HubSpot kişilerinizi senkronize edin
HubSpot'u Mailsoftly'ye bağlayın, CRM kişilerinizin düşeceği listeyi seçin, alanları eşleyin ve saatlik tek yönlü senkronizasyonla listenizi güncel tutun.
Kişileriniz asıl olarak HubSpot’ta duruyorsa, birkaç haftada bir CSV dışa aktarmak kimsenin sevmediği bir iştir. Hazır HubSpot bağlantısı bu işi sizin yerinize yapar: CRM kişileriniz bir Mailsoftly listesine düşer, sonrasında yeni ve güncellenen kişiler saatte bir kendiliğinden gelir.
Her şeyden önce şu satırı okuyun, çünkü rehberin geri kalanını nasıl kullanacağınızı bu belirler. Senkronizasyon tek yönlü ve salt okunur çalışır, yönü HubSpot’tan Mailsoftly’yedir. Mailsoftly HubSpot’tan yalnızca kişileri okuma izni ister, başka hiçbir izin istemez. Bu yüzden Mailsoftly tarafında yaptığınız hiçbir şey portalınızda tek bir kaydı bile oluşturamaz, değiştiremez ya da silemez.
Entegrasyonlar kataloğundan HubSpot’u açın
Her şey Entegrasyonlar ekranında başlar. HubSpot kutucuğu kataloğun üst sıralarında durur; doğrudan gitmek isterseniz Bir Entegrasyon Ara kutusuna hubspot yazmanız yeter. Kutucuğa tıkladığınızda HubSpot sayfası açılır. Bağlamak, kurulum yapmak ve senkronizasyonun durumuna bakmak; hepsi bu tek sayfada toplanmıştır.
HubSpot yalnızca yöneticilere açıktır. Mailsoftly hesabınızda yönetici değilseniz kutucuk kilitli görünmez, katalogda hiç görünmez. Bağlantıyı ekibinizdeki bir yöneticinin bir kez kurması yeterlidir; geri kalan herkes gelen kişilerle tıpkı başka bir listede olduğu gibi çalışır.
HubSpot hesabınızı bağlayın
HubSpot sayfası bağlantı ekranıyla açılır: üç kısa vaat ve altında HubSpot’u bağla düğmesi. Düğmeye bastığınızda HubSpot’un kendi yetkilendirme ekranına kendi kullanıcınızla geçer ve bağlamak istediğiniz hesabı seçersiniz.
HubSpot sizden kişileri okuma izni ister. İstenen iznin tamamı budur: crm.objects.Kişiler.read ve her HubSpot uygulamasının kendini tanıtmak için ihtiyaç duyduğu standart izin. Listede tek bir yazma izni yoktur; ekranın Mailsoftly HubSpot hesabınıza hiçbir şey yazmaz diyebilmesinin nedeni de tam olarak budur.
Onayladığınızda doğrudan Mailsoftly’ye dönersiniz; sayfada artık portal numaranız ve Bağlı rozeti görünür. HubSpot’un ekranında vazgeçerseniz yine aynı sayfaya dönersiniz, HubSpot’un kendi açıklaması ekranda belirir ve hiçbir şey kaydedilmez. Dilediğiniz zaman baştan başlayabilirsiniz.
Yetkilendirme ekranı Mailsoftly’ye değil HubSpot’a aittir, bu yüzden HubSpot hesabınızın diline göre İngilizce açılabilir. Bir Mailsoftly hesabına aynı anda tek bir HubSpot portalı bağlanabilir. Aynı portalı sonradan yeniden bağlarsanız ayarlarınız sizi bekliyor olur. Farklı bir portal bağlarsanız hedef liste ve alan eşlemesi temizlenir, çünkü farklı bir portal, bambaşka bir kişi kümesi demektir.
Hedef listeyi seçin ve alanlarınızı eşleyin
Bağlanmak işin yarısı. Mailsoftly şimdi kişilerin nereye düşeceğini ve hangi ek bilgileri birlikte getirmek istediğinizi sorar.
