Veri sahibi talebini yanıtlayın
Bir kişi verilerini sordu ya da silinmesini istedi. Kişiyi bulun, onay kaydını okuyun, kanıtı dışa aktarın, sonra bilerek arşivleyin veya silin.
Gelen kutunuza "hakkımda ne tutuyorsunuz" ya da "bütün verilerimi silin" diyen bir e-posta düşer. Bir dernek, bir belediye, bir okul ya da bir hukuk bürosu için bu bir destek talebi değil, işlemeye başlayan bir yasal süredir. Bu rehber işin tamamını, yapılması gereken sırayla anlatır; böylece bugün harekete geçer, sonrasında da elinizde kayıt kalır.
Başlamadan önce işin çerçevesini bilin. Mailsoftly’de talep kuyruğu, durum takibi ya da imzalı bir silme belgesi üreten bir düğme yoktur. Bunun yerine her kişinin nasıl geldiğini ve onayının nasıl değiştiğini gösteren eksiksiz bir kayıt, iki dışa aktarma ve kişiyi kaldırmanın iki farklı yolu vardır. İşin kendisi elle yapılır, kanıtı ise kendiliğinden birikir.
Buradaki hiçbir şey hukuki danışmanlık değildir; Mailsoftly de hukuki danışmanlık vermez. Uyumluluk sayfası bunu kendi üzerinde tek satırla yazar. Bir talebin sizi neye, hangi süre içinde mecbur bıraktığına avukatınız ya da veri sorumlunuz karar verir. Bu rehber yalnızca bilgilerin ve kontrollerin nerede olduğunu gösterir.
Talebin ne istediğini ayırt edin
Aynı gelen kutusuna iki farklı talep düşer ve ikisi farklı işlem ister.
- Erişim. "Hakkımda ne tutuyorsunuz?" Yanıtı, kişinin kaydında duran bilgiler ve onayın nasıl alındığıdır. Hiçbir şey kaldırılmaz.
- Silme. "Verilerimi silin." Kaydı kaldırırsınız. Bunun doğru yanıt olup olmadığı, saklamakla yükümlü olduğunuz başka veriler var mı sorusuna bağlıdır; o soru bu sayfanın değil, avukatınızın alanıdır.
Mailsoftly, Uyumluluk sayfasında bu satırı sizin için adlandırır. Türkiye sekmesinde sağdaki panelde KVKK başlığı ve üç madde durur: formlarınızda kısa bir aydınlatma metni gösterin, tarih ve kaynak içeren onay kayıtları ispat yükünüzü karşılar, kişiler verilerini sorabilir ve sildirebilir. Üçüncü madde doğrudan bu rehberin konusudur ve kişiyi açıp dışa aktarmanızı ya da silmenizi söyler.
Avrupa’ya da gönderiyorsanız AB ve Birleşik Krallık sekmesine geçin. Orada aynı satır Veri sahibi talepleri adıyla, "Kişiyi bulun, verilerini dışa aktarın veya silin." açıklamasıyla ve Kişilere git düğmesiyle çıkar. Hemen üstündeki yasa kartı ise GDPR beklentisini yazar: erişim, silme ve taşınabilirlik taleplerine bir ay içinde yanıt.
Mailsoftly’de talep kuyruğu ve otomatik silme belgesi yoktur. Hiçbir yer talebin geldiğini kaydetmez, hiçbir sayaç işlemez, sonunda hiçbir belge üretilmez. Talebi kurumunuzda başka kayıtları tuttuğunuz yerde tutun; bu rehberi de işin ürün içinde geçen kısmı olarak okuyun.
Kişiyi kitlenizde bulun
Sol menüden Kişiler bölümünü açın. Tablonun üstündeki arama kutusu İsim veya E-Posta İle Ara yazar ve hem ad soyadın hem de e-posta adresinin içinde arama yapar. En hızlı yol, talebin geldiği adresi doğrudan yapıştırmaktır.
