İYS uyumluluğunuzu yönetin
Mailsoftly'de onay dosyanızı hazırlayın, ret taleplerini üç iş günü içinde bildirin, İYS ret listesini geri eşitleyin ve listeleri tacir veya bireysel ayırın.
Ticari elektronik ileti gönderen her hizmet sağlayıcı, alıcılarının onaylarını ve ret taleplerini İleti Yönetim Sistemi’ne kaydetmekle yükümlüdür. Mailsoftly bu yükümlülüğü sizin yerinize üstlenmez ve bunu ekranın kendisi de açıkça yazar: Mailsoftly İYS’ye doğrudan entegre değildir, dosyaları İYS’ye siz yüklersiniz. Bu sayfa hukuki danışmanlık da değildir.
Mailsoftly’nin yaptığı iş şu: elinizdeki veriyi İYS’nin resmi toplu yükleme biçiminde dosyaya dönüştürür, hangi ret taleplerini henüz bildirmediğinizi sayar, İYS’den indirdiğiniz ret listesini geri okur ve listelerinizi tacir ya da bireysel olarak sınıflandırmanıza izin verir. Bu rehberde panelin nerede olduğunu, ONAY ve RET dosyalarının ne anlama geldiğini, doğru izin kaynağı kodunu nasıl seçeceğinizi, üç iş günü kuralının nasıl takip edildiğini ve alıcı tipi işaretlemesinin neden yalnızca yöneticide olduğunu göreceksiniz.
İYS panelini açın
Ayarlar bölümünden Uyumluluk sayfasını açın. Sayfa gönderim yaptığınız bölgelere göre düzenlenmiştir: üstte Kuzey Amerika ve Avrupa grupları, altında o gruptaki ülkeler durur. Türkiye, Avrupa grubunun altındadır ve sekme İYS ile KVKK’yı birlikte adlandırır. Aramaya İYS yazarak da doğrudan bu panele düşebilirsiniz.
Panelin en üstünde üç sayaç bulunur. Gönderilebilir kişi, çöpe atılmamış, e-posta adresi olan ve kampanyalardan çıkmamış kişilerinizi sayar; onay dosyasına girecek olan kitle tam olarak budur. Abonelikten çıkan, ister tümden ister yalnızca kampanyalardan olsun, ticari iletiden çıkmış tüm adresleri sayar. Tacir olarak işaretli ise alıcı tipi tacir olarak sınıflandırdığınız kişilerin sayısıdır.
Panelin kendisi her arayüz dilinde açılır. Kişiler ekranındaki İYS kısayolu ve gönderim öncesi ret uyarısı ise yalnızca Türkçe çalışan bir kullanıcı, İstanbul saat dilimi ya da ekipte Türkçe kullanan bir kişi varsa görünür. Türkçe çalışan bir hesapta Uyumluluk sayfası zaten doğrudan Türkiye panelinde açılır.
Onay dosyasını indirin ve İYS’ye yükleyin
İlk adım olan Kişilerinizi İYS’ye kaydedin kartı, gönderilebilir kişilerinizi ONAY kayıtları olarak dosyaya döker. ONAY, alıcının ticari elektronik ileti almayı kabul ettiği anlamına gelir ve İYS’ye bu şekilde işlenir.
Seçenekler bağlantısını açtığınızda iki alan çıkar. Liste alanı varsayılan olarak Tüm kişiler seçilidir; tek bir kişi listesini seçerseniz dosya yalnızca o listedeki gönderilebilir kişileri içerir. İzin kaynağı alanı ise İYS’nin izin kaynağı kodudur ve İYS’ye karşı hukuki beyanınızdır; bu yüzden Mailsoftly onu sizin yerinize tahmin etmez. Onaylarınızı web formuyla topluyorsanız varsayılan HS_WEB kalır. Listedeki diğer kodlar sırasıyla HS_FIZIKSEL_ORTAM, HS_ISLAK_IMZA, HS_CAGRI_MERKEZI, HS_SOSYAL_MEDYA, HS_EPOSTA, HS_MESAJ, HS_MOBIL, HS_EORTAM, HS_ETKINLIK, HS_ATM, HS_KARAR ve HS_2015’tir. Onayı gerçekte nerede topladıysanız onu seçin; kaynağını hatırlamadığınız kişileri onay dosyasına hiç koymamak, yanlış kod yazmaktan daha güvenlidir.
