Doğru otomasyon adımını seçin
Bir Mailsoftly otomasyonunun atabileceği her adım, her birinin kişiye ne yaptığı ve kişi verinizi sessizce ezebilecek iki adım.
Tetikleyici, otomasyona kimin gireceğine karar verir. Adımlar ise giren kişiye ne olacağını belirler. Mailsoftly on üç adım sunar ve çoğu akış bunların yalnızca üç dört tanesini kullanır. Geri kalanlar kullanılmaz, çünkü ne işe yaradıkları bilinmez.
Bu rehber adımların tam listesidir. Her adımın adı, hangi durumda işinize yarayacağı ve kişi verinizi haber vermeden değiştirebilen iki adım için dürüst uyarılar.
Adım seçiciyi açın
Bir otomasyonu oluşturucuda açın ve Adım Ekle deyin ya da soldaki Adımlar bölmesinden bir adım seçin. İkisi de sizi aynı yere getirir: ekleyebileceğiniz bütün adımların gruplara ayrılmış olduğu bir seçiciye.
Aradığınızı en hızlı gruplardan bulursunuz:
- Mesajlaşma: bir e-posta gönderin ya da taslağını hazırlayın.
- Etiketler ve Listeler: kişinin nereye ait olduğunu değiştirin.
- Kişi Verisi (Webhook): kişi kaydının kendisine yazın. Otomasyon bir webhook ile tetiklenmiyorsa bu grup görünmez, yani çoğu zaman beş değil dört grup görürsünüz.
- Entegrasyon: veriyi başka bir sisteme iletin.
- Akış Kontrolü: bekletin ya da akışı bitirin.
Her adım kendini anlatır. Bir adımı seçtiğinizde açılan panelin en üstünde o adımın tam olarak ne yaptığını söyleyen kısa bir açıklama bulunur; adın kendisinden tahmin yürütmeniz gerekmez.
Otomasyonlarınızı Mailsoftly’de açın
Bir şey gönderin
İki adım kişinin karşısına mesaj çıkarır.
- E-Posta Gönder. Kişi akışın bu noktasında bir e-posta almalıysa bunu kullanın. Bir şablon seçip Konu satırını yazın. İkisi de zorunludur: her gönderim adımı tamamlanmadan otomasyon yayına alınmaz.
- E-Posta Taslağı Oluştur. Mesaj çıkmadan önce birinin gözden geçirmesi gerekiyorsa bunu kullanın. Şablonunuzdan o kişiye özel bir taslak hazırlar ve hiçbir şey göndermez.
Gönderici ve Yanıtlar alanlarının ikisi de hesap varsayılanlarınıza döner; dokunmadan bırakmanız otomasyonu yayına almanızı engellemez. Belirli bir kişi gönderici görünsün istiyorsanız bunları elle ayarlayın.
E-Posta Gönder adımı abonelikten çıkma ve suppression kurallarınıza uyar. Adım çalıştığı sırada kişi listeden çıkmışsa yalnızca o e-posta atlanır, akışın geri kalanı çalışmaya devam eder.
Etiket ve liste üyeliğini değiştirin
Beş adım kişinin nereye ait olduğunu değiştirir. Hiçbiri kişiyi silmez, hiçbiri kişinin kendi bilgilerine dokunmaz.
- Etiket Ekle. Kişinin ne yaptığını işaretlemek ve sonradan buna göre segment kurmak için kullanın.
- Etiket Kaldır. Bir işaret artık geçerli değilse temizlemek için kullanın. Kişide olmayan bir etiketi kaldırmak hiçbir şey yapmaz ve hata da vermez.
- Seçili Listelere Ekle. Birini, sonraki kampanyanın gideceği listeye almak için kullanın.
- Seçili Listelerden Kaldır. Birini tek bir listeden çıkarıp diğer listelerdeki üyeliğine dokunmamak için kullanın.
