Kuruluş güvenlik kurallarınızı belirleyin
Çalışma alanınızda iki adımlı doğrulamayı zorunlu kılın, girişin yalnızca Microsoft ile olup olmayacağını seçin, güvenli belge varsayılanlarını belirleyin.
Kişisel güvenlik, bir kişinin kendi girişini ne kadar dikkatli koruyacağına karar vermesidir. Kuruluş güvenliği ise sizin herkes adına karar vermenizdir; bu, sonuçları farklı olan başka bir iştir. Mailsoftly bu kuralları Güvenlik sayfasındaki tek bir kartta toplar. Hesabınıza göre kartta en fazla sekiz satır bulunur: iki adımlı doğrulama zorunluluğu, giriş yöntemi, otomatik çıkış, özel dosya bağlantıları, güvenli belge bağlantıları ve destek erişimi; hesabınız için geçerliyse bunlara Düzenlemeye Tabi Ortam ve e-posta alt bilgisi gerekçesi de eklenir. Bu rehberin başladığı iki kural, yani iki adımlı doğrulama ve giriş yöntemi, bir yönetici açana kadar her hesapta kapalıdır.
Bu rehber o kartı anlatıyor. Kartı bulacak, çalışma alanının tamamı için iki adımlı doğrulamayı zorunlu kılacak, bir kurulum süresi ve kabul edeceğiniz yöntemleri seçecek, süre işlerken ekip arkadaşlarınızın tam olarak neyle karşılaşacağını göreceksiniz. Sonra da daha ağır kararı tartacaksınız: parola ile girişi herkes için kapatıp yalnızca Microsoft iş hesaplarına geçmek. Rehber, kişiye özel belge gönderen hesaplar için güvenli belge bağlantılarının varsayılanlarıyla bitiyor.
Kartı bulun
Ayarlar bölümünü açıp Güvenlik sayfasına gidin. Sayfada üç blok vardır. Parola değiştirme ve 2 adımlı doğrulama yalnızca sizindir; onları hesabınızı güvende tutun rehberi anlatıyor. Üçüncü blok, yani Kuruluş güvenliği, bu rehberin konusu.
Kart yalnızca yöneticilere ve kullanıcıları yönetme yetkisi olan ekip arkadaşlarına görünür. Bunların dışındaki biri aynı sayfayı açtığında iki kişisel kartı görür, fazlasını değil; yani kendisini bağlayan bir kuralı değiştirmesinin yolu yoktur. Başlığın altında kart, çalışma alanınızın adını anar ve aynı şeyi tek cümlede söyler: bu kurallar oradaki herkes için geçerlidir ve yalnızca yöneticiler değiştirebilir.
Karttaki her şey tek bir Değişiklikleri kaydet düğmesiyle birlikte kaydedilir ve ardından "Güvenlik ayarları kaydedildi." bildirimi çıkar.
İki adımlı doğrulama zorunluluğu da yalnızca Microsoft ile giriş de kapalı başlar. Bu özellik geldiğinde ekibiniz için hiçbir şey değişmedi ve siz karar verene kadar da değişmeyecek; yani kartı açıp okuyup öylece bırakabilirsiniz.
Güvenlik ayarlarınızı Mailsoftly’de açın
İki adımlı doğrulamayı herkes için zorunlu kılın
Üstteki anahtar şunu der: Parola ile giriş yapan herkes için iki adımlı doğrulamayı zorunlu kıl. Kapalıyken yanındaki etiket Zorunlu değil yazar ve altındaki ayarlar soluklaşır. Açtığınızda düzenlenebilir hâle gelirler.
Kural açıkken o etiket canlı bir sayaca dönüşür: hangi tarihten beri zorunlu olduğunu ve toplam üye içinden kaçının doğrulamayı kurduğunu yazar. İlk hafta izlenecek rakam budur, çünkü verdiğiniz sürenin sessizce mi yoksa gürültüyle mi dolacağını size o söyler.
Bir grup hiç sorgulanmaz. Google veya Microsoft ile giriş yapanlar zaten o sağlayıcı tarafından doğrulanmıştır ve kart bunu seçeneklerin altında söyler. Kural, kapatmak için var olduğu kapıya, yani parola ile girişe uzanır.
Kurulum sayacını birkaç gün izleyebileceğiniz bir zamanda açın. Anahtarı bir hafta kapalı bırakıp önce ekibe haber vermenin hiçbir maliyeti yok.
Kurulum süresini ve kabul edeceğiniz yöntemleri seçin
Anahtarın altında iki ayar durur ve ikisi de göründüğünden daha önemlidir.
