Kişiye özel PDF oluşturun ve önizleyin

Şablonu hazırlayın

Belge, sıradan bir kayıtlı e-posta şablonu olarak başlar. Hesabınızdaki her şablon çalışır; hangi editörle yapıldığı fark etmez: Mailsoftly editörü, klasik sürükle bırak editörü ya da düz şablon. Şablonu mektubun kendisi olarak yazın ve kişiye ait bilgilerin geleceği yerlere birleştirme etiketleri koyun.

Sayfanın nasıl çıkacağıyla ilgili birkaç nokta:

• PDF, dikey A4 bir sayfadır; yani telefon ekranı için değil, mektup için tasarlayın. Mailsoftly editöründeki iki sütunlu satırlar PDF’te de masaüstündeki gibi yan yana kalır
• Yüklenemeyen görseller oluşturmayı durdurmaz, yalnızca dışarıda kalır; logonuzun önizlemede göründüğünü kontrol edin
• Sürükle bırak tasarımcısında hazırlanmış bir şablonun editörde en az bir kez kaydedilmiş olması gerekir. Kaydedilmemişse önizleme, şablonun henüz HTML sürümü olmadığını söyler; şablonu açın, kaydedin ve tekrar deneyin

Kişinin bilgilerini belgeye işleyin

PDF’in içinde birleştirme etiketleri, e-posta gövdesindekiyle tamamen aynı çalışır, çünkü şablon aynı birleştirme işleminden geçer. Her kişi alanı ve her özel alan kullanılabilir; bir değer eksik olduğunda belgeyi okunur tutan biçimler de öyle:

• Yedek metin: {(first_name OR "Değerli üyemiz")}, adı olmayan herkes için "Değerli üyemiz" yazar
• Koşullu blok: {(IF Yenileme tarihi)}Üyeliğiniz {(Yenileme tarihi)} tarihinde yenilenecek.{(END)}, cümleyi yalnızca tarihi olan kişilere gösterir
• Ön ek: {(Sipariş2 PREFIX ", ")}, virgülü yalnızca ikinci bir sipariş varsa ekler

Özel alanlar kendi adlarıyla yazılır; Üye numarası adlı bir alan {(Üye numarası)} olur. Değerler her PDF oluşturulduğu anda okunur; yani göndermeden önce bir kaydı güncellerseniz belge de onu izler. Her biçimi birleştirme etiketleri rehberi, tablo sütunlarını kişilere taşımayı da E-posta ve belgeler için mail merge yapın rehberi anlatıyor.

Şablonu kampanyada seçin

Taslak bir kampanyayı açın, Kampanya Detayları sekmesindeki Ekler kartına gidin ve Kişiye özel ek bölümünü bulun: "Her alıcı için kendi bilgileriyle doldurulan bir PDF." Boş hâlindeki metin işleyişi tek satırda anlatır; Şablon seçin (ya da Göz at) butonu, otomasyon kurucusunun kullandığı şablon seçiciyi açar.

Mektubunuzu seçtiğinizde bölüm biçimlenir: şablonun canlı küçük görselini taşıyan bir kart, şablonu değiştiren Değiştir butonu ve bölüm başında, belgeyi kampanyadan çıkarmadan önce onay isteyen Kaldır. Ekler kartının başı artık "1 kişiye özel PDF" diye sayar; kampanyada ortak dosya olmadığı için kart boş görünmez.

Bölüm yalnızca kampanya taslakken düzenlenebilir. Kampanya planlandıktan ya da gönderildikten sonra belge, ayarların geri kalanı gibi salt okunur olur.

Dosyaya ad verin

Şablon kartının altında Dosya adı alanı vardır; sonundaki sabit .pdf etiketi sayesinde uzantıyı hiç yazmazsınız. Alan, şablonun adı ve ardından alıcının adı ile soyadıyla başlar; 120 karaktere kadar istediğiniz gibi değiştirebilirsiniz. Birleştirme alanları burada da çalışır ve asıl işe yarayan da budur: Yenileme mektubu - {(first_name)} {(last_name)} kişiye kendi adını taşıyan bir dosya olarak ulaşır, Ekstre {(Üye numarası)} ise her üyeye sonradan kolayca bulacağı bir dosya verir.