Onay dosyasını indir düğmesine bastığınızda dosya İYS’nin resmi toplu izin biçiminde hazırlanır: başlık satırı yoktur ve sütunlar sırasıyla kanal, izin kaynağı, alıcı, durum, tarih ve alıcı tipidir. E-posta kanalı için her satır EPOSTA ile başlar, durum sütunu ONAY olur ve alıcı tipi BIREYSEL ya da TACIR yazar. Tarih, İstanbul saatine çevrilir ve yıl, ay, gün, saat, dakika, saniye biçiminde yazılır.
Onay anı olarak kişinin denetim izindeki en eski oluşturma ya da abone olma kaydı kullanılır. Bu kayıt henüz tutulmuyorken eklenmiş eski kişilerde ise kişinin sisteme eklenme tarihi yazılır. Bu bir çıkarım, kanıt değildir; ispat yükü sizde kaldığı için elinizdeki asıl onay kayıtlarını saklamaya devam edin.
Dosyayı indirdikten sonra iys.org.tr üzerinde İYS Web’in izin yükleme ekranına yükleyin. Adımın numarası, dosyayı indirdiğiniz anda onay işaretine döner ve kartta son indirme tarihi görünür; bu işaret dosyayı indirdiğinizi söyler, İYS’ye yüklediğinizi değil. Mailsoftly İYS’ye bağlanmadığı için yüklemenin gerçekten yapıldığını yalnızca siz bilirsiniz.
Aynı panelin Diğer bölümündeki Onay kanıt raporu, İYS dosyasından farklıdır. Kim, ne zaman, hangi kaynaktan onay verdi ve şu anki durumu nedir sorusunu tek tabloda yanıtlar; denetim ya da satın alma sorularında istenen belge budur. Bu raporun tarihleri kendi profil saat diliminizle yazılır, İYS dosyalarınınki ise her zaman İstanbul saatiyle.
Ret taleplerini üç iş günü içinde bildirin
İkinci adım olan Ret taleplerini bildirin kartı, ticari iletiden çıkmış her adresi RET kayıtları olarak dosyaya döker. RET, alıcının izni geri çekmesi demektir. Abonelikten çıkan alıcıları üç iş günü içinde İYS’ye bildirmeniz gerekir ve kart bu süreyi takip etmenize yardım eder.
Kartın üzerindeki rozet iki şeyden birini söyler. En son ret dosyanızı indirdiğinizden bu yana yeni çıkış olmuşsa turuncu bir rozette kaç yeni ret olduğunu yazar; hiç yeni çıkış yoksa Güncel yazar. Henüz hiç ret dosyası indirmediyseniz sistemdeki tüm çıkışlar bildirilmemiş sayılır, çünkü sayaç son indirme anını temel alır.
Bu kartta yalnızca izin kaynağı seçilir, liste seçimi yoktur: ret bildirimi her zaman firmanın tamamı için yapılır. Ret dosyasının her satırında durum sütunu RET olur ve tarih olarak kişinin tümden çıkış tarihi, yoksa kampanya çıkış tarihi, o da yoksa kaydın son güncellenme anı yazılır.
Bir ayrıntıyı bilerek yapın: indirdiğiniz dosya yalnızca yeni çıkışları değil, o ana kadarki tüm ret kayıtlarını içerir. Rozet size yeniyi sayar, dosya ise tam listeyi verir.
İYS ret listesini Mailsoftly’ye geri eşitleyin
Trafik tek yönlü değildir. Alıcılarınız İYS üzerinden ya da başka bir hizmet sağlayıcı üzerinden de izinlerini geri çekebilir; bu ret talepleri Mailsoftly’de kendiliğinden görünmez. Üçüncü adım tam olarak bu boşluğu kapatır: İYS’den indirdiğiniz ret listesini kartın üzerindeki alana bırakın ya da dosya seçin.
Dosya tarayıcınızın içinde çözümlenir, Mailsoftly sunucusuna yüklenmez. İYS raporlarının başlık satırı olmadığı ve rapor türüne göre sütunları değiştiği için her hücre taranır, geçerli görünen her e-posta adresi toplanır ve içinde ONAY geçen satırlar atlanır. Böylece karışık bir izin raporu, onay veren alıcılarınızı yanlışlıkla listeden düşürmez. Kaç adres bulunduğunu gördükten sonra İçe aktar düğmesine basarsınız.