- Tüm Listelerden Kaldır. Kişi artık liste üzerinden gönderim almamalıysa kullanın. Bütün kişi listelerinizden çıkarır ve ayar gerektirmez.
Etiket Ekle ile Seçili Listelere Ekle adımlarında bilinçli bir istisna vardır. Otomasyon aynı etiketle ya da aynı listeyle tetikleniyorsa, adım o etiketi veya listeyi atlar. Bu koruma olmasa akış, o an için çalıştırdığı kişiyi tekrar tekrar akışa sokardı.
Otomasyonun içinde etiket eklemek, bir sonraki kampanyayı kolaylaştırır. İnsanları davranışın olduğu anda etiketleyin, sonra o davranışı geriye dönük çözmeye çalışmak yerine etiket üzerinden segment kurun.
Bekletin ya da bir sinyali bekleyin
İki adım akışı duraklatır ve aralarındaki fark önemlidir.
- Bekle. Sabit bir duraklama içindir: bir sayı ve bir birim. Birimler Dakika ve Gün; 15 dakika, 30 dakika, 1 gün, 3 gün ve 7 gün için tek tıklık hazır seçenekler de vardır.
- Şu zamana kadar bekle. Duraklamanın saate değil kişinin davranışına göre bitmesini istiyorsanız bunu kullanın. Şu olur olmaz devam et alanında Kişi e-postayı açınca ya da Kişi bir bağlantıya tıklayınca seçeneğini işaretleyin, Ya da en geç şu süre sonra devam et alanına da azami süreyi yazın. Hangisi önce gerçekleşirse akış oradan devam eder.
Bu adım, otomasyonun o kişiye gönderdiği son e-postayı izler. Bu yüzden onu bir E-Posta Gönder adımından sonra koyun; öncesine koyarsanız izleyecek bir şey bulamaz ve yalnızca azami süre dolduğunda ilerler.
Adımı açtığınızda panelin başlığı Şu Olana Kadar Bekle yazar, akıştaki kart ise Şu zamana kadar bekle. İkisi aynı adımdır, ürün iki farklı yazım kullanıyor.
Gelen webhook verisiyle kişi kaydına yazın
İki adım doğrudan kişi kaydına yazar ve bunu webhook uç noktalarınızdan birine ulaşan veriyle yapar. Bu adımlar yalnızca otomasyonun tetikleyicisi bir webhook olduğunda görünür, çünkü okuyacakları veriyi yalnızca o tetikleyici sağlar.
- Kişi Bul veya Oluştur. Gelen bir isteği kişiye dönüştürmek için kullanın. Gelen veride e-posta adresini taşıyan alanı siz seçersiniz. Mailsoftly o adrese sahip bir kişi arar ve yalnızca bulamazsa yeni bir kişi oluşturur. Var olan bir kişide hiçbir alanı değiştirmez, yeni kişiyi de sadece e-posta adresiyle oluşturur. Webhook ile tetiklenen bir otomasyon bu adımla başlamak zorundadır.
- Kişiyi Güncelle. Gelen verideki değerleri kişinin alanlarına kopyalamak için kullanın. Her kişi alanını, gelen verideki bir alanla eşleştirirsiniz.
Kişiyi Güncelle adımı üzerine yazar. Eşleştirdiğiniz alanda ne varsa gelen değerle değişir; orada daha iyi bir bilgi olup olmadığına bakılmaz. Gelen değer boşsa kişinin alanı da boşalır. Eşleştirebileceğiniz alanlar arasında e-posta da vardır, yani yanlış bir eşleştirme kişinin kim olduğunu değiştirebilir. HubSpot senkronizasyonu böyle çalışmaz; o yalnızca boş alanları doldurur ve hiçbir zaman üzerine yazmaz. Oradaki alışkanlığınızı buraya taşımayın.
Bu iki adım uç noktanıza ulaşan en son veriyi okur. Onları akışın en üstüne, herhangi bir Bekle adımından önce koyun ki çalışmayı başlatan isteğin verisiyle iş görsünler.
