Form cevaplarını kişi kaydına yazın
Formunuzdaki her soruyu bir kişi alanına bağlayın, kişileri seçtikleri cevaba göre etiketleyin ve tek bir içe aktarma yapmadan kendini güncel tutan bir segment kurun.
Bir kayıt formu cevap toplar ve bu cevaplar varsayılan olarak yalnızca gönderim kaydında durur. Okuyabilirsiniz, dışa aktarabilirsiniz; ama üzerine segment kuramaz, mailde kişiselleştirmede kullanamaz ve otomasyon başlatamazsınız, çünkü kişi kaydı o insanın ne dediğini hiç öğrenmez.
Map answers to contact fields kartı bunu değiştirir. Bir soruyu bir kişi alanına bağladığınızda cevap doğrudan kişiye yazılır. Seçmeli bir sorunun seçeneklerini etiketlere bağladığınızda da o seçeneği işaretleyen herkes etiketlenir; bu, bir formdan kendini güncel tutan bir segmente giden en kısa yoldur.
Örnek olarak bir üyelik formunu ele alalım. Which chapter? üç seçenekli bir açılır menü, Organisation ise bir metin kutusu. Açılır menünün seçeneklerini üç şube etiketine, metin kutusunu da Şirket alanına bağlayın; formu yayına aldığınızın ertesi günü elinizde canlı bir şube segmenti ve her yeni kayıtta dolu bir şirket bilgisi olur. Hiçbir şeyi içe aktarmadan.
Eşleme kartını açın
Kart, herhangi bir formun Ayarlar sekmesinde, mor oklu simgenin yanında Map answers to contact fields satırı olarak durur. Açıklaması ne yaptığını da söyler: Optional: save what people answer onto their contact record, and tag them by their choices. The Email field always identifies the contact.
- Sağdaki anahtar bütün mekanizmayı askıya alır. Siz kullanana kadar kapalıdır; dolu bir eşleme kaydettiğinizde sizin için açılır. Sonradan kapatmak kurduğunuz her şeyi olduğu gibi bırakır, yalnızca uygulanmasını durdurur.
- Başlığın yanındaki mor rozet, kaç alanınızın şu anda bir eşleme taşıdığını sayar.
- Satırı açtığınızda en üstteki cümle değiştiremeyeceğiniz tek kuralı tekrar eder: The Email field always identifies the contact, so it is matched automatically.
- Henüz veri alanı olmayan bir form bunu açıkça söyler: This form has no data fields to map yet. Add fields in the builder first.
Kayıt formlarınızı Mailsoftly’de açın
Her cevabın nereye kaydedileceğini seçin
Formunuzdaki eşlenebilir her soru bir satır alır: solda sorunun ziyaretçinizin okuduğu hali ve altında alan tipi, sağda ise cevabın nereye gideceğini seçtiğiniz aranabilir menü.
Menü iki başlıkta toplanır.
- Contact fields sabit bir listedir: ad, soyad, telefon, cep telefonu, iş telefonu, şirket, pozisyon, web sitesi, sektör, adres satırı 1, adres satırı 2, şehir, il, posta kodu, ülke, not ve doğum tarihi.
- Custom fields hesabınızda tanımlı olan her şeydir ve her birinin türü parantez içinde yazar; yani Single choice olarak oluşturduğunuz bir Chapter alanı listede öyle görünür.
- Aramanız hiçbir şeyle eşleşmezse menü, sayfadan çıkmadan yeni bir özel alan oluşturmanızı önerir. Oluşturulan alan o satırda seçili olarak gelir.
- Do not save to contact en üstteki seçenek ve varsayılandır. Bir satırı orada bırakırsanız cevap yalnızca gönderim kaydında kalır; kimsenin üzerine segment kurmayacağı serbest metin bir yorum için doğru tercih budur.
E-posta kutusu soru listesinde yoktur, E-posta abonelikleri alanı da öyle. Birincisi kişiyi zaten tanımlar, ikincisinin de kendi işi vardır.
Menü tüm kişi kaydını değil, belirli bir listeyi sunar. İstediğiniz alan Contact fields altında yoksa onu özel alan olarak oluşturup oraya bağlayın. Türleri ve seçenekleri Kişi alanlarınızı yönetin anlatıyor.
Kişileri seçtikleri seçeneğe göre etiketleyin
Açılır menü, radyo düğmesi ya da onay kutusu grubu olan sorularda ikinci bir bölüm açılır: Tag contacts by their choice (optional). Sorunun her seçeneği kendi etiket seçicisini alır, varsayılan olarak No tag durumundadır ve eksik bir etiketi tek aramayla oracıkta oluşturabilirsiniz.
