Kişilerinizi dışa aktarın
Kişilerinizi Mailsoftly'den elektronik tablo olarak alın. Dışa aktarma düğmesinin nerede olduğu, çalışması için gereken iki koşul ve size ne geldiği.
Kişileriniz sizindir ve Mailsoftly’de onları elektronik tablo olarak dışarı alabileceğiniz dört yer vardır. Dördü de aynı şekilde çalışır ve aynı iki kurala uyar. İnsanların takıldığı yer de burasıdır: dışa aktarma birisi açana kadar kapalıdır, açıldıktan sonra da yönetici işidir.
Bu rehber dört yerin hepsini, iki kuralı ve sonunda gelen kutunuza tam olarak ne düştüğünü anlatır.
Dışa aktarmanın size açık olup olmadığına bakın
Ne göreceğinizi birbirinden bağımsız iki şey belirler.
Birincisi hesabınızdır. Kişi dışa aktarma varsayılan olarak kapalıdır ve çalışma alanınız için destek ekibimiz açar. Açılana kadar hiçbir yerde dışa aktarma kontrolü bulunmaz: ne Kişiler ekranında, ne bir listede, ne bir segmentte, ne de suppression listenizde. Bu rehberin durmadan söz ettiği düğmeyi bulamıyorsanız sebebi neredeyse her zaman budur ve çözümü bir ayar değil, bir destek kaydıdır.
İkincisi rolünüzdür. Dışa aktarma hesap için açıkken bile bir aktarımı yalnızca yöneticiler başlatabilir. Rolünüz yönetici değilse düğme kaybolmaz; bu bilinçli bir tercih. Düğme tam durduğu yerde, soluk halde kalır ve nedenini kendisi söyler. Üzerine geldiğinizde "Kişileri yalnızca hesap yöneticileri dışa aktarabilir." yazar. Dokunduğunuzda ise kısa bir not, işlem için yönetici yetkisi gerektiğini ve bu yetkiyi hesap yöneticinizden isteyebileceğinizi anlatır.
Her iki kontrol de yalnızca arayüzde değil, sunucu tarafında da uygulanır; yani eksik bir yetkiyi aşmanızı sağlayacak bir adres yoktur.
Kişilerinizi Mailsoftly’de açın
Bütün kitlenizi ya da tek bir listeyi dışa aktarın
Kişiler ekranında Kişileri Dışa Aktar düğmesi, başlık sırasında Kişileri İçe Aktar ile yeni kişi düğmesinin arasında durur. Ulaşılabilir kitlenizi kapsar: engellenmiş adresler ve şikayet edenler dışarıda kalır, çünkü onlar zaten gönderim yapabileceğiniz kişiler değildir.
Tek bir listeyi dışa aktarmak için listeyi açın ve kendi kontrollerinin yanındaki üç nokta menüsünü kullanın. Oradaki satır listeyi dışa aktarır ve bütün kitlenizi değil, yalnızca o listenin üyelerini kapsar.
İki yolda da akış aynıdır. Mailsoftly "Dışa aktarma işlemini başlatmak istiyor musunuz?" diye sorar ve aynı pencerede, hazır dosyanın gideceği adresi adıyla söyler. Dışa Aktarmayı Başlat düğmesiyle onayladığınızda bir bildirim işlemin başladığını haber verir. Tarayıcıya hiçbir şey inmez: dosya arka planda hazırlanır ve size e-postayla gelir.
Büyük bir kitlenin hazırlanması birkaç dakika sürer. Onay penceresi dosyanın kendisi değil, sözüdür. İsterseniz sekmeyi kapatın ve gelen kutunuzu izleyin.
Bir segmenti dışa aktarın
Bir segment de dışa aktarılabilir ve kontrolün yeri, açtığınız segmentin türüne göre değişir.
Düzenleyemediğiniz hazır akıllı segmentlerde Kişileri Dışa Aktar, araç çubuğunda yeniden hesaplama düğmesinin yanında durur. Kendi kurduğunuz bir segmentte ise araç çubuğundaki yeri düzenleme düğmesi aldığı için dışa aktarma, hemen yanındaki üç nokta menüsüne, silme satırının üstüne taşınır.
Çıkan dosya tam olarak o segmentin ulaşılabilir üyelerini kapsar ve son hesaplamadan değil, aktarımın çalıştığı andan alınır. Sütunlar diğer kişi aktarımlarıyla aynıdır.
Suppression listenizi dışa aktarın
Suppression listesinin kendi araç çubuğunda kendi dışa aktarması vardır: Suppression Listesini Dışa Aktar. Mailsoftly’nin gönderim yapmayı bıraktığı bütün adresleri, her birinin listeye düşme nedeni de ayrı bir sütunda olacak şekilde verir.
Araç değiştirirken bu dosyayı saklamaya değer. Yeni sisteme gönderilmeyecekler listesi olarak aktarın; bozuk bir adres ön kapıdan geri giremesin. Nedenlerin ne anlama geldiğini Suppression listenizi okuyun rehberi anlatır.
Size ne geliyor. Konusu "Kişi dışa aktarımı tamamlandı" olan bir e-posta ve ekinde Contacts.xlsx adlı bir elektronik tablo. Tek sayfa, her kişi için bir satır; sütunlar ise standart kişi alanları, kendi özel alanlarınız ve kişinin etiketleridir. Suppression aktarımına bir de durum sütunu eklenir.
Her aktarım ayrıca dışa aktarma geçmişinize düşer. Ayarlar kenar menüsündeki İçe / Dışa Aktarma Geçmişi sayfasını açıp Dışa Aktarma Geçmişi sekmesine geçin: dosya adını, aktarımı kimin başlattığını, ne zaman olduğunu ve kaç satır kapsadığını orada görürsünüz. Segment aktarımı Segment türüyle, diğerlerinin hepsi Contact türüyle kaydedilir. Dosya orada kalır; aylar sonra aktarımı yeniden çalıştırmadan bir kopyasını alabilirsiniz.
Kendi hesabınızda denemeye hazır mısınız?
Google Workspace veya Microsoft 365 hesabınızla ücretsiz başlayın. Kredi kartı gerekmez.