Bir kişinin listede yokmuş gibi görünmesinin iki nedeni olabilir ve ikisi de veri talebi açısından önemlidir.
- Kişi arşivlenmiştir. Kişiler listesi yalnızca etkin kayıtları gösterir; arşivlenenler kendi görünümündedir.
- Adres suppression listenizdedir. Geri dönen ya da spam olarak işaretlenen adresler Kişiler listesinden, segment önizlemelerinden ve liste sağlığı puanlarından çıkarılır. Kişi hâlâ durur, yalnızca baktığınız yerde görünmez.
Arama boş dönüyorsa "elimizde kayıt yok" demeden önce ikisini de kontrol edin. Sayfa başlığındaki Kişiler yazısına basınca açılan menüde Aboneler, Arşivlenmiş, Abonelikten Çıkanlar ve suppression listesi tek tıkla açılır. Engellenmiş bir kişiye ayrıca dahil olduğu listeyi açıp adına tıklayarak da ulaşabilirsiniz.
Bu ekranda birkaç etiket hâlâ İngilizce görünür. Tablo başlıklarından NAME, COMPANY ve OLUŞTURD AT için henüz Türkçe karşılık tanımlı değil; yanlarındaki E-Posta, İş Unvanı ve Kaynak başlıkları Türkçedir. Sayfa başlığı menüsündeki suppression listesi girdisi de aynı nedenle Suppressions yazar. İşlevleri aynıdır; bu etiketlerin Türkçeleştirilmesi sürüyor.
Mailsoftly’de kişilerinizi açın
Profilde ne tuttuğunuzu okuyun
Kişinin adına tıklayıp profili açın. Soldaki kart "hakkımda ne tutuyorsunuz" sorusunun kısa yanıtıdır: ad, e-posta, telefon, kaydın oluşturulma zamanı ve ekipteki sahibi. Boş alanlarda Belirtilmemiş yazar. Sağdaki panel sekmelere ayrılır ve Kişi Detayları geri kalanı taşır: içe aktardığınız özel alanlar, kişinin dahil olduğu listeler ve etiketleri.
Çoğu hesapta bilginin tamamı gerçekten bu kadardır. Profilin arkasında ikinci bir profil, sekmelerin dışında duran bir kişi verisi yoktur; bu yüzden bir erişim talebini bu ekranı okuyarak yanıtlayabilirsiniz.
Özet kartındaki Katılıma Tarihi alanını onay kanıtı diye aktarmayın. Bu alan bugün gerçek bir onay anını değil, kaydın oluşturulma tarihini yansıtıyor; yani hemen üstündeki Oluşturulma Zamanı satırından fazlasını söylemiyor. Kaynağı asıl taşıyan yer bir sonraki adımdaki Etkinlik sekmesidir; denetime aktaracağınız alan odur.
Etkinlik sekmesini onay kaydınız olarak kullanın
Etkinlik sekmesini açın. Sekmenin kendi alt başlığı ne işe yaradığını söyler: bu kişinin nasıl oluşturulduğu ve aboneliklerinin nasıl değiştiği. Bu, onay kanıt raporunun tek kişilik hâlidir ve "adresimi nereden buldunuz" sorusunu çoğunlukla tek yanıtta kapatır.
Beş tür olay kaydedilir, en yenisi üstte, yirmi beşerlik gruplar hâlinde ve altta Daha fazla yükle bağlantısıyla:
- Kişi oluşturuldu
- Abone oldu, hangi abonelik için olduğu ya da Tüm e-postalar yazısıyla
- Abonelikten çıktı, aynı biçimde
- Listeye eklendi, liste adı bağlantılı
- Listeden çıkarıldı
Her satırın altında kaynağı sade bir dille yazar: İçe aktarma, Form gönderimi, Tercih sayfası, Tek tıkla abonelikten çıkma, Elle eklendi, Yönetici, API, Otomasyon, Webhook ya da Sistem. Kaynağın adı da yakalanmışsa iki nokta üst üsteden sonra yazılır; böylece bir satır "Form gönderimi: Bülten kaydı" diye okunur ki denetimin duymak istediği cümle tam olarak budur. Değişikliği ekipten biri yaptıysa adı parantez içinde satırın sonunda görünür.
