyleyen bir şerit.

Sütununuzun adının tam olarak E-posta olması gerekmez; dosyanızda hangi ayırıcının kullanıldığını bildirmeniz de gerekmez. Virgül, noktalı virgül ve sekme kendiliğinden algılanır, dosyanın kodlaması da öyle. Yani Excel’den çıkmış Türkçe karakterli bir dosya soru işaretine dönüşmeden olduğu gibi gelir.

Kişilerinizi Mailsoftly’de açın

Dosya yüklemek yerine yapıştırın

Kişileriniz zaten Excel ya da Google E-Tablolar’da duruyorsa yapıştırmak dosya çıkarmaktan hızlıdır. Kopyala ve Yapıştır sekmesine geçin, tablodaki hücreleri seçin ve düzenleyiciye yapıştırın.

• Düzenleyici satırları siz yapıştırdıkça numaralandırır; kaç kişiyi aktarmak üzere olduğunuzu bir bakışta görürsünüz. İşle düğmesi, ortada işlenecek bir şey olana kadar sönük kalır.
• Sütunlarınızı virgül ya da sekme ayırabilir, ilk satır sütun başlıklarınız olabilir. Tablodan doğrudan yaptığınız düz bir kopyala yapıştır sekmeyle ayrılmış gelir ve hiçbir şeye dokunmadan çalışır.
• İşle düğmesine bastıktan sonra sihirbazın geri kalanı dosya yüklemekle bire bir aynı işler, 10.000 satır sınırı dahil.

Yapıştırdığınız veri arka planda gerçek bir dosya olarak saklanır ve yapıştırdığınız günün tarihiyle adlandırılır. Böylece İçe Aktarma Geçmişi’nde görünür, tıpkı bir yükleme gibi sonradan yeniden indirilebilir.

Kişilerin hangi listeye ekleneceğini seçin

Dosyanız ya da yapıştırdığınız veri kabul edilir edilmez hemen altında Kişilerinizi nereye kaydedelim? bölümü açılır; iki sekmesi vardır.

• Yeni Liste Oluştur size hazır bir Kişi Listesi Adı verir: dosyanın adı ve bugünün tarihi. Üç ay sonra tanıyacağınız bir ada çevirin ya da olduğu gibi bırakıp listeyi sonra yeniden adlandırın.
• Mevcut Listeye Ekle sekmesi, listelerinizi en yenisi başta olacak şekilde sıralayan Bir liste seçin… menüsünü açar. Aktardığınız kişiler o listeye eklenir, listede zaten bulunanlara dokunulmaz.
• En az bir listeniz olana kadar mevcut liste sekmesi kapalı kalır; yeni bir hesap bu yüzden her zaman bir liste oluşturarak başlar.

Sütunlarınızı Mailsoftly alanlarıyla eşleştirin

İkinci adım, dosyanızın kişi kaydınızla buluştuğu yerdir. En üstteki Dosya analizi özeti kaç sütun bulunduğunu, kaç alanın eşleştiğini ve aralarında bir e-posta sütunu olup olmadığını sayar; siz eşleştirme yaptıkça anlık güncellenir.

• İlk satır sütun başlıklarını içeriyor seçeneği, 1. satırın başlık mı yoksa ilk kişiniz mi sayılacağını belirler. Mailsoftly bir tahminde bulunur ve tahminini size söyler; katılmıyorsanız seçeneği kendiniz açıp kapatırsınız. Kapalıyken sütunlarınız Sütun 1, Sütun 2 diye adlandırılır ve bütün satırlar aktarılır.
• Alttaki tablonun iki sütunu vardır: Dosyanızdaki Sütun ve Kayıt Alanı. Her satırda, o sütundaki ilk gerçek değerleri gösteren bir Veri Önizleme rozeti bulunur; doğru sütuna baktığınızı doğrulamanın en hızlı yolu budur.
• Tanıdık başlıkları Mailsoftly sizin için eşler: mail, e-mail ya da email address gibi bir başlık E-posta alanına gider, phone veya mobile Cep Telefonu’na, organization veya employer Şirket’e. Başlık hiçbir şey anlatmıyorsa sütundaki ilk değerler okunur; adresler ve telefon numaraları biçimlerinden tanınır.