- Her seçeneğe bir etiket verin; o seçeneği işaretleyen herkes formu gönderdiği anda o etiketi taşımaya başlar.
- Bu yolla eklenen etiket her etiket gibi davranır; yani etiket eklendiğinde başlayan bir otomasyon, başka hiçbir şey kurmanıza gerek kalmadan bir form cevabından çalışır.
- Her seçeneği etiketlemek zorunda değilsiniz. Önem taşıyan ikisini etiketleyip diğerlerini No tag durumunda bırakın.
Tek seçimli sorularda, yani açılır menü ve radyo düğmesi gruplarında, bir de Keep only the tag for the latest answer seçeneği vardır. İşaretlerseniz formu yeniden dolduran ve bu kez başka bir seçenek işaretleyen kişi, o sorudaki diğer seçeneklerin etiketlerini kaybeder; böylece etiketleri her zaman güncel cevabını anlatır. İşaretlemezseniz kişi o güne kadar seçtiği bütün etiketleri taşımaya devam eder; soru bir durumu değil bir geçmişi anlatıyorsa istediğiniz de budur.
Bu seçenek yalnızca aynı sorudaki diğer seçeneklere ait etiketleri kaldırır. Elle, içe aktarmayla ya da bir otomasyonla eklediğiniz bir etikete asla dokunmaz; yani şube değiştiren birinin Donor etiketi bu yüzden silinmez.
Kaydedin, sonra tek bir gerçek kaydı kontrol edin
Save mapping düğmesine basın. Kart Mapping saved diyerek onaylar ve anahtar kapalıysa sizin için açar; çünkü kaydedilmiş ama uygulanmayan bir eşleme, sonraki kişi için kurulmuş bir tuzaktan başka bir şey değildir.
Sonra formu bir kez de kendiniz doldurun, bulabileceğiniz bir adresle, ve o kişiyi açın. Cevaplar seçtiğiniz alanlarda duruyor, etiketler de Etiketler kartında olmalı. Bu otuz saniyelik kontrol, yapılandırmayı iki kez okumaktan daha çok işe yarar.
İkinci bir gönderimde ne olacağını iki kural belirler.
- Son yazan kazanır. Formu farklı bir şirket bilgisiyle yeniden dolduran kişi, elinizdeki şirket bilgisinin üzerine yazar.
- Boş bir cevap asla silmez. Eşlenmiş bir soruyu boş bırakırsanız kişide zaten kayıtlı olan bilgi olduğu gibi kalır; yani formunuzu tekrar paylaşmak, özenle doldurduğunuz kayıtları boşaltmaz.
Bir formu kendini besleyen bir segmente çeviren parça tam olarak budur. Soruyu eşleyin, formu yayına alın, sonra o alan ya da o etiket üzerine tek bir segment kuralı yazın. O andan sonra segment her yeni kayıtla kendi kendine büyür ve kimsenin bir şeyi içe aktarmayı hatırlaması gerekmez.
Nelere dikkat etmeli
Bir eşlemenin beklediğiniz işi yapıp yapmayacağını dört şey belirler ve hiçbiri kartın kendisinden anlaşılmaz.
- Eşleme kişi kaydına yalnızca form gerçekten bir kişi oluşturduğunda ya da mevcut bir kişiyle eşleştiğinde ulaşır; bunu da e-posta adresi üzerinden yapar. Kullanılabilir adresi olmayan bir gönderim yalnızca gönderim olarak kalır.
- Hatalı bir eşleme gönderimi bozamaz. Her yazma işlemi kendi başına korunur; bir alan uygulanamazsa gönderimin geri kalanı yine kaydedilir ve kişi yine oluşturulur.
- Eşlemesi olmayan bir form, bu özellik hiç yokmuş gibi davranır. Daha önce yayına aldığınız formların altında hiçbir şey değişmedi.
- Tür tanımlı özel alanlar yalnızca burada denetlenir. Bir formdan yazılan cevap, alanın türüne ve seçim alanlarında seçenek listesine göre kontrol edilir; içe aktarma ya da profildeki satır içi düzenleme ise hâlâ ne verirseniz onu yazar.
Bu kart şimdilik hesabınızın dili ne olursa olsun İngilizce görünür. Bu rehberde tırnak içinde verilen bütün yazılar Türkçe bir hesabın da gördüğü yazılardır ve davranış birebir aynıdır.
Kendi hesabınızda denemeye hazır mısınız?
Google Workspace veya Microsoft 365 hesabınızla ücretsiz başlayın. Kredi kartı gerekmez.
