Otomasyonda zamanlamayı ve girişleri yönetin

Tempoyu Bekle adımıyla kurun

Bekle, düz bir gecikmedir. İki adımın arasına girer ve sonraki adım çalışmadan önce her kişiyi orada belirli bir süre tutar.

• Bir Bekle adımını açtığınızda sık kullanılan süreler hazır düğmeler olarak gelir: 15 dakika, 30 dakika, 1 gün, 3 gün, 7 gün. Tek tık hem sayıyı hem birimi ayarlar.
• Ya da kendiniz yazarsınız. Sayı kutusu 1 ve üzerini kabul eder, birim listesinde ise tam olarak iki seçenek vardır: Gün ve Dakika.
• Alanların altındaki önizleme satırı, adımı kapatmadan önce süreyi size geri okur.

Bir kişi Bekle adımındayken o kişinin akışı orada park eder ve başka hiçbir adım ilerlemez. Kişiler sekmesinde bu adım Devam ediyor olarak görünür; bekleyen bir kişiyi biten bir kişiden böyle ayırt edersiniz. Bekle adımına en çok yaslanan akış damla mail serisidir.

Açana ya da tıklayana kadar Şu Olana Kadar Bekle ile bekletin

Şu Olana Kadar Bekle (akışa eklendikten sonra kartında Şu zamana kadar bekle diye görünür), ikinci zamanlama adımıdır ve tamamen başka bir mantıkla çalışır. Herkesi aynı sabit süre boyunca tutmak yerine, her kişiyi bir şey yaptığı anda serbest bırakır.

• Şu olur olmaz devam et artık gruplanmış bir seçici. E-posta grubunda: Kişi e-postayı açınca, Kişi bir bağlantıya tıklayınca; ikisi de bu otomasyonun o kişiye gönderdiği son maile bakar. Kişi grubunda: Kişi bir form gönderince, bir form seçicisi ya da Formlarınızdan herhangi biri seçeneğiyle gelir ve yanıtı e-posta adresine göre eşleştirir; Kişi bir koşulla eşleşince ise Koşul adımının kullandığı kural kurucunun aynısını açar. Listelenen olaylar hesabınızdaki kanallara göre değişir.
• Şu süre sonra beklemekten vazgeç alanı bir gecikme değil, tavandır. Aynı sayı ve birim alanlarıyla ayarlanır. Yirmi dakikada tıklayan yirmi dakikada ilerler, hiç tıklamayan ise tavan dolduğunda ilerler. Alanın altındaki ipucu süre dolunca ne olacağını yazar: eklediyseniz Hayır dalına, yoksa sonraki adıma geçilir.
• Alanların altındaki önizleme satırı her şeyi geri okur: "Bu olur olmaz devam eder. En geç 3 gün sonra yine de devam eder."
• İki sonucun farklı yollara gitmesini istiyorsanız hemen ardına bir Koşul adımı koyun. Koymazsanız her iki sonuç da aynı sonraki adımda birleşir.

Mailsoftly bekleyen kişiyi yaklaşık on dakikada bir kontrol eder; yani bu adım açılma ya da tıklamadan hemen sonra değil, birkaç dakika içinde çözülür.

Otomasyonlarınızı Mailsoftly’de açın

Giriş filtresiyle yanlış kişileri dışarıda bırakın

Oluşturucuda tetikleyicinin hemen altında sakin bir "+ Giriş filtresi ekle" bağlantısı durur. Filtreyi açtığınızda ya da kayıtlı koşullarınız olduğunda bu bağlantı, Otomasyona giren kişileri filtrele kartına dönüşür. Kartın kendi anahtarı ve koşul sayısını gösteren küçük bir rozeti vardır. Kapı burasıdır.

İçindeki mavi notu dikkatle okuyun, çünkü bu kontrol çoğu filtrenin tersine çalışır: "Kişi seçilen filtreyle eşleşirse otomasyonu tetikleme." Yani eşleşmek, dışarıda kalmak demektir. Kartın alt yazısı da aynı şeyi söylüyor: Eşleşen kişiler otomasyona girmez.