Kayıt Alanı menüsünde on sekiz standart alan bulunur: Ad, Soyad, E-posta, Doğum Tarihi, Cep Telefonu, İş Telefonu, Şirket, Sektör, Pozisyon, Web Sitesi, Ülke, İl/Bölge, Şehir, Posta Kodu, Adres Satırı 1, Adres Satırı 2, Kayıt Tarihi ve Not. Hesabınızda tanımlı özel alanlar bunların altında, (Özel Alan) etiketiyle sıralanır. İstemediğiniz bir sütunu Bu Sütunu Atla ile dışarıda bırakırsınız.

Tanınmayan sütunları karara bağlayın

Hiçbir şeye eşleşmeyen sütunlar çöpe gitmez. Her biri yeni bir özel alan olarak önerilir ve sarı bir rozetle bekleyen sütun diye işaretlenir; hepsi hakkında bir karar verene kadar İleri düğmesi Onay Bekleyen Özel Alanlar uyarısıyla kapalı kalır.

• Bekleyen bir rozete tıklayınca Özel Alan Ayarları açılır ve o sütunun akıbetini üç düğme belirler: Bu Sütunu Atla sütunu yok sayar, Yeni Oluştur onu yepyeni bir özel alan olarak kaydeder, Kabul Et ise gösterilen alan adını onaylar.
• Aceleniz varsa Bekleyenlerin Tümünü Atla ve Bekleyenlerin Tümünü Kabul Et bekleyen bütün sütunları tek hamlede karara bağlar.
• Kabul ettiğiniz her alan hesabınızda gerçek bir özel alana dönüşür; o andan sonra kişi profillerinde ve segment kurallarında karşınıza çıkar.

Doğum Tarihi’nin kendine özel bir işleyişi vardır. Onu seçtiğinizde küçük bir pencere dosyanızdaki sıralamayı tarif etmenizi ister: 1. Bölüm, 2. Bölüm ve 3. Bölüm, her biri Gün, Ay veya Yıl. Üçünü de farklı seçin; aynısını tekrarlarsanız Geçersiz Format uyarısı alırsınız. Bölümlerin arasındaki nokta, kısa çizgi ve virgül fark etmez, hepsi anlaşılır.

Gözden geçirin, etiketleyin ve aktarımı başlatın

Gözden Geçir ve Tamamla son adımdır ve insanların sonradan keşke fark etseydim dediği ayarlar buradadır. Adım, olacakları sade bir dille özetleyerek açılır: kaç kişi hazır, hangi listeye gidecekler ve e-postası eksik ya da geçersiz olduğu için kaç satır atlanacak. Aktarım Özeti bölümü aktarılacak alanları ve yok sayılacak olanları sıralar; Detayları göster ise dosya adını, eşleşen alan sayısını ve etiketlerinizi gösterir.

• Etiketler bir metin kutusu ve bir Ekle düğmesinden oluşur. Mailsoftly oraya sizin için zaten bir etiket koymuştur: dosyanızın adı ve bugünün tarihi. Böylece bu grubu istediğiniz zaman bulabilirsiniz. İstemiyorsanız çıkarın, kaynak ya da etkinlik adı gibi kendi etiketlerinizi ekleyin.
• Boş alanların üzerine yaz, boş hücrelere ne olacağını belirler. Dokunmazsanız boş hücre yok sayılır ve kayıtlı bilgi olduğu gibi kalır. İşaretlerseniz kırmızı bir onay çıkar; çünkü o andan sonra dosyanızdaki boş bir hücre kişideki değeri siler. Üzerine Yazmayı Onayla ayrı bir adım olarak boşuna durmuyor.
• Aktarım bitince bana e-posta gönder varsayılan olarak işaretsizdir. Sonucu gelen kutunuzda görmek istiyorsanız işaretleyin; özellikle başından kalkacağınız büyük bir dosyada işinize yarar.
• E-posta abonelikleri, hesabınızda birden fazla abonelik varsa görünür. Hepsi işaretli gelir, işaretini kaldırdığınız abonelikten bu grup çıkarılır. Hem yeni hem kayıtlı kişiler için geçerlidir ve kendi isteğiyle çıkmış hiç kimseyi yeniden abone yapmaz.
• Onay kutusu zorunludur. Dosyadaki kişilerin sizden e-posta almayı kabul ettiğini onaylamadan Aktarımı Başlat çalışmaz. Satın alınmış ve toplanmış listeler, sonrasında gönderdiğiniz her şeyin teslimatına zarar veren spam şikayetleri üretir.

Aktarım sizi planınızın kişi sınırının ötesine taşıyacaksa Mailsoftly işi hiç başlatmadan Kişi Limiti Doldu uyarısıyla durdurur; yani elinizde yarım dolmuş bir liste kalmaz.

