Kişi alanlarınızı yönetin
İşinizin gerçekten kullandığı alanları ekleyin, maillerinize yerleştirin ve bir alanı silince verilerinize ne olduğunu bilin.
Mailsoftly her kişi için hazır olarak yirmi üç alan verir ve bunlar akla ilk gelenleri karşılar: ad, mail adresi, şirket, unvan, şehir, ülke. Karşılamadıkları şey, işinizin asıl döndüğü bilgidir. Üyelik numarası. Yenileme tarihi. Kişinin hangi pakette olduğu. Onayı yazılı olarak verip vermediği.
Kişi Alanları ekranı tam olarak bunun için var. Bir alanı bir kez tanımladığınızda o alanı içe aktarmayla doldurabilir, mailde kişiye ona göre seslenebilir, üzerine segment kurabilir ve otomasyon başlatabilirsiniz. Bu rehber hepsini anlatıyor ve herkesin çok geç sorduğu soruyu atlamıyor: bir alanı sildiğinizde içindeki veriye ne oluyor?
Kişi Alanları ekranını açın
Kişi Alanları, kitle sekmelerinin sonuncusudur: Kişiler, Kişi Listeleri, Segmentler, Etiketler ve Kişi Alanları. Kişiler sayfasını açıp en sağa geçin.
Ekran üç sütunlu tek bir tablodur:
- Alan Adı alanın kendisidir; solunda küçük bir rozet vardır. Asma kilit, alanın Mailsoftly ile birlikte geldiğini gösterir. Kalem ise sizin oluşturduğunuz anlamına gelir.
- Kişiselleştirilmiş o alanın birleştirme etiketini bir kopyalama rozetinde tutar. Tek tıkla panoya alınır, rozetteki ipucu da Kopyalandı olur.
- Son sütunda işlem menüsü durur ve yalnızca sizin oluşturduğunuz alanlarda görünür.
Sayfa başlığının yanındaki Toplam, sizin alanlarınız ile hazır alanların toplamıdır. İsim İle Ara kutusu siz yazdıkça listeyi süzer, Sırala rozeti ise İsim A→Z ve İsim Z→A seçeneklerini sunar. Sıralama tercihiniz hatırlanır.
Kişi alanlarınızı Mailsoftly’de açın
Hangi alanların size ait olduğunu ayırt edin
Üstteki üç rozet aynı tabloyu böler.
- Tüm Alanlar hepsini, yanında sayısıyla gösterir.
- Varsayılan Alanlar Mailsoftly’nin hazır verdiği yirmi üç alandır: ad, soyad, unvan, mail adresi, telefon, adres, not, doğum tarihi, ilgi alanları, ülke, şehir, cep telefonu, iş telefonu, sektör, şirket, web sitesi, adres satırı 1, adres satırı 2, il, posta kodu, kayıt tarihi, oluşturulma tarihi ve kaynak. Bunların adını değiştiremez, bunları silemez ve aralarına yenisini ekleyemezsiniz; işlem menüleri de bu yüzden yoktur.
- Özel Alanlar sizin oluşturduklarınızdır. Asıl işiniz bu rozetin altındadır.
Alan bir kutudur, bir değer değildir. Hizmet paketi diye bir alan açmanız içine bir şey koymaz. Her kişide kutu boş başlar ve siz doldurana kadar o alanın üzerine kuracağınız hiçbir şey kimseyle eşleşmez.
Alan oluşturun
Özel Alan Oluştur düğmesine basın. Pencere tek bir şey ister: bir ad.
Seçilecek bir tür yoktur, çünkü Mailsoftly’de özel alanlar metindir ve pencere bunu açıkça yazar: "Özel alanlar metindir." Bu tek kural rehberin geri kalanını belirliyor. Bir özel alanda tarih, sayı ya da evet ile hayır tutabilirsiniz, ürünün geri kalanı da bunu okur; ancak tutarlılığı sağlayan sizsiniz, çünkü içeri giren değeri denetleyen bir kural yok.
Adı yazıp Oluştur deyin. Alan anında, özel alanlarınızın en üstünde ve birleştirme etiketi hazır halde belirir.
Ada on saniye ayırın. Bu ad her kişi profilinde etiket, her içe aktarma menüsünde seçenek, her segment kuralında satır olur ve birleştirme etiketinin içine de girer: Hizmet paketi adı size {(Hizmet paketi)} etiketini verir. Üç şey sonrasını kolaylaştırır. Kısa tutun, çünkü bu ad mailinize yazdığınız cümlenin içinde okunacak. Kalıcı tutun, çünkü adı sonradan değiştirmek daha önce yazdığınız etiketleri düzeltmez. Ve boşluğa dikkat edin: sonunda tek bir boşluk kalırsa, göze aynı görünen ama kendi ayrı verisini taşıyan ikinci bir alan oluşur.