• Kuralı koşul satırlarından kurarsınız: bir alan, bir operatör, bir değer; satırlar ve ya da veya ile bağlanır, gerekirse gruplanır. Operatörler Eşittir, Eşit değil, İçerir, Şununla başlar, Şununla biter, İçermez, Boş ve Boş değil. Alan olarak Tags ya da Lists seçerseniz satır değişir: değer kutusu gerçek etiket ve listelerinizin seçicisine döner, operatörler de Etiketi var, Etiketi yok, Herhangi bir etiketi var, Hiç etiketi yok ya da bunların liste karşılıkları olur.
• Kimi içeri almak istemediğinizi düşünerek yazın. Sözleşmeli müşterilerini atlaması gereken bir yeniden kazanım akışı için tek satır yeter: alan olarak kendi hizmet seviyesi alanınız, operatör olarak Eşittir, değer olarak da o müşterilerin taşıdığı değer. Aşağıdaki ekranda bu Service tier Eşittir Retainer olarak duruyor.
• Filtreyi çalıştıran anahtar hem kartın üzerinde hem pencerenin içindeki notta durur; ikisi aynı anahtardır. Kapattığınızda not turunculaşır ve bunu açıkça söyler: "Bu filtre kapalı. Her kişi otomasyona girer." ve "Koşullarınız kayıtlı ancak filtre kapalıyken uygulanmaz."
• Hiç koşulu olmayan bir filtre, doldurulmuş gibi duran boş bir satır yerine dürüst bir boş durum gösterir: "Henüz koşul yok" ve bir Yeni Koşul Ekle düğmesi.
• Baştan başlamak istediğinizde Filtreyi Temizle bütün satırları tek seferde boşaltır.

Bu satırlar, akışın ortasındaki Koşul adımının kullandığı kural kurucunun aynısıdır; yani bir dalda sorabildiğiniz her şeyi kapıda da sorabilirsiniz. Kural düzenleyicinin tamamını Otomasyonunuzu koşullarla dallandırın rehberinde bulabilirsiniz.

Koşulların üstündeki Filtre ne zaman çalışsın? sorusu kuralın ne sıklıkla kontrol edileceğini belirler ve iki yanıt birbirinden epey farklı davranır.

• Filtreyi başlangıçta bir kez çalıştır seçeneğinde her kişi akışa girerken bir kez kontrol edilir. Eşleşen kişi için hiç kayıt açılmaz, yani o kişi Kişiler sekmesinde hiç görünmez. Varsayılan budur ve çoğu akışın istediği de budur.
• Her adımdan önce filtreyi çalıştır seçeneğinde kural, kişi içeride olduğu sürece her adımdan önce yeniden kontrol edilir. Biri kurala uymaya başladığı anda bulunduğu yerden akıştan çıkar. Tek istisna beklemelerdir: kontrol, bekleme sürerken değil bittikten sonra yapılır. Dışarıda bırakma sebebi akış çalışırken doğabiliyorsa bunu seçin; örneğin ekibinizin yanıt veren herkese eklediği bir etiket.

Bir kişinin tekrar girip giremeyeceğine karar verin

Tekrar girişi iki ayar belirler ve ikisi de tetikleyicinin kendi ayarlarında durur.

• Her kişi için yalnızca bir kez çalıştır bunun keskin olanıdır. Açıkken her e-posta adresi bu otomasyona ömür boyu en fazla bir kez girer; aynı adresi paylaşan kişi kayıtları da tek kişi sayılır. Kapalıyken koşulları her sağladığında yeniden girer.
• Tekrar giriş açık olsa bile bir alt sınır vardır: aynı e-posta adresi on dakikadan sık geri giremez. Bu bekleme süresi aynı dalgadaki yinelenenleri tek girişe indirir, örneğin aynı adresi taşıyan üç kişi kaydının aynı anda etiket alması, ama saatler ya da günler sonraki gerçek bir yeniden girişe dokunmaz. Tetikleyici Ayarları’ndaki "Yinelenenler nasıl ele alınır" satırı bunu ayrıntısıyla anlatır.