Bu satırlar hiç kimse tarafından, siz dahil, düzenlenemez ve silinemez. Zaten anlamı da budur.
Bu kayıt tutulmaya başlamadan önce eklenmiş bir kişide tek bir Kişi oluşturuldu satırı görürsünüz; o satır kaydın kendi oluşturulma tarihinden ve kayıtlı kaynak bilgisinden türetilir. Kişinin nereden geldiğine dair makul bir ifadedir ama yakalanmış bir olay değildir. Bu yüzden eski bir liste için denetim asıl onay belgesini isterse, onu topladığınız yerden çıkarmaya hazır olun.
Hiçbir şeyi değiştirmeden önce kanıtı dışa aktarın
Atlandığında sonradan pişman olunan adım budur. Kişi silindikten sonra Etkinlik sekmesinin tutunacağı bir kayıt kalmaz, onay kanıt raporunun da yazacağı bir satır olmaz. Kayıtlar Mailsoftly’nin içinde durmaya devam eder ama arayüzde hiçbir yer onları size bir daha göstermez. Önce dışa aktarın, sonra işlem yapın.
Ayarlar bölümünü açın, Hesap başlığının altındaki Uyumluluk sayfasına gidin ve Onay kanıt raporu satırını kullanın. Yanındaki listeden kapsamı seçip İndir deyin. Tek kişilik bir kapsam yoktur; bu yüzden kişinin dahil olduğu listeyi ya da Tüm kişiler seçeneğini seçin, sonra hesap tablosunda o adresi süzün. Dokuz sütun yanıtın tamamını tek satırda verir: ad ve adres, alıcı türünün individual mı business mı olduğu, onay tarihi ve hangi saat diliminde yazıldığı, kaynağı ve kaynağın adı, kişinin consented mı opted_out mu göründüğü ve varsa çıkış tarihi. Sütun başlıkları da bu değerler de her hesapta İngilizce üretilir; Türkçe kullanıyor olmanız bunu değiştirmez.
O satırı, ya da dosyanın tamamını, yanıtınızla birlikte saklayın. Bir denetimde tarihli ve hazır duran bir dosya, soru geldikten sonra üretilen dosyadan daha ağır basar.
Yazılım tarafında desteğiniz varsa tek bir kişinin kaydını API ile de çekebilirsiniz: kişiyi tam adresiyle aratıp kaydın tamamını JSON olarak okursunuz. Mailsoftly API’sini kullanın anahtarı, uç nokta listesini ve ilk çağrıyı anlatıyor. Silme için bir uç nokta yoktur; sonraki adımdaki kaldırma işlemi her zaman arayüzden yapılır.
Arşivlemekle silmek arasında bilerek seçim yapın
Kişiler listesinde bir satırın üzerine gelince sonunda üç noktalı bir düğme belirir. Açtığınızda Göster, Düzenle, Arşivle, bir ayraç ve kırmızı Sil çıkar. Aynı iki seçenek profilde ve toplu işlem çubuğunda da vardır. Bunlar aynı işin hafif ve ağır hâli değil, gerçekten farklı iki işlemdir.
Arşivle tek bir işareti çevirir. Kişi, Kişiler listesinden çıkar ve Arşivlenmiş görünümüne düşer; orada aynı kontrol Arşivden Çıkar yazar ve kişiyi geri alır. Bunun dışında hiçbir şey değişmez: listeleri, etiketleri, abonelikleri ve etkinlik kaydı olduğu gibi kalır. Geri alınabilir bir işlemdir ve ne yapmanız gerektiğini netleştirene kadar kaydı yoldan çekmek için doğru seçimdir.