Aktarımı arka planda çalıştırın

Aktarımı Başlat dosyanızı arka planda çalışan bir işe devreder. Sihirbaz Kişi listenizi hazırlıyoruz. yazan bir işlem kartına geçer ve altındaki asıl önemli satır şudur: Bu sayfayı güvenle kapatabilirsiniz. İşlem bittiğinde size haber vereceğiz. Kişi Listelerine Git sizi hiçbir şeyi durdurmadan oradan çıkarır.

• Sekmeyi kapatmak, başka bir sayfaya geçmek ya da bilgisayarı kapatmak aktarımı iptal etmez. Listenin kendi sayfası da aynı işlem durumunu bir Yenile düğmesiyle gösterir ve iş biter bitmez yerini tamamlanmış listeye bırakır.
• Beklerseniz kart Aktarım Tamamlandı! haline gelir ve dört sayı verir: Liste Adı, Toplam Satır Sayısı, Başarıyla Aktarıldı ve Geçersiz veya Atlanan. Kişi Listesini Görüntüle listeyi açar, kısa bir geri sayım da sizi zaten oraya götürür.
• Hiçbir kişi aktarılamadıysa kart kırmızıya döner ve bunu açıkça söyler, olmuş gibi davranmaz.

İlk başarılı aktarımınız sizi doğrudan Kitle İçgörüleri’ne çıkarır: az önce içeri aldığınız kitlenin tam bir okuması. Sonraki aktarımlarda başarı ekranında bunun yerine bir Kitle özeti kartı belirir, Analizin tamamını gör düğmesi de sizi aynı ekrana götürür. Mailsoftly yeni listenin sağlığını arka planda ayrıca notlandırır; sağlık rozetinin listede kişilerden birkaç saniye sonra belirmesinin sebebi budur.

Aktarımın kayıtlı kişilerinize ne yaptığını bilin

Aktarım yalnızca yeni kişi eklemenin değil, var olanları güncellemenin de yoludur; ilk seferinde çoğu kullanıcıyı şaşırtan da budur. Satır satır ne olduğu şöyledir.

• Adresi kayıtlı bir kişiyle eşleşen satır atlanmaz. O kişi dosyanızdaki değerlerle yerinde güncellenir ve hedef listede değilse listeye eklenir. Başarısızlık değil, başarı sayılır.
• E-postası olmayan ya da e-posta biçimine uymayan bir adres taşıyan satır atlanır.
• Aynı adres tek bir dosyanın içinde iki kez geçiyorsa ilki kalır, sonrakiler mükerrer sayılıp atlanır.
• Boş alanların üzerine yaz seçeneğini işaretlemediyseniz boş hücreler yok sayılır; yani boş bir Şirket sütunu kayıtlı şirket bilgilerinizi silmez.

Bunun pratikteki karşılığı şudur: düzelttiğiniz bir dosyayı yeniden aktarmak güvenlidir. Kimse mükerrer kayda dönüşmez, kimse listeye iki kez girmez, düzeltilmiş değerler eskilerin yerine geçer. Aynı mantık ters yönde de işler: eski verinin aktarımı güncel veriyi ezer, o yüzden aktaracağınız dosyanın elinizdeki en güncel dosya olduğundan emin olun. Tek bir kaydın tamamını yakından görmek için Kişi profilini inceleyin rehberine bakın.

İçe Aktarma Geçmişi’ne bakın ve hatalı satırları düzeltin

Her aktarım saklanır. Kişi listeleri ekranından ya da şirket ayarlarınızdan İçe Aktarma Geçmişi’ni açın; kayıtların tamamını en yenisi başta olacak şekilde görürsünüz.

• Her satırda yüklediğiniz dosyayı olduğu gibi indiren Dosya Adı, Tarih, beslediği Kişi Listesi Adı ve iki sayı vardır: Başarılı ve Hatalı.
• Hatalı satır varsa İşlemler sütununda kırmızı bir Hata Dosyasını İndir düğmesi çıkar. Yoksa orada yalnızca İşlem Gerekmiyor yazar.
• Analizi tamamlanmış aktarımlarda, analize giden bir bağlantı ve aktarımdan çıkan liste sağlığı rozeti de bulunur.

Hata dosyası düz bir metindir: reddedilen her satır için bir satır, her satırda da gerekçe. Eksik e-posta, geçersiz e-posta biçimi ya da dosyanın içinde tekrar eden adres. Satır numaraları özgün dosyanızdaki satır numaralarıdır ve başlık 1. satır sayılır; yani CSV’yi açıp doğrudan o satıra gidebilir, düzeltip o satırları yeniden aktarabilirsiniz.