İçeride kimin olacağını belirleyen iki kural daha var ve ikisi de yeterince sık şaşırtıyor.

• Neredeyse hiçbir tetikleyici geriye dönmez. Bugün açtığınız bir otomasyon yarın koşulu sağlayanları alır, geçen hafta sağlamış olanları değil. Tek istisna "Bir kişi listesindeki herkesi bu otomasyona ekle" tetikleyicisidir: o, seçtiğiniz listedeki herkesi ya yayına aldığınız anda ya da belirlediğiniz tarih ve saatte içeri alır. Sonrasında kendini çalıştı diye işaretler ve kendiliğinden bir daha çalışmaz. Yeniden yayına almak ya da yeni bir tarih seçmek listeyi tekrar çalıştırır.
• Kişi güncellendiğinde tetikleyicisi sandığınızdan fazlasını yok sayar. CSV içe aktarımının yaptığı değişiklikleri yok sayar, yani on bin satırlık toplu güncelleme on bin kişiyi akışa sokmaz. Kişinin ilk beş dakikasında olan hiçbir şeyi saymaz, çünkü kayıttan hemen sonra bir formun kalan bilgileri doldurması bir yaşam değişikliği değil, kaydın parçasıdır. Sistemin kendi yazdığı son etkileşim zamanı gibi teknik alanları da saymaz.

Şu anda içeride kimin olduğunu görün

Her otomasyondaki Kişiler sekmesi canlı listedir. Otomasyon Ayrıntıları ve Performans sekmelerinden sonra gelir ve rozeti, otomasyonun bugüne kadar başlattığı çalışma sayısını gösterir.

• Her çalışma için bir kart, en yeniden başlayarak, sayfa başına on altı tane; üstte ad, soyad ve e-postada arama yapan bir kutu.
• Her kart kişiyi, yüzdeli bir ilerleme çubuğunu ve o çalışmanın durumunu gösterir: devam ediyorsa bir anahtar, bittiyse yeşil Tamamlandı rozeti, durdurulduysa gri bir rozet.
• Listenin üstündeki sayı satırı aramanıza kaç çalışmanın uyduğunu söyler.

Canlı bir otomasyonda bu sekme boşsa henüz kimse tetiklememiş demektir. Bu bir zamanlama değil, tetikleyici sorusudur.

Tek bir kişinin çalışmasını okuyun

Herhangi bir karttaki oku açtığınızda çalışma bir zaman çizelgesine dönüşür. Bir kişinin tam olarak nerede olduğunu burada bulursunuz.

• En üstteki tetikleyici kartı o kişinin nasıl ve ne zaman girdiğini gösterir.
• Altında çalışmanın her adımı kendi rozetiyle durur: olup bitmiş adımda Tamamlandı, sırası gelmemiş adımda Yapılacak, akışın park ettiği adımda Devam ediyor, atlanmış ya da yarıda kesilmiş adımda Durduruldu.
• Henüz çalışmamış adımlar soluk görünür, çalışmanın üzerinde durduğu adım ise turuncu bir halka içinde durur. Biten her adımın yanındaki küçük etiket, kişi girdikten kaç gün sonra çalıştığını söyler; damla akış böylece +2 gün, +5 gün diye okunur.
• Gönderilen maillerin açılma ve tıklanma rozetleri olay gerçekleşince yeşile döner, bir koşulda ise kişinin tuttuğu dal aydınlık, diğer dal soluk kalır.

Elle kişi ekleyin

Otomasyona Kişi Ekle düğmesi yalnızca Kişiler sekmesinde görünür. Tetikleyicinin asla yakalayamayacağı kişiler için kullanın: akışı kurmadan önce gelmiş olan herkes ya da bugün başlatmak istediğiniz birkaç kişi.