- Kurulum süresi, insanlara doğrulamayı kurmaları için tanıdığınız süredir: Hemen, 1 gün, 7 gün (önerilen), 14 gün ya da 30 gün. Sonradan katılan biri aynı süreyi, kuralı açtığınız günden değil, kendi katıldığı günden itibaren alır; yani yeni başlayan biri ilk sabahında hiçbir zaman gecikmiş olmaz.
- Kabul edilen yöntemler iki seçenektir: Doğrulama uygulaması veya e-posta kodu ya da Yalnızca doğrulama uygulaması. Kartın kendi tavsiyesi doğru olanıdır: güvenlik ekibiniz e-posta kodlarını kabul etmiyorsa yalnızca uygulamayı seçin. E-posta kodu bir uygulamadan zayıftır ama tek başına paroladan çok daha güçlüdür ve hiçbir kurulum gerektirmez.
Süreyi sonradan değiştirmek kimsenin sayacını sıfırlamaz. İşlemekte olan süreler kendilerine verilen tarihi korur; yani henüz başlamamış kişiler için süreyi kısaltıp uzatırken, başlamış olanların hedefini kaydırmazsınız.
Hemen gerçekten hemen demektir. Parolayla giriş yapan herkes, bir sonraki sayfa yüklemesinde kuralla karşılaşır; parolayla giriş yapıyorsanız buna siz de dahilsiniz. Bu seçeneği yalnızca ekibe önceden haber verdiyseniz kullanın.
Ekip arkadaşlarınız ne görecek. Bu kuralla ilgili hiçbir şey e-postayla gelmez, bu yüzden karşı taraftan nasıl göründüğünü bilmekte fayda var. Süre işlerken her sayfanın üstünde sarı bir şerit durur: kuruluşunuz iki adımlı doğrulama istiyor, giriş yapmaya devam edebilmek için belirtilen tarihe kadar kurun. Şeritteki Şimdi kur bağlantısı kişiyi kendi Güvenlik sayfasındaki 2 adımlı doğrulama kartına götürür. Yalnızca doğrulama uygulamasını seçtiyseniz şerit bir doğrulama uygulaması kullanmalarını da söyler.
Süre dolduğunda şerit kırmızıya döner ve doğrulama kurulana kadar her sayfa kişiyi Güvenlik sayfasına yönlendirir. Kimse Mailsoftly’nin dışına atılmaz; yalnızca sorunu çözen tek ekrana yönlendirilir. Destek talepleri bu süre boyunca da açık kalır, yani gerçekten sıkışan biri yine bir insana ulaşabilir.
Kuralı açtığınız gün kendi notunuzu da gönderin. Şerit ne yapılacağını anlatır, bir yöneticinin iki satırı ise nedenini anlatır; destek taleplerini asıl durduran kısım budur.
Yalnızca Microsoft iş hesaplarına karar verin
Kartın ikinci yarısı Giriş yöntemi başlığını taşır ve ilkinden daha büyük bir karardır. İki seçenek var:
- Parola, Google veya Microsoft her çalışma alanının başladığı yerdir ve üç kapıyı da açık bırakır.
- Yalnızca Microsoft iş hesapları diğer ikisini kapatır. Çalışma alanındaki herkes için parola ile giriş ve parola sıfırlama çalışmayı bırakır. Davetler bundan sonra parola belirlenerek değil, Microsoft ile giriş yapılarak kabul edilir ve e-posta adresinin arkasında bir Microsoft iş hesabı olmayan bir üye hiç giriş yapamaz.
Mailsoftly, siz parolayla giriş yapmışken bunu ayarlamanıza izin vermez. Seçenek kilitli kalır ve sarı bir ipucu, kendinizi dışarıda bırakmamak için önce Microsoft ile giriş yapmanızı söyler; form kaydedilirken sunucu da aynı şeyi bir kez daha denetler, yani parola oturumundan uygulamayı ikna etmenin yolu yoktur.
Microsoft oturumundayken seçeneği işaretlediğinizde, hiçbir şey yazılmadan önce bir onay penceresi çıkar. Sonucu eksiksiz tekrarlar: parola ile giriş, siz dahil çalışma alanındaki herkes için çalışmayı durduracak ve e-posta adresinde Microsoft iş hesabı olmayan üyeler giriş yapamayacak.
Onaylamadan önce kullanıcı listesinin tamamını kontrol edin. Herkesin, Mailsoftly’de kullandığı e-posta adresiyle aynı adreste bir Microsoft iş hesabı olması gerekir. Kişisel Microsoft hesapları reddedilir, Google da öyle.