Geçiş yaparken abonelikten çıkanlar listenizi de getirin

Mailchimp, Constant Contact ya da EtkinCampaign’den geliyorsanız eski aracınız, sizden mail almak istemediklerini söyleyen insanların listesini tutuyordu. Mailsoftly’de o liste boş başlar ve kimse sizin yerinize taşımaz. Listeyi kendiniz taşımazsanız buradaki ilk kampanyanız o insanların hepsine yeniden ulaşır; sizi spam olarak bildirme ihtimali en yüksek kişiler de zaten bir kez istemediklerini söylemiş olanlardır. Bu hem hukuki hem de teslimat açısından sorun demektir ve ikisi aynı anda gelir; o yüzden ilk gönderiminizden sonrasına değil, öncesine aittir.

• Eski sağlayıcınızdan abonelikten çıkanları dışa aktarın. Hepsinde bu seçenek vardır, çoğunlukla Unsubscribed ya da Cleaned Kişiler gibi bir adla ve CSV olarak. Taşınması şart olan tek sütun e-posta adresidir.
• Dosyayı diğerleri gibi aktarın, ama iki kararı bilerek verin: kendine ait bir liste açın ve adını kimsenin gönderim listesiyle karıştırmayacağı biçimde verin, bir de sihirbazın Gözden Geçir ve Tamamla adımında eklediği etiketi silmeyin. Bir dakika sonra bu grubu bulmanızı sağlayacak olan o etikettir.
• Kişiler ekranına dönün, Gelişmiş Filtre’yi açın ve tek bir koşul kurun: alan olarak Tags başlığı altındaki Tag Name, koşul olarak Eşittir, değer olarak da kendi etiketiniz. Uygula deyin, işlem çubuğunun görünmesi için herhangi bir satırı işaretleyin, ardından yalnızca ilk sayfa değil filtrenin tamamı kapsansın diye Tüm sonuçları seç deyip Abonelikten çıkar düğmesine basın.

Mailsoftly hiçbir şey yapmadan önce sonucu size okur: seçilen kişiler abonelikten çıkmış olarak işaretlenecek ve e-postalarınızı almayı bırakacak. Onayladığınızda o filtreye giren herkes her şeyden çıkarılır; taşıdığınız bir çıkış listesinin anlamı da tam olarak budur. Onları bundan sonra Kişiler sayfası başlığının altındaki menüde duran Abonelikten Çıkanlar ekranında bulursunuz.

Kişileri listeler halinde düzenleyin

Listeler, bir kampanya için insanları gruplama biçiminizdir. Kişi listeleri ekranındaki Kişi Listesi Oluştur iki kart sunar: ya doğrudan yeni bir listeye aktarırsınız ya da boş bir liste açıp kişileri sonra eklersiniz.

• Listenin içindeki Kişi Ekle menüsünde Kişi Oluştur, Kişilerden Seç, Kişileri içe aktarın ve Başka Bir Listeyle Birleştir bulunur.
• Başka Bir Listeye Ekle ve Başka Bir Listeyle Birleştir, iş üstünde yeni liste de kurabilir: henüz var olmayan bir ad yazmanız yeter, açılır menü size oracıkta Kişi Listesi Oluştur seçeneğini verir.
• Başka Bir Listeyle Birleştir iki seçenek kartı çıkarır: Kişileri bu listeyle birleştir ya da Kişileri birleştir ve yeni bir liste oluştur. İkincisi bir Yeni Liste Adı alanı açar, iki asıl liste de olduğu gibi kalır.

Kişi Listesini Böl tersini yapar: bir listeyi istediğiniz sayıda dengeli parçaya böler; örneğin 3 listeye bölünen 7 kişi 3, 2 ve 2 olarak dağılır. Liste adlarını net tutmak sonraki gönderimlerinizi kurmayı epeyce hızlandırır.

Bir listeye kimin ne zaman girdiğini ve çıktığını görün

Her liste kendi üyelik kaydını tutar. Listeyi açın, adının yanındaki üç nokta menüsünü kullanın ve List activity seçeneğine tıklayın.

