Uyumluluğunuzu kanıtlayın

Uyumluluk sayfasını açın ve nereye gönderdiğinizi seçin

Ayarlar bölümünü açın, Hesap başlığının altındaki Uyumluluk sayfasına gidin. Sayfa hesabınıza uyan bölgeyle açılır; istediğiniz an değiştirebilirsiniz. Üstteki iki sekme dünyayı Kuzey Amerika ve Avrupa diye ikiye ayırır; altındaki ince satır ise o gruptaki ülkeyi seçer.

• Kuzey Amerika sekmesinde Amerika Birleşik Devletleri ve Kanada var
• Avrupa sekmesinde AB ve Birleşik Krallık ile Türkiye var
• En son hangi bölgeye baktıysanız, bir dahaki gelişinizde o bölge açılır

Her sekme, kapsadığı düzenlemelerin kısa adını yanında taşır; böylece hangi mevzuatı okuduğunuzu bir bakışta anlarsınız. Ofisinizin bulunduğu bölgeyi değil, alıcılarınızın yaşadığı bölgeyi seçin. Birden çok yere gönderiyorsanız sekmeleri tek tek gezin.

Bu sayfayı ekipteki herkes açabilir ve iki dosyayı da indirebilir; yönetici olma ya da belirli bir pakette olma şartı yok.

Uyumluluk sayfasını Mailsoftly’de açın

Bölgenizde yasanın sizden ne istediğini okuyun

Sayfanın ilk kartı olan Yasa sizden ne istiyor, o bölgedeki alıcılarınız için geçerli yükümlülükleri sade bir dille sıralar. Bilerek kısa tutulmuş: dört madde, hukuk jargonu yok, her maddenin altında tek satırlık açıklama var.

• Amerika Birleşik Devletleri, CAN-SPAM ve CPRA kapsamında: her e-postada posta adresiniz, dürüst başlık ve konu satırları, çalışan bir çıkış yolu ve bunun 10 iş günü içinde uygulanması, Kaliforniya sakinlerinden gelen erişim ve silme talepleri
• Kanada, CASL ve PIPEDA kapsamında: göndermeden önce onay, her iletide kendinizi tanıtmanız, 60 gün çalışan abonelikten çıkma ve ispat yükünün açıkça sizde olması
• AB ve Birleşik Krallık, GDPR ve PECR kapsamında: her e-posta için hukuki dayanak, kimin, ne zaman, nasıl ve neye onay verdiğini gösteren onay kanıtı, vermek kadar kolay olan bir geri çekme yolu ve taleplere bir ay içinde yanıt

Sağdaki Bilmekte fayda var paneli, o bölgede en sık yanlış bilinen iki şeyi ekler; örneğin AB tarafında önceden işaretli kutuların geçerli onay sayılmadığını ya da Kanada’da zımni onayın süresinin dolduğunu.

Türkiye sekmesi bu düzenden ayrılır. Orada dört maddelik bir yasa kartı yerine üç sayaç, üç adımlı bir İYS akışı ve sağ panelde KVKK başlığı altında üç madde bulursunuz: formlarınızda kısa bir aydınlatma metni göstermeniz, tarih ve kaynak içeren onay kayıtlarının ispat yükünüzü karşılaması, kişilerin verilerini sorup sildirebilmesi. Bu rehberin ürettiği onay kanıt raporu, o ikinci maddenin karşılığıdır.

Mailsoftly’nin sizin için neyi hallettiğini görün

Sizin için hallediliyor kartı, bir denetim formuna ekran görüntüsüyle ekleyeceğiniz bölümdür. Dört madde, her birinin yanında yeşil bir onay işareti. Bunlar açmayı hatırlamanız gereken ayarlar değil, platformdaki her gönderim için geçerli olan davranışlardır.

• Her kampanyada abonelikten çıkma bağlantısı. Varsayılan olarak her kampanyaya eklenir, yani gönderdiğiniz herhangi bir iletiye bakan biri çıkış yolunu görür
• Tek tıkla abonelikten çıkma başlıkları. Gmail, Yahoo ve Outlook bu başlıkları okuyup gönderen adınızın yanında kendi çıkış düğmesini gösterir; büyük e-posta sağlayıcıları toplu göndericilerden artık bunu bekliyor
• Çıkış talepleri anında uygulanır. Çıkan kişi bir sonraki gönderimden itibaren hariç tutulur, arada bekleme süresi yoktur
• Her kişi için onay kaydı. Tarih, kaynak ve liste üyeliği olay anında denetim izine yazılır; 5. adımı mümkün kılan da budur

Son madde en az dikkat çekeni, ama satın alma tarafının asıl önemsediği o. Mailsoftly siz sorduğunuzda onayı sonradan derlemiyor; kayıt, kişi hesabınıza girdiği anda yazılıyor ve sonradan değiştirilemiyor.

Posta adresinizi kayda geçirin

Sizden beklenenler kartı, platformun değil sizin üstünüzde kalan işleri toplar. Amerika Birleşik Devletleri ve Kanada sekmelerinde kart Kayıtlı posta adresi satırıyla başlar, çünkü iki mevzuat da ticari e-postada gerçek bir fiziksel adres ister. Yeşil onay işareti adresin kayıtlı olduğunu gösterir ve adresin kendisini de yazar; turuncu ünlem işareti eksik olduğunu söyler.