Kaç alan oluşturabileceğinize dair bir sınır yok. Bu bir davet değil. Eklediğiniz her alan içe aktarma eşlemesinde bir sütun, segment oluşturucuda bir seçenek ve ekibinizden birinin doğru doldurması gereken bir kutu daha demektir. Her zaman dolu olan beş alan, yarısı boş yirmi alandan iyidir.
Alanı veriyle doldurun
Boş alan işe yaramaz; onu kişileri getiren aynı hareketin içinde doldurun.
- İçe aktarırken. Eşleme adımında hiçbir şeye karşılık gelmeyen bir sütun size yeni bir alan olarak önerilir. Bekleyen rozete tıklayıp Yeni Özel Alan Oluştur deyin ya da sütunu hâlihazırdaki bir özel alana yönlendirin; mevcut alanlar menüde ÖZEL ALANLAR başlığı altında sıralanır. Eşleşmeyen her sütun hakkında karar vermeden Mailsoftly sizi bir sonraki adıma geçirmez. Akışın tamamı Kişileri içe aktarın ve listeleri yönetin rehberinde.
- Tek tek. Bir kişiyi açın ve Kişi Detayları sekmesindeki Özel Alanlar kartına bakın. Kart yalnızca o kişide değeri olan alanları listeler ve her satır yerinde düzenlenir. Özel Alan Ekle düğmesiyle mevcut bir alanı seçip değerini yazarsınız. O ekranın kalanını Kişi profilini inceleyin anlatıyor.
Kişi profilindeki Özel Alan Ekle kartının ikinci bir modu var: Yeni özel alan ekle. Bu mod yalnızca o kişinin kutusunu doldurmaz, alanı tüm hesabınızda oluşturur; tıpkı bu ekranda Özel Alan Oluştur demiş gibi. Paket, paket ve Hizmet paketi alanlarının yan yana durmasının en hızlı yolu budur.
Alanı bir maile yerleştirin
Kişiselleştirilmiş sütunu tam olarak bunun için var. Her alanın bir birleştirme etiketi vardır ve etiketin biçimi hep aynıdır:
Alanın tablodaki adını, boşluklarıyla ve büyük harfleriyle birlikte {( ve )} arasına yazarsınız. Yani hazır bir alan için {(first_name)}, sizin alanınız için {(Hizmet paketi)}.
Bu etiketi mailinizin istediğiniz yerine yazın ya da kopyalama rozetinden yapıştırın. Hem mail gövdesinde hem de konu satırında çalışır. Kampanya gönderildiğinde herkesin kopyasında o boşluğa kendi değeri yerleşir.
Etiketi ezberden yazmanız da gerekmez. Sürükle bırak editöründe birleştirme etiketi menüsü hepsini Contact Fields başlığı altında listeler ve sizin alanlarınızın yanında Özel Alan ibaresi durur. Basit editörde ise konu satırının yanındaki Kişiselleştir düğmesi, Kişi alanları ve Özel alanlar diye ikiye ayrılmış bir panel açar; bir rozete tıkladığınızda etiket imlecinizin olduğu yere düşer.
Her etikete bir yedek değer verin. {(Hizmet paketi OR "paketiniz")} yazarsanız, alanı boş olan kişi "paketiniz" okur. Yedek değer vermezseniz o kişide etiketin yerinde boşluk kalır: herkese "Retainer paketiniz yenileniyor" diye giden cümle, ona " paketiniz yenileniyor" diye ulaşır.
Sürükle bırak editöründeki birleştirme etiketi menüsünün başlığı bugün hâlâ İngilizce, Contact Fields diye görünür; altındaki alan adları ve Özel Alan ibaresi Türkçedir. Ayrıca zaten oluşturulmuş bir kampanyanın konu satırının yanındaki Kişiselleştir menüsü yalnızca hazır alanları listeliyor; özel alanlarınız o menüde henüz yok. Etiketin kendisi orada da çalışıyor, bu ekrandaki Kişiselleştirilmiş sütunundan kopyalayıp konu satırına yapıştırın.
Alana göre süzün ve otomasyon başlatın
Bir alan veri tutmaya başladığında Mailsoftly’nin iki bölümü daha onu okuyabilir.
Segmentler. Kural oluşturucuda alan menüsü üç gruba ayrılır ve sizin alanlarınız ortadaki grupta, verdiğiniz adla durur. Metin operatörlerini kullanırsınız: Eşittir, İçerir, Şununla başlar, Şununla biter, İçermez, Boş ve Boş değil. Eşleştirme büyük küçük harfe bakmaz, yani retainer arayan bir kural Retainer değerini bulur. Özel alanlar için büyüktür ya da küçüktür gibi operatörler yoktur; her şeyi metin olarak saklamanın pratik sınırı budur. Kural oluşturucuyu Kitlenizi segmentlere ayırın anlatıyor.