• Arama ve filtrelerle istediğiniz kişilere inin, kutucuklarını işaretleyin, sonra Seçili kişiler için otomasyonu çalıştır deyin. Onay penceresi çalıştırmadan önce ne olacağını açıkça yazar.
• Suppression listesindeki adresler, şikayet etmiş kişiler ve abonelikten çıkmış kişiler bu listede hiç görünmez; yanlışlıkla seçmeniz mümkün değil.
• Bu otomasyondan daha önce geçmiş kişiler varsayılan olarak gizlidir. Gerçekten yeniden çalıştırmak istiyorsanız İşlenmiş kişilerin yeniden listelenmesine izin ver seçeneği onları listeye geri getirir.
• Herhangi bir adımda hâlâ eksik alan rozeti duruyorsa hiçbir kişi eklenmez ve sebebi size yazılı olarak söylenir. Önce o adımı tamamlayın.

Bir kişiyi çıkarın ve duraklatmanın herkese ne yaptığını bilin

Tek bir kişiyi çıkarma işi Kişiler sekmesinde o kişinin kartından yapılır. Satırdaki anahtarı kapatın, onaylayın; o kişinin çalışması bulunduğu yerde durur.

• Bunu bilerek yapın. Bir çalışma durdurulduktan sonra o satırda onu yeniden başlatacak bir kontrol kalmaz ve Mailsoftly bunu onay penceresinde söyler. O kişiyi sonra akışta istiyorsanız Otomasyona Kişi Ekle ile geri alırsınız, ama akış onun için birinci adımdan başlar.
• Bir kişiyi çıkarmak ne başkalarını ne de otomasyonun kendisini etkiler.

Şimdi canlı bir akışa dokunmadan önce insanların asıl merak ettiği iki soru.

İçeride kişi varken düzenleme yapmak güvenlidir. Her çalışma girişte alınmış bir fotoğraf olduğu için bir maili değiştirmek, adım eklemek ya da sırayı değiştirmek bundan sonra girecek kişiye işler; hali hazırda içeride olan herkes başladığı sürümle devam eder. Onlara ulaşan tek düzenleme, bir adımın kullandığı mail şablonunu silmektir: o adımın gönderecek bir şeyi kalmadığı için o çalışmalar durur.

Duraklatmak bir bekletme düğmesi değildir. Mailsoftly’de tek bir çalışma durumu kontrolü vardır ve kapalı hali anahtarda Duraklatıldı diye okunur; otomasyon listesi aynı durumu Deaktif olarak gösterir. Duraklatmak otomasyonu herkes için durdurur, yolun ortasındakiler dahil. Onlar sıraya girip sonra devam etmezler; her biri akışı bir sonraki adımı atmayı denediğinde düşer ve Şu Olana Kadar Bekle adımındaki biri için bu on dakika içinde olur. Devam ettirdiğinizde otomasyon bundan sonra tetikleyen kişiler için başlar, düşürdükleri için değil. Çok kısa bir duraklatma bunun istisnasıdır: üç günlük bir Bekle adımında oturan biri, siz beklemesi dolmadan duraklatıp devam ettirirseniz hiç etkilenmez, çünkü bu arada onu ilerletmeye çalışan bir şey olmaz.

• Tek anahtar hepsini kapsar: Taslak henüz yayında değil, Aktif çalışıyor, Duraklatıldı (listede Deaktif) devam ettirilebilir demektir; düğmeler de buna göre Etkinleştir, Duraklat ve Devam Ettir olarak okunur.
• Listeden birden fazla otomasyonu seçip hep birlikte duraklatabilirsiniz. Toplu etkinleştirme bilerek sunulmuyor, çünkü her otomasyon yayına çıkmadan önce kendi yayına alma özetiyle bir kez gözden geçirilmeyi hak ediyor.