Dışarıdaki bir sistemi çağırın ya da akışı bitirin
- Webhook Gönder. Kişinin verisini akışın bu noktasında başka bir sisteme iletmek için kullanın. Webhook URL’sini, gerekiyorsa başlıkları ve hangi kişi alanlarının gideceğini siz belirlersiniz. Webhook’un iki yönünün de kendi rehberi var: gelen veri için webhook uç noktasıyla veri alın, giden bu adım için entegrasyonları ve API’yi bağlayın.
- Dur. Otomasyonu tek bir kişi için bitirmek üzere kullanın. Nereye koyarsanız oradan bitirir, bir dalın içine de koyabilirsiniz. Ayar gerektirmez.
Dur adımı adının çağrıştırdığından daha dardır. Yalnızca o kişinin çalışmasını bitirir, başka hiçbir şeyi. Otomasyon aktif kalır ve herkesi eskisi gibi akışa almaya devam eder.
Dur adımı kişiyi kalıcı olarak dışarıda bırakmaz. Tetikleyici o kişi için bir daha gerçekleştiğinde kişi yeniden girer ve akışa baştan başlar. Gerçekten tek seferlik bir akış istiyorsanız Tetikleyici Ayarları içindeki Her kişi için yalnızca bir kez çalıştır seçeneğini açın.
Adımlar sırayla çalışır, biri çalışamazsa ne olur
Adımlar tuvalde durdukları sırayla, yukarıdan aşağıya ve teker teker çalışır. Hiçbiri paralel çalışmaz, hiçbiri sırasını atlamaz. Bir kartı tutamacından sürükleyerek yerini değiştirebilir, iki adımın arasına eklemek için Buraya adım ekle seçeneğini kullanabilirsiniz.
Bir adım çalışamadığında Mailsoftly kişiyi ortada bırakmak yerine neredeyse her zaman devam eder:
- Kişi abonelikten çıkmışsa ya da suppression listesindeyse E-Posta Gönder adımı atlanır. Adım Durduruldu olarak işaretlenir, nedeni de yazılır ve akışın geri kalanı çalışır. Etiket, liste ve webhook adımları yine uygulanır.
- Webhook Gönder adımının URL’si eksik ya da hatalıysa o adım atlanır, nedeni yazılır ve akış devam eder.
- Kişi Verisi adımlarından biri webhook tetikleyicisini kaybetmişse o adım da nedeni yazılarak atlanır ve akış devam eder.
- Gönderim limitiniz dolmuşsa e-posta adımı Limit bekleniyor durumunda bekletilir, sonrasına geçilmez ve kotanız açıldığında kendiliğinden devam eder. Hiçbir şey kaybolmaz.
- Bir gönderim adımının işaret ettiği şablon silinmişse o kişinin çalışması orada biter.
Bunların hepsini kişi kişi okuyabilirsiniz. Otomasyonu açın, Kişiler sekmesine geçin ve bir kişiyi genişletin: çalışmanın adım adım dökümünü, her adımın durumunu ve varsa atlanma nedenini görürsünüz. Otomasyonun tamamı yayına girmiyorsa ya da yayına girip kimseye ulaşmıyorsa Etkinleşmeyen otomasyonu düzeltin rehberi sorunu sırayla ele alıyor.
Yayına almadan önce hiçbir adımda Eksik alanlar rozeti olmadığından emin olun. Adımı tamamlanmamış bir otomasyon yayına alınamaz ve rozet hangi alanın eksik olduğunu söyler. Çalışan ama yanlış işi yapan bir adımı yakalamanın en hızlı yolu ise akışı önce simülatörden geçirmektir.
Kendi hesabınızda denemeye hazır mısınız?
Google Workspace veya Microsoft 365 hesabınızla ücretsiz başlayın. Kredi kartı gerekmez.