İçe aktarılan her adres tümden abonelikten çıkarılır: kampanya ve bülten gönderimlerinin tamamından düşer. Alıcılarınızın kendi kararlarını daha ince ayarlayabilmesi için abonelik tercihlerini Tercih merkezinizi tasarlayın rehberine göre kurabilirsiniz. Adres kişilerinizde hiç yoksa da bir çıkış kaydı oluşturulur, yani o adrese ileride yanlışlıkla gönderim yapılamaz.
Sıralamayı şöyle kurun: önce kendi ret dosyanızı indirip İYS’ye bildirin, sonra İYS’nin ret listesini buraya eşitleyin. Eşitlediğiniz adresler artık sizin çıkış listenizde de göründüğü için bir sonraki ret dosyanızda yeniden yer alır; bu sırayla çalışmak aynı kaydı ileri geri taşımanızı engeller.
Listelerinizi tacir veya bireysel olarak işaretleyin
Diğer bölümündeki Alıcı tipi kartı, bir kişi listesinin tamamını tek hamlede tacir ya da bireysel olarak sınıflandırır. Ayrım hukuki olarak önemlidir: tacir ve esnafa ticari elektronik ileti göndermek için önceden onay aranmaz, ancak bu adresleri de İYS’ye tacir olarak kaydetmeniz ve ret listesini düzenli kontrol etmeniz gerekir. Buna karşılık [email protected] gibi kişi adına düzenlenmiş adresler bireysel sayılır ve onay gerektirir. Kartın kendi metni de sınırı net çizer: tacir yalnızca info@ gibi kurumsal adresler içindir.
Listeyi seçin, Bireysel ya da Tacir seçeneğini işaretleyin ve Uygula düğmesine basın. Mailsoftly listedeki tüm kişilerin alıcı tipinin değişeceğini hatırlatan bir onay penceresi açar; devam ettiğinizde kaç kişinin hangi tiple işaretlendiğini bildirir.
Bu kart yalnızca yöneticilere görünür, çünkü tacir etiketi tüm çalışma alanı için geçerli bir onay muafiyeti iddiasıdır. Dosya indirme ve rapor alma yetkisi ekibin tamamındadır; hukuki sonuç doğuran tek işlem olan sınıflandırma ise yöneticide durur. Aynı ihtiyat dosyaya da yansır: alıcı tipi hiç işaretlenmemiş bir kişi, onay dosyasında BIREYSEL olarak dışa aktarılır. Yani muafiyet asla varsayılan olarak verilmez, yalnızca siz açıkça işaretlediğinizde uygulanır.
Alıcı tipi bugün yalnızca liste düzeyinde işaretlenir. Tek bir kurumsal adresi tacir olarak işaretlemek isterseniz onu kendi listesine alın ve o listeyi işaretleyin.
Gönderim öncesi ret uyarısını okuyun
Üç iş günü kuralını hatırlamanız gereken an, çoğunlukla gönder düğmesine bastığınız andır. Mailsoftly bu yüzden uyarıyı kampanyanın gönderim öncesi gözden geçirme penceresinin en üstüne koyar. Bildirilmemiş ret talebiniz varsa pencerede kaç ret talebinin İYS’ye henüz bildirilmediğini yazan bir şerit ve doğrudan ret dosyasına götüren bir bağlantı görürsünüz; bağlantı yeni sekmede açılır, böylece kampanyanız açık kalır.
Bu şerit yalnızca hatırlatır, gönderimi hiçbir zaman engellemez. Kararı siz verirsiniz. Şerit, İYS araçlarını gören hesaplarda ve yalnızca bildirilmemiş ret sayısı sıfırdan büyükken çıkar; ret dosyanızı indirdiğinizde sayaç sıfırlanır ve şerit bir sonraki çıkışa kadar kaybolur.
Bu altı adım yerine oturduğunda düzen basitleşir: yeni kişilerinizi düzenli aralıklarla onay dosyasıyla İYS’ye kaydedersiniz, her gönderim öncesi ret dosyanızı indirip bildirirsiniz, İYS’nin ret listesini geri eşitlersiniz ve kurumsal listelerinizi tacir olarak işaretlemiş olursunuz. Gönderim listeniz ile İYS kaydınız birbirini tutar, elinizde de her iki tarafı gösteren dosyalar kalır.
Kendi hesabınızda denemeye hazır mısınız?
Google Workspace veya Microsoft 365 hesabınızla ücretsiz başlayın. Kredi kartı gerekmez.