Hedef liste. Mevcut bir listeyi kullan seçeneğiyle e-posta listelerinizden birini seçin ya da Yeni liste oluştur deyip bir ad verin; kutuda HubSpot Kişileri adı hazır gelir. İçe aktarılan her HubSpot kişisi bu tek listeye eklenir ve liste o andan sonra diğerlerinden farksız çalışır: segmentleyebilir, gönderim yapabilir, kişi listeleri ekranınızda görebilirsiniz. Burada yalnızca e-posta listeleri sunulur, SMS listeleri seçicide çıkmaz.
Alan eşleme. Dört alan sizin için eşlenmiştir ve kilitli görünür, çünkü onları her zaman Mailsoftly’nin kendisi doldurur: E-posta, Ad, Soyad ve Şirket. Altlarında Alan ekle ile kendi satırınızı kurarsınız. Solda, dolacak olan Mailsoftly alanını seçersiniz: Telefon, Cep telefonu, İş telefonu, Unvan, Web sitesi, Sektör, Adres satırı 1, Adres satırı 2, Şehir, İl, Posta kodu ya da Ülke. Bir HubSpot alanını kendi özel alanlarınızdan birine de gönderebilir ya da Yeni özel alan oluştur deyip alana orada ad verebilirsiniz. Sağda ise o alanı dolduracak HubSpot alanını, portalınızın gerçek alan listesinden seçersiniz.
Eşlemeyi tutarlı tutan iki kural var. Bir HubSpot alanı tek bir Mailsoftly alanını doldurur, bir Mailsoftly alanı da tek bir HubSpot alanından beslenir; böylece iki satır aynı sütun için çekişemez. Eşlemediğiniz HubSpot alanları ise HubSpot’tan hiç talep edilmez, yani portalınızdan hiç çıkmaz.
Senkronizasyonu başlat düğmesine bastığınızda ilk içe aktarma başlar.
Senkronizasyonu hâlihazırda gönderim yaptığınız bir listeye değil, kendine ait bir listeye yönlendirin. Öncesini ve sonrasını temiz şekilde görürsünüz; eşlemeyi değiştirmeniz gerekirse hangi kişilerin HubSpot’tan geldiği ortada olur.
İlk içe aktarmayı izleyin, gerisini saatlik senkronizasyona bırakın
İlk içe aktarma portalınızın tamamını dolaşır, bu yüzden sonrasındaki her şeyden uzun sürer. Sayfadaki ilerleme çubuğu kişileri saydıkça ilerler; iş sürerken sayfadan ayrılabilirsiniz, aktarım devam eder ve bittiğinde sayfa kendini yeniler. Gerçek bir içe aktarma olduğu için İçe Aktarma Geçmişi listenize de düşer ve bir içe aktarmaya bağlı olan her şeyi, liste kalite taramasını ve liste sağlığı notunuzu da beraberinde getirir.
Sonrasında Mailsoftly her saat başında HubSpot’a bakar ve son bakıştan bu yana değişen ne varsa alır. Sağdaki Senkronizasyon sağlığı kartı bunu açıkça yazar: Bağlantı Etkin, Sıklık Saatlik ve Sonraki senkronizasyon yaklaşık şu kadar dakika içinde.
Saat başını bekleyemiyorsanız sayfa başlığındaki Şimdi senkronize et düğmesine basın. Portalın tamamını değil, son senkronizasyondan bu yana değişen her şeyi getirir ve ne olduğunu size söyler: ya senkronizasyon başlar ya da az önce biri çalıştıysa kibar bir ret alırsınız. Arka arkaya basmak bilinçli olarak birkaç dakika kısıtlanmıştır; aynı işi iki kez sıraya almak yalnızca işi yavaşlatır.
Ortadaki dört sayaç senkronizasyonun bütün hikâyesidir: İçe aktarılan, Güncellenen, Atlanan (izin) ve Atlanan (e-posta yok). Her biri bağlandığınızdan bu yana biriken toplamı, hemen altında da son senkronizasyonda olan sayıyı gösterir. Altlarındaki Son hareketler yalnızca gerçekten bir şey değiştiren çalışmaları listeler, hiçbir şey bulamayan bir saat listeyi kalabalıklaştırmaz.
Senkronizasyonun ne yapıp ne yapmayacağını bilin
Bu bölümü iki kez okumaya değer, çünkü CRM senkronizasyonlarında insanları asıl şaşırtan yer burasıdır.