• Düzenle düğmesine basın, adres hiç yoksa Adres ekle düğmesine basın; ikisi de sizi Şirket ayarlarına götürür
• Kurumunuzun postayı gerçekten aldığı adresi, kat ve daire bilgisiyle birlikte kaydedin
• Geri dönüp satırın yeşile döndüğünü görün, sonra aynı adresin e-posta alt bilginizde de göründüğünden emin olun

Dernekler, vakıflar ve kamu kurumları için bu genellikle tescilli merkez adresidir. Resmî kayıtlarınızda görünen adresin aynısını kullanmak işinizi kolaylaştırır: belgeleri karşılaştıran biri iki yerde aynı adresi görür.

Kartın kalan satırları iki indirmeden ibaret; çoğu kişinin bu sayfayı açma sebebi de onlar.

Onay kanıt raporunu indirin

Onay kanıt raporu, her mevzuatın bir biçimde sorduğu soruyu yanıtlar: kim, ne zaman ve nereden onay verdi. Yanındaki liste seçicisinden kapsamı belirleyin, ister Tüm kişiler ister tek bir liste, sonra İndir düğmesine basın. CSV anında iner.

Dosyada dokuz sütun var:

• E-posta, İsim ve Soyisim kişiyi tanımlar
• Recipient Type sütununda individual ya da business yazar
• Consent Date kaydın oluştuğu anı gösterir; sütun başlığı hangi saat diliminde yazıldığını da söyler ve bunu kendi profilinizden alır
• Consent Kaynak adresin nasıl geldiğini söyler: import, form, api, manual, webhook, automation gibi
• Kaynak Detail kaydın alındığı yeri adlandırır, örneğin form adını ya da içe aktarma dosyasını
• Durum sütununda consented ya da opted_out yazar
• Opt-out Date yalnızca abonelikten çıkanlarda doludur, diğerlerinde boştur

Bir hibe raporunda olağan tercih, Tüm kişiler yerine tek bir liste seçmektir: kanıt böylece fon verenin sorduğu programla sınırlı kalır.

Onay tarihi, kişinin kendi kayıtlı geçmişinden gelir. Bu geçmiş tutulmaya başlamadan önce hesabınızda olan adresler için dosya, kişi kaydının oluşturulduğu tarihe düşer. Bu, kaydın oluşturulma tarihidir; toplanmış bir onayın kendi tarihi değil. Eski bir liste için asıl onay belgesi sorulursa onu, onayı topladığınız yerden çıkarmanız gerekir.

Çıkış listesini indirin, sonra tekil talepleri yanıtlayın

Çıkış listesi ikinci indirmedir ve daha basittir: abonelikten çıkan tüm adresler ve tarihleri. İndir düğmesine bastığınızda üç sütunlu bir dosya alırsınız.

• E-posta
• Opt-out Date, yine profilinizdeki saat diliminde
• Scope sütununda, kişi her şeyden çıktıysa all, yalnızca kampanya iletilerinden çıktıysa Kampanyalar yazar

Bu dosya, diğer sistemlerinizi yöneten kişiye vereceğiniz dosyadır. Bağış takip yazılımınız, üye kayıt sisteminiz ya da etkinlik platformunuz da e-posta gönderiyorsa, bu liste onların "bana bir daha yazmayın" diyen birine yazmasını engeller. Bir programı kapatırken de saklamanız gereken dosyadır: kimin çıktığının kaydı, çıkışa sebep olan kampanyadan sonra da elinizde kalır.

Çıkış listesini Türkiye sekmesinde bulamazsınız; o sekme İYS akışına ayrılmıştır ve yalnızca onay kanıt raporunu taşır. Dosyayı almak için Amerika Birleşik Devletleri ya da AB ve Birleşik Krallık sekmesine geçin, iki sekme de aynı dosyayı üretir.

Kartın son satırı olan Veri sahibi talepleri bir araç değil, bir yönlendirmedir. Tek bir kişi hakkınızda ne tuttuğunuzu sorduğunda ya da silinmek istediğinde Kişilere git düğmesine basın, kişiyi bulun ve profilinden ilerleyin. Kişi sayfasındaki Etkinlik sekmesi, o kişinin nasıl oluşturulduğunu ve aboneliklerinin nasıl değiştiğini gösterir; kanıt raporunun tek kişilik hâlidir ve çoğu zaman soruyu tek bir yanıtla kapatmaya yeter.

Bir çıkışın geri alınmasıyla ilgili soru gelirse bilmeniz gereken son şey şu: alıcı kendi isteğiyle çıktığında ekibinizden kimse bunu içeriden geri alamaz. Yalnızca o kişi yeniden abone olabilir. Bu, kendi personelinize konmuş bir sınırdır ve bir uyumluluk incelemesinde eksik bir düğme gibi değil, bilinçli bir tercih gibi okunur.

Bölge seçili, adresiniz kayıtlı ve iki dosya elinizdeyken, onay ve abonelikten çıkma sorularını hafızanızdan değil kendi kayıtlarınızdan yanıtlarsınız.