Dosya sistemlerinin kabul etmediği karakterler, yani eğik çizgi, iki nokta, soru işareti ve tırnak gibi işaretler boşluğa çevrilir. Birleştirildiğinde tamamen boş kalan bir ad document.pdf olur; bu yüzden kalıba en az bir sabit kelime koyun.

İstediğiniz alıcının PDF’ine bakın

Adın altındaki satırda PDF önizle yazan şablon kartına tıklayın; PDF önizleme açılır. Önizleme listenizin ilk satırıyla açılmaz, çünkü o satır hiçbir alanı dolu olmayan bir kayıt olabilir. Adı dolu olan ilk alıcıyla açılır; böylece birleştirme alanlarını boş değil, dolu görürsünüz.

• Başlıkta alıcının adı ve "1 / 312" gibi bir sayaç bulunur; listede Önceki alıcı ve Sonraki alıcı ile gezinirsiniz
• Alıcılarda ada veya e-postaya göre arayın kutusu, en az emin olduğunuz kişi dahil herkesi doğrudan bulur
• Yeni sekmede aç, PDF’in kendisini kaydetmeniz ya da yazdırmanız için verir
• Bu kişiyi yeni sekmede aç, belgenin arkasındaki kaydı açar; bir değeri düzeltip düzeltilmiş kopyaya geri dönersiniz

Her kopya gerçek bir oluşturma işlemidir, bu yüzden önizleme önce bir an alıcının adıyla "… için PDF hazırlanıyor…" der. Bir kişinin belgesi oluşturulamazsa "Bu alıcı için belge oluşturulamadı." yazar ve Tekrar dene sunar; olmamış bir şeyi olmuş gibi göstermez. İleri geri gezinmek hızlı olsun diye her önizleme birkaç dakika saklanır; şablonu, dosya adını ya da kişiyi düzenlediğinizde yenisi oluşturulur.

Sınırları bilin

Bir belgenin kampanyanıza uyup uymadığını dört sınır belirler:

• En fazla 5.000 alıcı. Şablonu seçtiğiniz anda liste ya da segment kontrol edilir ve daha büyüğü bu sayı belirtilerek reddedilir. Gönderim anında da bir kez daha kontrol edilir
• Her PDF tek başına hesabınızın ek boyutu sınırının altında kalmalıdır. Ortak dosyaların toplamına eklenmez; sınırı aşan tek bir PDF yalnızca o kişi için oluşturulamaz
• Yalnızca taslakta: belge, kampanya taslakken seçilir, değiştirilir ya da kaldırılır
• Ekleri hesap bazında ekip tarafımız açar; kendi başınıza açabileceğiniz bir ayar yoktur

Gönderim anında bir kişinin PDF’i oluşturulamazsa ne olacağı teslimat biçimine bağlıdır. PDF’i ekle seçiliyse o kişinin e-postası yine gider; üzerinde varsa ortak dosyalar olur, kişiye özel PDF olmaz. Güvenli bağlantı seçiliyse o kişiye hiç e-posta gitmez, çünkü bağlantı belgesi olmadan asla gönderilmez. Gönderim anına kadar 5.000’i aşan bir liste için de aynı ayrım geçerlidir: ekli gönderimler PDF’siz çıkar, güvenli bağlantılı gönderimler herkesi atlar. İkisine karşı en ucuz sigorta, önizlemede birkaç kişiye bakmaktır.

PDF’in nasıl gideceğini seçin

Belge doğru okunuyorsa dosya adının hemen altındaki Teslimat seçimini yapın. PDF’i ekle belgeyi e-postaya koyar. Güvenli bağlantı ise onu gelen kutusunun dışında tutar: her alıcı kişisel bir bağlantı alır ve PDF açılmadan önce kayıtlı bir ya da iki bilgisini doğrular. Yöneticiniz varsayılanı değiştirmediyse yeni belgelerde Güvenli bağlantı seçili gelir.

Seçimi, bağlantının yerleşimini ve alıcının gördüğü her şeyi Belgeleri güvenli bağlantıyla gönderin rehberi anlatıyor. Dosyaya şifre koymak istiyorsanız Belgeleri erişim koduyla koruyun rehberini okuyun: eklenen bir PDF şifre taşıyamaz, oraya giden yol güvenli bağlantıdır. Herkese giden ortak dosyaları ise Kampanyaya dosya ekleyin rehberi anlatıyor.