• Her satır tek bir olayı anlatır: adres, kişinin listeye girdiği mi yoksa çıkarıldığı mı, değişikliğin nereden geldiği ve tarih. Form gönderimi formun adını, İçe aktarma dosyanın beslediği listenin adını, Yönetici de işlemi yapan ekip arkadaşınızı yazar.
• Arama kutusu e-posta adresine göre süzer. Bu panelin var oluş sebebi olan soruyu da böyle yanıtlarsınız: bu kişi bu listeye ne zaman girdi ve onu kim ekledi.
• Kayıtlar otuzar otuzar yüklenir, gerisi için Load more düğmesi vardır. Buraya yazılan hiçbir satır sonradan düzenlenmez ya da silinmez.

Listeyi açabilen herkes bu kaydı okuyabilir; bir ekip arkadaşınız sizin hesabınıza ihtiyaç duymadan bakabilir. Kayıt, Mailsoftly’nin üyelik takibine başladığı günden itibaren işler; o günden önce listeye girmiş kişiler için burada bir satır bulunmaz ve Mailsoftly uydurma bir kayıt da yazmaz. Bir listeyi tümüyle silmek de her üye için bir çıkış satırı yazmaz; yani burada okuduğunuz her şey gerçek bir giriş ya da gerçek bir çıkıştır. Tek bir kişinin bütün listeler ve abonelikler boyunca geçmişini bir arada görmek içinse kişi profilindeki Etkinlik sekmesi daha geniş bir bakış sunar.

Abonelikleri toplu ya da tek tek belirleyin

Hesabınızda birden fazla e-posta aboneliği varsa kimin neyi alacağına ister bir grup kişi için ister tek bir kişi için karar verebilirsiniz. Kişiler ekranında birkaç kişiyi seçin ve E-posta abonelikleri işlemini açın.

• Aboneliği menüden seçin, işaretlediğiniz kişilerin bunu alıp almayacağını belirleyin ve seçili herkese uygulayın.
• Buradan yapılan abonelikten çıkarma, kişinin kendi iradesiyle verdiği kararı asla ezmez ve genel abonelik iptaline dokunmaz.

Tek bir profilde E-posta abonelikleri kartı aynı bilgiyi gerekçeleriyle birlikte gösterir. Üstte bir durum rozeti durur, her satır kişinin nasıl ve ne zaman abone olduğunu ya da onu kimin çıkardığını anlatır, kişi kendi çıkmışsa satır kilitlenir ve yalnızca kendisi geri açabilir.

Bir listenin sağlığına bakın ve temizleyin

Bir listeyi açtığınızda en üstte Liste sağlığı tek satırlık bir özet olarak durur: A ile F arasında renkli bir not, Risk sinyali bulunamadı gibi bir başlık ve notun ne zaman verildiği.

• Detaylar düğmesi satırı açar ve notun arkasındaki sinyalleri gösterir: ölü alan adındaki adresler, posta sunucusu olmayan alan adları, info@ ve sales@ gibi rol adresleri, tek kullanımlık adresler ve daha önce geri dönmüş adresler.
• Açılan panel ayrıca sizinkine benzer bir liste için tipik geri dönme ve açılma aralıklarını gösterir; yanında Listeyi temizle ve Raporun tamamını gör düğmeleri bulunur.
• Listeyi temizle sayıları anlık olarak yeniden hesaplar; böylece son nota göre değil, listenin şu anki haline göre karar verirsiniz. Riskli gruplar sizin için işaretli gelir; rol adresleri işaretsiz başlar, çünkü bu adresler ulaşılabilir olsa da etkileşimleri genelde düşüktür.

Yeni aboneleri listeye otomatik ekleyin

Genel bir liste, insanlar abone oldukça kendi kendini de doldurabilir. Liste başlığındaki zil simgesi böyle büyüyen listeleri işaretler; listeyi hangi aboneliğin besleyeceğini Otomatik eklenecek aboneler kontrolüyle seçersiniz. Bir abonelik seçtiğinizde onay istenir ve o abonelik başka bir listeyi besliyorsa önce oraya eklemeyi bırakacağı söylenir, çünkü bir abonelik yalnızca tek bir listeyi besleyebilir.

Eşleşme her iki yönde de birebirdir: liste başına bir abonelik, abonelik başına bir liste. Böylece liste her zaman kimlerin abone olduğunu birebir yansıtır. Bir kişiyi listeye elle eklediğinizde, daha önce bir ekip arkadaşınız onu çıkarmışsa aboneliği yeniden açılır; kişinin kendi çıkış kararı ise asla ezilmez. Abonelikleri ve bağlantılarını en baştan kurmak için Tercih merkezinizi tasarlayın rehberine bakın.