Sil kalıcıdır. Kişi kaydı, liste üyelikleri, etiketleri ve notları kaldırılır; geri alma, çöp kutusu ya da kurtarma yolu yoktur. Onay penceresi işlemin geri alınamaz olduğunu söyler ve gerçekten öyledir.
Arşivlemek abonelikten çıkarmak değildir. Arşivlenmiş bir kişi hâlâ gönderim yaptığınız bir listedeyse o kampanyayı almaya devam eder; çünkü gönderim kararı kaydın arşivde olup olmadığına değil, suppression ve çıkış kayıtlarına bakar. Talep "bana artık mail atmayın" ise kişiyi abonelikten çıkarın ya da listelerden alın. Yalnızca arşivlemek bu işi görmez ve bunu alıcıdan öğrenmek en kötü öğrenme yoludur.
Silme işlemini kişinin kendi satırından ya da kendi profilinden yapın ve ardından çıkan bildirimi okuyun. Böyle bir talep için toplu işlem çubuğundaki Seçilenleri sil seçeneğini kullanmayın: bu seçenek, kayıtların gerçekten silinip silinmediğine bakmadan başarı bildirimi verir; yani buradaki yollar içinde işin bittiğine sizi boşuna inandırabilecek tek yol odur.
Neyin kaldığını ve neyi silemeyeceğinizi bilin
Kişiyi silmek çıkış kaydını silmez. Kimin abonelikten çıktığı bilgisi kişi kaydına değil, e-posta adresinin kendisine bağlı tutulur; bu yüzden kişi gitse de kayıt kalır ve çalışmaya devam eder. Aynı adres bir yıl sonra yeniden içe aktarılsa bile gönderimlerinizin dışında kalır. Bu bilinçli bir tasarımdır ve birini kendi talebiyle silmenin sonradan sessizce yeniden mail atmaya dönüşmemesinin nedenidir.
Onay kaydı da aynı nedenle kalır: o olaylar adrese yazılır. Silme işlemi kaydı büyütür bile, çünkü kişinin her listeden çıkışı ayrıca yazılır. Yalnızca kişi gittikten sonra arayüzde bunların hiçbirini göremezsiniz; beşinci adımın altıncıdan önce gelmesinin nedeni budur.
Bir silme işlemi ise baştan reddedilir. Adres suppression listenizdeyse, yani daha önce geri döndüyse ya da biri iletinizi spam olarak işaretlediyse, Mailsoftly kişinin silinmesine izin vermez ve bunu size söyler. Bu kısıtın nedeni açıktır: o adrese bir daha gönderim yapılmamasını sağlayan şey suppression kaydıdır ve kişi silinseydi kayıt da onunla birlikte gidecekti. Sonuçta kayıt da kişi de yerinde kalır; bir suppression kaydını ancak destek ekibi kaldırabilir. Suppression listenizi okuyun adreslerin oraya nasıl düştüğünü ve neden düzenlenemediğini anlatıyor.
Bir sonraki talep gelmeden önce hazırlamaya değer iki şey daha var. Alıcılarınızın bu soruların yarısını kendileri çözebilmesini istiyorsanız, ne alacaklarını seçtikleri ve kendi kararlarıyla çıktıkları sayfayı Tercih merkezinizi tasarlayın rehberiyle kurun. KVKK’nın yanında yürüyen İYS bildirimleri ve üç iş günü kuralı içinse İYS uyumluluğunuzu yönetin rehberine bakın.
Adımları sırayla işlettiğinizde bir veri talebi sıradanlaşır: kişiyi bulun, kaydı okuyun, dışa aktarın, sonra bilerek arşivleyin ya da silin. Uyumluluğunuzu kanıtlayın aynı işi tek kişi için değil, kitlenizin tamamı için yapar; yani bugün gelen e-posta için değil, yılda bir gelen denetim formu için.
Kendi hesabınızda denemeye hazır mısınız?
Google Workspace veya Microsoft 365 hesabınızla ücretsiz başlayın. Kredi kartı gerekmez.