Geri dönüş aynı kart ve aynı Değişiklikleri kaydet düğmesidir; yani hâlâ içeri girebilen herhangi bir yönetici bunu geri alabilir. Kilitlenme koruması tam olarak bunun için var: içinizden en az birinin her zaman girebilmesini sağlar.
Güvenli belge bağlantılarının varsayılanlarını belirleyin
Hesabınız kişiye özel belgeleri güvenli bağlantıyla gönderiyorsa aynı kartta, Özel dosya bağlantıları ile Destek erişimi arasında bir Güvenli belge bağlantıları satırı bulunur. Bu satır yalnızca güvenli belgelerin ekip tarafımızdan açıldığı hesaplarda görünür. Satırın başı güncel varsayılanları tek satırda özetler: varsayılan teslimatı, bağlantıların kaç gün geçerli olduğunu ve kilitlenmeden önce kaç hatalı denemeye izin verildiğini. Giriş metni de kapsamı çizer: her yeni gönderim bu varsayılanlarla başlar, gönderenler teslimatı, alanları ve süreyi gönderim başına yine değiştirebilir.
Altında beş grup açılır: Gönderim ve doğrulama, Kilitlenme uyarıları, E-postada, Alıcıların gördüğü sayfa ve Saklama. İlk hâliyle belgeler Güvenli bağlantıyla gider, bağlantılar 30 gün geçerlidir, 5 hatalı yanıttan sonra bağlantı kalıcı olarak kilitlenir, kilitlenme uyarıları tüm yöneticilere gider, e-postada etiket yoksa bir bağlantı butonu eklenir, indirilen dosyalar kilitlenmez ve saklanan belge, bağlantısı çalışmayı bıraktıktan 7 gün sonra kaldırılır. Satır, kartın geri kalanıyla aynı Değişiklikleri kaydet ile kaydedilir ve aynı "Güvenlik ayarları kaydedildi." bildirimi çıkar.
Satırdaki her ayarı aralıklarıyla birlikte Güvenli belgeleri takip edin ve yeniden gönderin, sözü geçen erişim kodunu ve dosya kilidini de Belgeleri erişim koduyla koruyun rehberi anlatıyor.
Bu kurallar kuruluşunuzun gerçek çalışma biçimine göre ayarlandığında, bir güvenlik anketine verdiğiniz yanıt bir vaat olmaktan çıkıp ekran görüntüsüne dönüşür. Hesabınızı güvende tutun kişisel tarafı, ekibinizi davet edin ve rolleri belirleyin ise çalışma alanında kimin bulunduğunu anlatıyor.
Sık sorulan sorular
Mailsoftly’de kuruluş güvenlik kurallarını yalnızca yöneticiler mi değiştirebilir?
Evet, Mailsoftly’de kuruluş güvenlik kurallarını yalnızca yöneticiler ve kullanıcıları yönetme yetkisi olan ekip arkadaşlarınız değiştirebilir. Diğer kullanıcılar kendi kişisel güvenlik ayarlarını görebilir ancak kuruluşun tamamını etkileyen kuralları değiştiremezler. Bu kurallar, Güvenlik sayfasındaki Kuruluş güvenliği kartında yer alır ve yalnızca yetkili kişiler tarafından düzenlenebilir.
Kuruluşumda iki adımlı doğrulamayı zorunlu kıldığımda ekip arkadaşlarım neyle karşılaşacak?
İki adımlı doğrulamayı zorunlu kıldığınızda ekip arkadaşlarınız, Mailsoftly’de her sayfanın üstünde sarı bir şerit görür ve belirtilen tarihe kadar doğrulamayı kurmaları istenir. Süre dolarsa şerit kırmızıya döner ve kullanıcılar doğrulamayı tamamlayana kadar Güvenlik sayfasına yönlendirilir. Kimse sistem dışına atılmaz, yalnızca bu işlemi tamamlamaları beklenir.
Mailsoftly’de yalnızca Microsoft iş hesaplarıyla giriş yapmayı seçtiğimde ne olur?
Yalnızca Microsoft iş hesaplarıyla giriş yapmayı seçerseniz, Mailsoftly’deki tüm ekip üyeleri için parola ile giriş ve parola sıfırlama devre dışı kalır. Bundan sonra davetler yalnızca Microsoft ile giriş yapılarak kabul edilir ve e-posta adresinde Microsoft iş hesabı olmayan bir üye giriş yapamaz. Bu kararı almadan önce kullanıcı listenizi kontrol etmeniz önerilir.
Kendi hesabınızda denemeye hazır mısınız?
Google Workspace veya Microsoft 365 hesabınızla ücretsiz başlayın. Kredi kartı gerekmez.