- HubSpot’a hiçbir şey yazmaz. Senkronize edilmiş bir kişiyi Mailsoftly’de düzenleseniz, aboneliğini kapatsanız, etiketleseniz ya da silseniz de bunların hiçbiri portalınıza ulaşmaz. Mailsoftly’nin elinde okuma izninden başkası yoktur.
- Elinizdekinin üzerine yazmaz. Gelen bir HubSpot kişisi zaten sahip olduğunuz bir adresle eşleşirse Mailsoftly yalnızca boş alanları doldurur, gerisine dokunmaz. Elle düzelttiğiniz bir telefon numarası düzeltilmiş hâliyle kalır. Kişi hedef listeye eklenir ve Güncellenen sayacına yazılır.
- Yeni bir adres yeni bir kişi olur, hedef listeye eklenir, İçe aktarılan sayacına yazılır ve profilinde kaynak olarak HubSpot görünür; yani bir adresin nereden geldiğini her zaman gösterebilirsiniz.
- HubSpot’ta çıkış yapmış kişiler hiç gelmez. E-posta almayı reddetmiş ya da pazarlama dışı olarak işaretlenmiş herkes portalda kalır ve Atlanan (izin) sayacına yazılır. O sayaç bir hata değil, işini yapan bir korumadır.
- E-posta adresi olmayan kişiler atlanır ve Atlanan (e-posta yok) sayacına yazılır.
- Suppression listeniz ve abonelikten çıkış kayıtlarınız geçerliliğini korur. Senkronizasyon onlara dokunmaz ve onları geri alamaz. Daha önce sizden çıkmış ya da suppression listenizde bulunan birine, HubSpot o kişiyi yeniden verse bile gönderim yapılmaz.
Senkronizasyon, HubSpot’un çıkış yaptı dediği kişileri eler. Bu tek başına geriye kalan herkesin izin verdiğini kanıtlamaz. Senkronize edilen kişilere devraldığınız herhangi bir liste gibi yaklaşın: sizden haber almayı kabul etmiş kişilere gönderin, geri kalanına kampanya göndermeden önce izin vermeleri için bir gerekçe sunun.
Ayarları değiştirin ya da bağlantıyı kesin
Her şey sonradan değiştirilebilir. Şimdi senkronize et düğmesinin yanındaki üç noktalı Diğer işlemler menüsünde Ayarları düzenle satırı hedef liste seçicisini ve alan eşlemesini yeniden açar. Orada kaydetmek yeniden içe aktarma başlatmaz; yeni hedef liste bir sonraki senkronizasyondan itibaren dolmaya başlar.
Aynı menüdeki Bağlantıyı kes satırı bir onay kutusu açar ve önemli iki şeyi doğrudan kutunun üzerine yazar. Birincisi, daha önce içe aktarılan kişiler listenizde kalır ve hiçbir şey silinmez. İkincisi, saatlik senkronizasyon durur, yani yeni ve güncellenen HubSpot kişileri artık gelmez. Onayladığınızda Mailsoftly portalınıza erişimini bırakır ve kendini HubSpot hesabınızdan kaldırır.
Bağlantı açıkken hedef liste silinemez. Mailsoftly bunun nedenini söyler ve iki çıkış yolu sunar: ya HubSpot bağlantısını kesersiniz ya da önce senkronizasyonu başka bir listeye yönlendirirsiniz. Listeyi arşivlemek de bir çözüm değildir, çünkü kişiler kimsenin bakmadığı bir yere düşmeye devam eder; böyle bir durumda sayfa sizi uyarır.
Sessizleşen bir bağlantı için bilinmesi gereken iki şey var. HubSpot erişimi iptal ederse ya da biri uygulamayı o taraftan kaldırırsa sayfanın üstünde kısa bir açıklama ve HubSpot’u yeniden bağla düğmesi belirir, hesap sahibine de saatte bir değil, o kesinti için tek bir bilgilendirme e-postası gider. Aynı portalı yeniden bağladığınızda ise hedef listeniz ve alan eşlemeniz bıraktığınız yerde durur.
Kendi hesabınızda denemeye hazır mısınız?
Google Workspace veya Microsoft 365 hesabınızla ücretsiz başlayın. Kredi kartı gerekmez.