Segment ve otomasyon kural oluşturucularında alan menüsünün grup başlıkları bugün hâlâ İngilizce görünür: Varsayılan Fields, Özel Fields ve Tags. Altlarındaki operatörler ve düğmeler Türkçedir, yalnızca bu üç başlık henüz çevrilmemiştir. Özel alanlarınız Özel Fields başlığının altında, sizin yazdığınız adla durur.
Otomasyonlar. Doğrudan sizin alanlarınızın üzerine kurulmuş bir tetikleyici var: tetikleyici seçiminin Tarih & Saat grubundaki "Her kişinin kendi tarihine göre başlat" seçeneği. Onu seçtiğinizde Hangi tarih alanı? menüsü, doğum gününün yanında bütün özel alanlarınızı sunar. Birini seçin, o tarihe göre ne zaman çalışacağını belirleyin (tarihin gününde ya da 1, 3, 7, 14, 30 gün önce veya sonra) ve her yıl tekrarlayıp tekrarlamayacağına karar verin. Yenilemeler, üyelikler, poliçe bitişleri ve yıl dönümleri bu tetikleyicinin işidir.
Bu tetikleyici bir metin kutusunu okuyup ondan tarih çıkarmaya çalışır, yani biçim sizin sorumluluğunuzdadır. Tarihleri 2027-03-14 gibi yazarsanız hiçbir zaman yanlış anlaşılmaz; 03/14/2027 de okunur. Sadece rakamdan oluşan bir değer bilerek yok sayılır, yani içinde 14 yazan bir alan hiçbir şeyi tetiklemez. Değeri tarihe çevrilemeyen kişi sessizce atlanır ve bunu size söyleyen bir uyarı çıkmaz. Bir alan üzerinden otomasyon kuracaksanız ilk günden tek bir biçim seçin ve içe aktardığınız dosyaları da ona uydurun.
Alanın adını değiştirin ya da alanı silin
Özel alan satırındaki işlem menüsünde iki seçenek var ve ikisi aynı ölçüde tehlikeli değil.
Düzenle alanın adını değiştirir. Mailsoftly adı taşırken içindeki bütün değerleri de her kişide birlikte taşır. Hiçbir şey kaybolmaz. Paket adını Hizmet paketi yapmanız, kayıtlı değerlerin hepsini olduğu yerde bırakır.
Ad değişikliğinin yapmadığı şey, eski adı yazdığınız diğer yerleri gidip düzeltmektir. Kayıtlı bir şablonun içindeki {(Paket)} etiketi, Paket alanını okuyan bir segment kuralı, Paket üzerinden çalışan bir otomasyon: hiçbiri güncellenmez. Adı değiştirdikten sonra şablonlarınızı ve kurallarınızı eski adla arayın. Bir alanı, başka bir alanın hâlihazırda kullandığı adla da adlandırmayın; ikisi çakışır ve üzerine yazılan alanın değerleri geri gelmez.
Sil alanı hesabınızdan kaldırır ve aynı işlemde o alanın değerini bütün kişilerinizden siler. Mailsoftly bir kez sorar: "Emin misiniz? Bu işlem geri alınamaz."
Cümle tam olarak yazdığı şeyi kastediyor. Bir alanı silmek sütunu gizlemek değil, veriyi silmektir. Kişilerinizin o alanda taşıdığı bütün değerler hesabınızın tamamında yok olur, geri almak için bir çöp kutusu yoktur, geri alma seçeneği yoktur ve kişinin kendi hareket kaydına da hiçbir satır yazılmaz; yani sonrasında o değerlerin var olduğuna dair bir iz kalmaz. Tek dönüş yolu, verileri ilk aldığınız yerden yeniden içe aktarmaktır. Emin değilseniz alanın adını Eski hizmet paketi gibi bir şeye çevirip bir ay öylece bırakın. Bunun maliyeti bu ekranda bir satırdır ve bütün değerleriniz yerinde kalır.
Bir alanı silmek kişilerinize başka türlü dokunmaz. Kimse abonelikten çıkarılmaz, listeden düşürülmez, silinmez; gönderdiğiniz kampanyalar da olduğu gibi kalır. Henüz göndermediğiniz kampanyalarda ise silinen alanın etiketi boşluk olarak basılır, yani ham etiket kimsenin gelen kutusuna düşmez ama etrafındaki cümle tuhaf okunur. Taslaklarınızı ve şablonlarınızı silmeden önce tarayın, sonra değil. O etiketlerin yaşadığı yer Mailinizi tasarlayın rehberinde anlatılıyor.
Kendi hesabınızda denemeye hazır mısınız?
Google Workspace veya Microsoft 365 hesabınızla ücretsiz başlayın. Kredi kartı gerekmez.
